行政办公自动化技术的应用

曲明

摘要：随着我国经济的不断发展，信息化建设的脚步越来越快，自动化技术得到了广泛的应用和发展，被推广到了行政办公领域当中，对人们的日常生活和工作有着巨大的影响，促进行政办公工作道自动化和信息化。行政办公方式方法已经发生了巨大的改变，在经济和科技迅猛发展的今天，计算机中的自动化技术越来越受到行政事业单位的欢迎，自动化技术在行政办公中的应用越发重要，成为行政办公领域当中不可或缺的一个部分。本文就行政办公自动化技术的应用进行分析。

关键词：行政办公;自动化技术;应用

自动化技术是计算机技术中的一种，在行政办公领域发挥着重要作用和影响，自动化技术的出现颠覆了传统的行政办公理念和方式，有利于提高行政办公的工作效率和水平，促进行政办公工作的整体进步，提高行政单位的竞争力，是行政办公工作走向正规化和专业化。自动化技术的应用是行政单位工作中的重要组成部分，随着技术的迅猛发展，行政单位必须通过自动化的手段来进行创新和改造，让单位的资源信息能够得到有效的共享，这样对信息资源的收集、存储、分享、搜索等，方便了对行政事业单位的信息资源管理，这种方式有效的提高了行政工作效率，节省了大量的成本，更有利于统计分析的準确性、权威性，方便为相关工作提供指导与安排，大大的提高了信息资源的有效衔接，实现了资源的共享。

一、自动化技术的优势

自动化技术的发展与经济和科学技术水平的提升是密不可分的，经济水平的提升和科学技术的迅猛发展是自动化技术应用而生的主要推动力，自动化技术凭借独特的优势得到了广泛的推广，行政办公领域当中也不断地引入了自动化技术的应用，行政办公工作取得了一定的成就。自动化技术是推动行政单位管理工作方式变革和战略转型的一个有效手段，自动化技术在行政办公领域中的应用总体来说利大于弊，自动化技术的出现，帮助行政单位节省了更多的时间成本、物力成本、资源成本，有效的降低行政单位的人力资源成本也可以规范业务流程，改变了传统的依靠人力资源工作的模式，减轻了员工工作的压力，提高了工作人员工作的积极性。其次，自动化技术的出现，改变了传统行政办公人员从事大量的日常碎事事务，一些简单的流程可以被自动化技术、信息化技术所取代。另外，自动化技术的出现实现了对信息资源的整合和利用，缩短了信息传递的时间和各层级之间的意见反馈时间，提高行政单位的工作效率，使自动化技术在行政办公中的应用更加专业化和正规化。总之，高新技术的发展自动化技术在不断的革新，让更多的领域得到了更大的发展空间和进步。自动化技术在行政办公中的应用可以有效的提高行政办公的自动化管理水平和质量，降低人为因素的影响，实现对行政单位信息资源的精确控制和处理，减轻工作人员的工作负担。

二、行政办公自动化技术应用存在的问题

（一）缺乏对自动化技术的重视程度

自动化技术在行政办公中的应用最多的就是电子文档的使用，使用电子文档可以顺利的完成办公任务的交接工作以及对数据的有效衔接，促进办公流程的顺利进行。但是由于行政办公单位缺乏对自动化技术的重视程度，行政领导认为自动化技术在行政办公中并没有太大的作用，缺乏对自动化技术重要性的认知。自动化技术在行政办公领域中的应用离不开资金的支持，如果没有资金的投入一切都是白谈，任何的工作都运转不起来。一些行政单位缺乏对自动化技术的资金投入，没有为行政办公提供一个良好的技术支撑和物质条件，所以在行政办公中缺乏对自动化技术的引用和设备的投入，甚至一些行政办公单位为了节约成本，购买低端的自动化设备，导致自动化设备的使用性能较差，影响了行政办公效果。

（二）缺乏完善的管理体系

行政办公单位缺乏对自动化技术的风险管理体系，因为自动化技术可以在电脑客户端多人同时使用，无论是哪一个环节出现问题都会产生一定的风险，缺乏一个完善的办公自动化系统的管理体系和风险监督机制。其次，工作人员没有经过专业化的培训缺乏对自动化设备使用的了解，很有可能操作不当对自动化设备造成损坏，在一定程度上也阻碍了行政办公的效率和水平。

三、自动化技术在行政办公中的应用

（一）应用自动化技术，节约成本

自动化技术在行政办公中的应用比人工作业更加灵活，可以随时随地的进行操作，结合行政办办公的具体情况进行及时的调整，减少人为因素给行政办公工作带来的不利影响，节约了大量的人力和时间成本。其次，自动化技术对于行政办公所需要的数据的处理准确度更高，方便工作人员随时对信息进行调整、存储、分享，提高了信息文件输送的效率和流畅性，比如，工作人员可以根据办公需求利用数据库软件对办公中的相关数据进行调用、查找、分析，利用文字处理软件对办公文件进行可靠的管理，也可以信息内容进行编辑、修改等，简化了行政办公的程序而且操作简单方便，实现了各个部门数据信息的有效衔接和工作任务对接，极大地提高了行政办公效率。

（二）自动化技术数据库的使用

计算机技术的快速发展推动着办公自动化技术的发现应用，对行政办公起到了巨大的推动作用。办公自动化技术中包含了数据库的应用，数据库主要是管理行政办公的文件，对行政办公文件进行传输，在对文件和信息进行传输的过程中，使用自动化的数据库技术，提高信息在运输过程中的安全性和可靠性，及时发现信息传输过程中存在的问题和缺陷。其次，自动化办公系统可以更好地满足员工不同的工作需求，可以对办公资料和信息进行分类和整合，在员工用户的终端员工就可以进行快捷的操作，不断实现对行政办公的动态化管理，打破行政办公时间和空间上的限制，工作人员可以进行线上线下的办公，不再拘束于办公室工作这样固定的环境。

四、结束语

时代的不断发展变化，自动化技术的产生给人们的日常工作和生活方式都发生了巨大的改变，人们的日常生活和工作都离不开自动化技术的使用。自动化技术在行政办公领域也得到了有效的发展，在行政办公领域中引入自动化技术是社会发展的客观需求也是一个未来的发展趋势。通过构建自动化办公有效的降低了工作人员的工作量和工作负担，提高了行政办公的效率和快捷性，增加了行政办公信息的可靠性管理以及对信息资源的快速传递和共享，节约了大量的人力资源成本和时间成本，把自动化技术在行政办公领域的价值发挥到最大，促进行政办公工作的顺利开展。

参考文献：

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