浅谈企业办公室的精细化管理

董阳春

摘要：办公室在是企业的中枢部门，企业办公室引入精细化管理，有助于提高办公室工作效率和质量，为企业平稳运行和发展提供有力的支撑。本文介绍了精细化管理的要点，阐述了企业办公室施行精细化管理的意义，分析了当前企业办公管理中存在的不足，并提出了企业办公室施行精细化管理的策略，以供参考。

关键词：企业;办公室;精细化管理;意义;策略

办公室在企业中承担着协调与管理的职能，负责着接待、文秘、后勤、参谋、督办等诸多具体事务，是企业的中枢部门。办公室的工作效率和质量，直接影响着企业的运行和发展。精细化管理是现代企业管理的重要内容，企业办公室引入精细化管理，是现代企业发展的必然要求和趋势。

一、精细化管理的要点

根据现代管理科学理论，管理水平由低到高分为规范化管理、精细化管理和个性化管理三个层次。精细化管理处于第二层，是科学管理发展的必然阶段。精细化管理既是一种管理理念，也是一种管理方法，更是一种企业文化。其内核就是對管理责任具体细化的分解落实，以实现“组织结构专业化、工作方式标准化、管理制度化、员工职业化”的管理目标。

施行精细化管理的要点在于，以建立起细节意识、服务意识、规则意识和系统意识为思想基础，以遵循立足专业、科学量化为工作原则，重视企业发展战略目标的分解落实，突出岗位职责和工作流程的具体明晰，推进企业内部市场化运行成本控制和绩效考核，强化管理的信息化发展，并不断提高员工的职业化素养。

二、企业办公室施行精细化管理的意义

精细化管理是现代企业提升竞争力的关键举措，具体到办公室工作，施行精细化管理主要具有以下意义。

1.能够提高办公室工作效率。企业办公室负责事务较为繁杂，工作面广，且很多工作对时效性有着很高的要求。施行精细化管理，可以对办公室各项工作的流程进行详细规范和科学优化，使办公室各项工作环节得以高效衔接和顺畅协调，进而提高办公室的工作效率。这有助于企业降低运行成本的实现。

2.能够强化办公室与企业其他部门的协作。企业的正常运转，离不开各个部门的相互协作。办公室作为企业的中枢部门，在企亚内部肩负着上传下达、左右协调的重任，办公室职能的发挥，离不开与其他各部门的通力协作。施行精细化管理，可以将企业的战略目标细化分解到各个部门，明确部门之间的职责与权限，使办公室与其他各部门形成一个真正的整体，各项工作目标一致、步调统一、协调推进。

3.能够提升办公室工作人员的工作能力。办公室施行精细化管理，可以将工作任务落实于人，形成事事有人管，人人有事干的良好工作局面。当每个人的职责得以具体明确，并加以绩效考核等有效的激励导向机制，办公室工作人员的主观能动性才能被充分激发出来，才能真正作为以人为本，发挥出人力资源优势，促进办公室工作高效高质推进。

三、当前企业办公室管理中存在的不足

1.办公室管理制度不够完善。目前很多企业的办公室仍采用传统的粗放型管理模式，制度建设不细不实，流于形式。尤其是在管理实践中，职责划分不够明晰，且缺乏问责追责机制，造成办公室工作人员的主动性不高，拖延推诿现象时有发生，影响了办公室工作的效率和质量。

2.办公室与其他部门之间协调配合不畅。部分企业管理者将办公室定位于内勤行政部门，没有从企业整体运行和发展的全局高度，去突出办公室工作的重要性。这就导致办公室的管理上相对独立封闭，与其他部门协调配合上存在诸多障碍，制约了办公室职能的充分发挥。

3.办公室工作人员素质参差不齐。一般企业对生产、经营、研发等与企业经济效益密切相关的部门非常重视，高素质的专业人才也会优先安排的这些部门。而办公室并不能直接产生经济效益，甚至个别企业管理者片面的认为办公室的工作就是跑腿打杂，对人员没有专业性要求，因此办公室岗位的门槛很低，长此以往，造成办公室人员素质堪忧。

四、企业办公室施行精细化管理的策略

1.以制度建设保障精细化管理落地。一套成熟完善的制度，是办公室精细化管理得以落地的基础，也是施行精细化管理的切入点和着力点。制度建设要关注以下几点：一是制度要有针对性，制度的制定一定要从本企业办公室的工作实际出发，要求上要因地制宜，不可与实际情况背离，细节上要有的放矢，不可与实际情况脱节，以此保证制度具有良好的可操作性。二是制度执行要有持续性。制度制定及执行，直到效能的发挥，不是一蹴而就的，这需要一个长期的过程。因此制度的执行要有持续性，尤其是执行标准方面，切不可时紧时松，以免降低制度的权威性，抵消制度的约束力。三是制度完善要有发展性。企业在不断的发展，一些新问题、新情况会不断出现，因此制度也要随之与时俱进，面对新的变化及时作出调整，与现实工作始终保持高度的适配性。

2.以文化建设促进精细化管理内化。精细化管理本身就是一种管理理念和管理文化。当前，很多企业都很重视企业文化建设，企业文化是企业的使命愿景、价值理念和经营理念的总和，是一个企业精神所在。而管理模式则是企业文化得以体现的重要载体。要正确辨析企业文化和管理模式的关系，让精细化管理融入到企业文化建设之中，将精细化管理作为企业文化建设的一项重要内容来整体推进，做到文化建设与管理工作的协调统一，力求不但用制度约束人，更要用文化感染人，使精细化管理外化于行，内化于心。

3.以队伍建设巩固精细化管理实效。精细化管理的核心在于人。一支高素质的办公室工作人员队伍，对于精细化管理的高质量实施至关重要。一方面，要做好工作人员的培训教育工作，将精细化管理的理念进行渗透，同时加强现代化办公技能的提升。另一方面，要重视办公室工作人员的选择，尤其对于文字、后勤、公关等重要岗位，一定要选择能力强，职业素养高的人才，以此不断优化办公室工作人员队伍，提高队伍的整体素质。

此外，构建各部门协调的工作机制、优化绩效考核体系等，都是实施精细化管理的有效举措。随着现代企业的发展，对办公室工作的效率和质量要求越来越高，如何更好的实施精细化管理，促进办公室职能高水平的发挥，是各企业必须认真面对并主动解决的新课题，需要及时更新理念，创新方法，以期收到更好的实效。

参考文献：

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[2]张潇名，袁先勇.如何做好基层单位办公室工作探讨[J].商，2016（01）.