优化农村商业银行集中采购工作之我见

摘要：近年来，商业银行的集中采购业务在自身业务经营活动中所占的比重越来越大，这不仅有利于强化自身内控约束机制和廉政工作建设，还对提升企业价值和提高企业竞争力起到重要作用。农村商业银行（以下简称农商行）是在农村信用社基础上改制成立的地方性股份制银行，起点不高，发展时间较短，经营管理水平有限，由于缺乏集中采购相关管理经验，在具体采购实施过程中存在一些问题或不足。本文主要对农商行集中采购管理的现状及存在问题进行了分析，并对如何优化农商行集中采购工作提出了合理建议。

关键词：农商行;集中采购;采购方式

一、引言

集中采购是指行政、企事业单位依据《中华人民共和国招标投标法》等法律法规以及相关管理制度规定，按照规定的采购方式和程序，以合同方式有偿取得纳入集中采购范围的货物、工程和服务的行为。

农商行集中采购工作在业务经营活动中越来越重要，这不仅关系到银行的正常运营，还为各项业务的正常运行提供了有力支撑和保障作用。然而，由于受历史发展基础、体制及从业人员等多方面因素的制约，农商行在集中采购的实际操作过程中不可避免地存一些薄弱环节，尤其在采购制度建设、采购预算和计划管理、采购流程管理、采购方式选择及具体组织实施等多个环节不同程度存在一些问题或不足，而这些薄弱环节直接影響到集中采购工作的效率和质量，进而制约了业务的发展。因此，本文针对农商行集中采购现状及存在的问题展开探讨，并提出合理化改进建议。

二、农商行集中采购工作存在的问题和不足

（一）制度执行层认知不足

顺应集中采购管理的法制化和规范化发展趋势，集中采购作为一项重要内控制度，逐步由政府采购行为引入到国企及商业银行，并成为其主要采购方式之一。作为农商行的行业管理机构——省联社出台了相关管理办法，各农商行在省联社采购管理办法的基础上也相应制定了本行的集中采购管理办法或实施细则，但从制度的制定和执行情况来看，不同程度上存在着一些问题和不足，其主要原因是集中采购的管理人员及执行人员对集中采购工作的认知不足。在本就偏好“人治”的管理环境中，由于缺乏必需的集中采购相关管理知识，对集中采购的工作流程及采购方式的应用环境等相关基础管理规则不熟悉，并缺乏足够的重视，这一状态导致的结果就是在集中采购计划的制定、预算的编制、集中采购的审批、采购方式的选择、合同的签订以及采购的具体实施等各环节均不同程度存在管理松弛的情形。

（二）集中采购制度不健全

作为采购业务的一种基本方式，集中采购的程序包括请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等多个业务环节。但集中采购实际实施过程中由于集中采购制度不健全，缺少重要环节的相关配套制度，导致制度本身操作性不强，表现为：一是缺失供应商的准入和管理环节、谈判或询价评委的组织管理环节、采购合同及档案的管理环节、采购验收管理环节、采购后评估环节等重要工作环节的配套制度;二是集中采购前期准备阶段缺失集中采购计划制定、供应商考察等管理制度。

（三）制度间缺乏有效衔接

集中采购制度的有效执行离不开全面预算管理制度、财务支出管理制度、固定资产购建管理制度等各项制度的有效衔接和融合。而农商行实际工作中存在制度间衔接和融合不到位的情况，进而导致出现集中采购各业务环节工作不顺畅的问题。比如，有些农商行年初编制的集中采购计划缺乏科学性、合理性，却未经详细规划和论证就提交预算管理部门，预算管理部门经预算调整平衡后提交董事会和股东会审议通过。在后期实施中，由于采购计划的不合理，往往导致采购计划屡屡超标、临时性安排的集中采购事项大于、多于计划事项。采购计划的变更涉及预算的调整，而预算的预算编制和调整需要严格的程序执行，进而导致集中采购预算的频繁调整或预算执行的不到位。

（四）组织机构履职不尽责

农商行集中采购管理委员会的成员是由各内设职能部门负责人组成的，其下设办公室作为集中采购的日常管理机构，一般设在总行综合办公室。综合办公室作为集中采购工作的牵头部门，一方面由于负责全行繁杂的行政及后勤等日常管理工作，受精力所限，无暇致力于集中采购工作;另一方面由于缺乏集中采购相关管理知识，导致集中采购管理工作成了说起来重要、做起来次要、忙起来不要的一项走程序工作。其他委员会成员同样存在由于对自身职责不清且不具备集中采购相关知识，而导致其职责不能有效发挥的情形。实际工作中的集中采购业务成了由采购申请部门或需求部门自己组织实施的一项“常规”工作了，集中采购相关会议成了走流程。这种由需求部门牵头实施的集中采购工作必然导致同质化的采购事项重复出现在不同职能部门，无形中耗费了人力物力，而且不同需求部门的重复采购会给道德风险提供敞口，加之采购人员为非专业人员，其能力水平参差不齐，大大降低了采购效率。同时，由于采购后跟踪管理不到位，一些项目采购结束后没有对其采购结果进行有效跟踪和评价，验收环节和后续评价常常流于形式，故存在所采购货物以次充好、供应商不能严格履行合同条款等现象。

（五）采购审批程序不到位

集中采购范围主要是以单项或单次采购金额为标准划定的，其采购程序涉及请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等多个业务环节;按采购业务划分又涉及不同业务领域，需要执行不同的审批程序。比如，采购固定资产，需要提请固定资产管理委员会审批，如该资产同时为“三重一大”事项，还需要上党委会和董事会审批，只有经相关权力机构批准后才能启动集中采购的请购程序。如采购方式为非招标的其他方式，还需提交集中采购管理委员会对采购方式进行审议，只有通过上述审批后才能实施采购工作。而在实际集中采购工作中，不同程度存在着未按相关审批流程审批的现象，进而造成逆程序操作、先斩后奏的违规采购行为。

（六）采购方式选择不规范

农商行集中采购的实际操作中，除工程建设项目一般采用公开招标方式外，其他货物、服务的采购普遍采取竞争性谈判、询价等其他采购方式。符合公开招标方式而选择其他采购方式的不规范操作行为，会使采购的竞争性大打折扣，其竞争性不能充分发挥。

三、优化农商行集中采购工作的意见和建议

（一）提高认知，充分发挥集中采购優势

一是高级管理层要充分认识集中采购工作对强化自身内部约束机制、促进廉政建设及提高企业竞争力的重要意义，进而从顶层设计上为集中采购工作的高效运行提供组织保障;二是加强采购人员的培训，培养一支专业能力强、思想政治过硬的采购人员队伍。在培训内容上既要注重对采购制度、工作流程及采购相关业务知识等培训，以提高岗位履职能力，同时还要抓好采购人员廉洁自律教育，以有效防范道德风险;三是从责任担当和议事规则上彻底改变当前“个人决策，集体担责”的不合理现象，为集中采购工作创造良好的工作氛围。

（二）完善制度，健全采购管理制度体系

农商行应从完善配套制度方面着手，健全集中采购相关制度体系，为规范采购行为夯实制度基础。要完善供应商的准入和管理制度、谈判或询价评委的组织管理制度、采购合同及档案的管理制度、采购验收管理制度以及采购后评估制度等几个配套制度，形成农商行集中采购管理制度体系。同时，要建立不相容岗位相分离工作机制，提高制度的执行力，具体在机制建设和岗位设置上要做到：请购与审批相分离;供应商选择与审批相分离;采购合同的拟订、审核与审批相分离;采购、验收与相关记录相分离;付款申请、审批与执行相分离。

（三）完善流程，建立健全部门联动机制

按照集中采购程序及各成员部门的工作职责，完善和优化工作流程，建立高效的部门联动机制。一是整合全行的业务审批流程，提高审批工作效率。对涉及“三重一大”事项的资产采购，可以采取党委扩大会议的形式，将采购项目的立项会、采购方式选择的审议会以及固定资产购建的事前申购审批会一并召开，这样既符合审批程序，又能大大提高审批效率，同时还能促进各职能部门间的工作沟通和协调;二是完善采购验收机制。要按照不相容岗位相分离的原则，指定相关部门或组建专门验收工作组对所采购的货物、工程及服务项目对照采购合同约定条款逐项进行验收，以确保采购标的物的质量;三是建立采购后评估管理机制。对一项采购项目完成后，既要对采购工作的效率进行评价，还要对所采购项目的效果进行评估，以确保资源的合理配置，把钱花到刀刃上。

（四）明确职责，履职既不缺位也不越位

一是设立集中采购专业部门或设置专业岗位，专门从事集中采购办公室的日常管理职责。当采购需求部门按程序提出采购申请后，由该专业部门或专业岗位牵头负责具体组织实施相关采购工作;二是细化成员部门工作职责。根据全流程管理工作要求，按照权责对等的原则明确各成员部门的工作职责，建立各成员部门既相互联系又相互制约的工作机制，使各成员部门在各环节工作中既不缺位也不越位;三是建立“花钱必问效，无效必问责”的工作问责机制和责、权、利相匹配的绩效评价机制，为提高集中采购工作的效率和质量提供制度保障。

（五）严格审批，坚决杜绝先斩后奏行为

加强集中采购工作的审批管理，严格按程序、经有权人审批后实施。为有效杜绝先斩后奏采购行为，在采购程序中的付款环节，财务部门不但要对采购合同的完成情况进行审查，同时还要对各工作环节的全程审批流进行审查，即：对一项采购事项，不仅要审查其采购环节的审批意见落实情况，还要从采购的计划和预算方面进行审查，以确保采购项目的全程合规。

（六）规范操作，审慎选择集中采购方式

集中采购包括招标采购、竞争性谈判、竞争性磋商、询价及单一来源采购等五种采购方式。各种采购方式都有不同的应用环境和操作流程，其中：公开招标是目前国际上公认的、最优的采购方式，其公开性、公平性和公正性大大吸引了众多供应商的参与，使采购的竞争性得到充分发挥，并能有效防止商业贿赂和腐败行为。因此，公开招标方式应当是农商行首选的、最优的采购方式。对未采取公开招标方式而选择其他方式进行采购的项目，集中采购办公室要正式向集中采购管理委员会提交申请，会议要对申请理由的充分性进行审议，未经审批不得擅自采用其他采购方式。

参考文献：

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[2]卢延昆.商业银行集中采购存在问题及对策[J].现代国企研究，2015（04）：59.

[3]谢锋.商业银行集中采购管理模式的构建策略阐释[J].现代商业，2019（11）：142-143.

作者简介：

何慧林，山西潞城农村商业银行股份有限公司。