新形势下事业单位档案管理规范化分析

万敏

摘要：档案管理是人事合理调动的基础所在，其是机关事业单位内部管理的重要组成部分，要实现管理的规范化与标准化，必须要结合机关事业单位的实际情况，构建现代化的管理模式，优化档案管理队伍，及时解决档案管理中存在的问题和不足，提高档案管理质量和效率。

关键词：事业单位;档案管理;主要问题;规范化

在如今的事业单位档案管理工作当中，我们必须要积极推行规范化建设，提升档案管理的规范化水平，提高档案管理工作的效率和质量，从而使档案管理工作的作用与价值得到更好的发挥，促进未来的社会治理，推动社会的进一步建设、发展。

一、事业单位档案规范化管理的必要性

事业单位主要是指在文化、科技、教育以及医疗卫生领域，为群众提供服务的组织，其在社会的建设、发展与治理中，占据着不可或缺的地位。事业单位的档案管理，则主要是指事业单位围绕自身的职能履行情况、行政管理情况、人事管理情况等，进行信息收集、整理、编撰、保管与挖掘、利用。在事业单位的所有工作任务体系当中，档案管理是非常重要的一项内容，其虽然没有直接参与服务群众、社会治理的职能履行，但是却详细记录了事业单位的职能履行情况、群众服务情况、社会建设情况，能够为未来社会治理的不断改进、完善提供依据。

二、现阶段事业单位档案管理存在的主要问题

（一）档案管理人员缺乏相应的工作认知

事业单位档案管理工作虽然有所发展，但在很长的时间里，档案管理工作都得不到足够的重视。以往工作中，为了推动事业单位的整体发展，通常会选择将主要精力集中在单位的各项业务上，档案管理仅仅是这些业务的附属品，并没有投入太多人力、物力和财力。这一状况使得很多档案管理人员缺乏相应的工作认知，保持着传统的档案管理思维，习惯于传统的档案管理模式，对《档案法》等相关法律法规没有形成准确的认识。由于领导对这一工作缺乏重视，以至于许多档案管理人员产生了这项工作可有可无的想法，工作积极性低。

（二）档案管理模式与管理机制过于传统

对当前事业单位而言，档案管理已经属于非常重要的工作内容，但在基础的档案管理模式与机制上，很多都保持着传统的内容。如在一些日常人事、业务的档案信息处理上，依旧会选择传统的登记造册。这一处理方法虽然也能够完成基础的档案管理工作，但与当前档案管理的标准化、规范化理念出现了很多冲突，而且整体的效率非常低，无法满足档案利用需求。同时，许多事业单位虽然已经设立了独立的档案管理部门，对它的职能特征并不明确，许多时候都会出现与其他部门的工作混合的状况，相应的档案信息管理也缺乏科学完善的监督管理机制，在管理的各项标准和质量要求上都容易出现问题。

（三）档案管理设备过于陈旧

由于档案管理在很长时间里都没有得到相应的重视，因而无论是基础的设施，还是相应的技术设备，都很难得到足够的经费支持。设备维护的次数也非常少，许多设备因缺乏有效的维护，严重损坏，不能使用。此外，一些事业单位的档案管理设备配置不齐全，仅仅能够完成基础的档案归档，给新时期其他档案管理工作的开展形成了不小的阻碍。对于新时期的档案管理工作而言，各项仪器设备属于必备的工作条件，如若得不到及时的更新，必然会影响工作效率。

三、实现事业单位档案规范化发展的有效途径

（一）构建完善的档案管理体系，明确管理职责

在信息化时代，机关事业单位档案管理规范化与标准化，首先，需要构建完善的现代化档案管理体系，明确负责档案管理工作人员的职责。在具体工作中，要保证各项档案管理工作都是严格地按照单位所建立的制度体系实施的，降低违法违规管理档案现象发生的概率。其次，针对不同类型的档案需做好分级、分类管理，这样在后期的档案调用过程中，也能够快速的对应查找到所需要的档案。在机关事业单位日常管理工作中，还应当将档案管理划分为一项重要的管理工作内容，结合单位发展的实际情况，制定详细的管理工作计划，成为专业化的小组管理团队，依照档案类型、重要程度等，有针对性地推进各项档案管理事宜，逐步推动档案管理工作的规范化和标准化。

（二）落实档案管理方式的改革升级

在新形势下，为了更好地解决档案管理工作中存在的缺点和不足，我国政府部门经常会对各地机关事业单位的档案管理数据及其他各项信息不定期地进行治理和调查，在这样的背景下，如果依然采用传统的档案管理方式，可能会增加管理人员的工作量和压力。因此，做好档案管理方式的改革升级就显得极为重要了，在改革升级档案管理方式，重点在于借助现代化的信息技术，构建档案管理信息共享平台，借助该平台实现对档案分门别类的管理，这样即便是上級政府部门要临时检查机关事业单位档案管理情况和效果，也能够快速地从电脑上调用这些档案，减轻工作人员的压力和工作量，提高管理效率。同时，以信息技术为基础的档案管理还可以实现管理的多样化，如其可以将文字、图片、影像等集中到一起实施档案管理，丰富了档案的内容，使得档案信息内容更加的丰富翔实。当然，要落实机关事业单位档案管理方式的改革升级，还需要有充足的设备作为保障，做好档案管理设备维护工作，如使用各类信息设备时要避免计算机被病毒入侵，及时地查杀病毒，做好重要档案文件的备份工作，妥善保管重要档案，保证档案管理的安全性，实现档案管理的规范化与标准化。

（三）做好档案案卷的精细化管理

对于机关事业单位来说，部分单位的成立时间比较久，因此，经常会有一些陈旧、没有使用价值的档案，如部分早期纸质档案的制作比较粗糙、简陋，在当前要做好这些档案的管理与整理工作，难度之大可想而知。因此，在当前的机关事业单位中要实现档案管理的规范化与标准化，还需做好档案管理的精细化管理，针对一些制作简单、缺乏价值的档案可以及时地将其剔除，避免大量资源被占用。而针对一些有价值的纸质档案，则需要及时的实现档案的电子化管理，保证单位档案的全面性，不断对档案信息管理系统进行完善和补充。

四、结束语

综上所述，针对现阶段事业单位档案管理工作过程中存在的档案管理模式与实际发展不行适应、相关管理制度不健全以及工作人员的意识观念传统等问题，通过完善管理模式改进工作方式，加强员工的职业素养建设，从而实现档案管理工作的规范化管理。

参考文献：

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