中小民营企业库存管理存在的问题与对策研究

摘要：中小民营企业是我国经济发展的重要力量，为社会各类人群提供各种就业岗位，为丰富人民群众生活，推动科技进步做出重要贡献。同时，由于中小民营企业自身实力弱、规模小，在日常经营和管理过程中存在许多问题，其中库存管理的问题较为普遍。本文通过对中小民营企业库存管理中存在的问题进行分析，并提出相应的对策建议，希望帮助企业提高库存管理水平。

关键词：中小企业;库存管理;对策

一、中小民营企业加强库存管理的重要性

存货是企业在日常经营活动中，为了保证生产、销售的正常有序进行，而储存的原材料、辅料、燃料、包装物等。

（一）有利于现金流正常稳定

存货作为企业最重要的流动资产组成部分，账面价值不断增长的同时，实货可能已经发生减值;存货往往占用着巨额的资金，降低企业的资金的使用效率。对于企业来说，最核心的就是现金流，因此加强存货管理对于保障现金流健康稳定，保证企业正常经营具有重要意义。

（二）有利于提升企业竞争力

适当的存货是必须的，有利于组织均衡生产和缓冲供求波动。存货管理的目标，是在满足客人需求的前提下通过对企业的存货水平进行协调、控制，力求尽可能减少存货占用资金，降低存货积压给企业带来的风险和成本费用，以及提高企业与供应商和客人之间的沟通和物流系统效率，以强化企业的竞争力，在激烈的市场竞争中取得优势。

二、中小民营企业存货管理中存在的问题

（一）企业存货管理制度不完善

有些中小民营企业的库存管理制度照抄其他企业，未能切合实际业务细节、未能覆盖各种具体情况，没有专人及时根据新情况更新制度，以至于中小民营企业普遍性存在存货管理制度不完善的情况。有些中小民营企业由于订单紧急等原因，存在部分物料实物不经仓库直接从车间进出与供应商交易的情况。例如，车间加工过的半成品，未办理入库手续，直接外发加工，采购人员付加工费时才向财务部门提交审核单据，再补办入库、领料、电镀后入库等单据手续。由于未按规定流程办理缺乏复核监督，可能产生错误和舞弊风险。

（二）采购入库环节管理不严

存货本身是为了保证生产经营过程的连续和均衡性，为客人需求而持有的。存货数量和金额原则上是随着企业客户和供应商两头的供求关系的变化而产生变化，二者应具有一致性、协调性。存货既具有保证生产过程连续顺畅进行的积极作用，同时又具有占用资金、空间和变质盗失风险。企业为了保证生产经营过程的稳定和资金使用效率，必须有计划地购入、耗用和销售存货。实际工作中，有些中小民营企业只是为部分材料设计了安全库存量，当库存量低于安全库存时计划部会提交请购单给采购部，但没有在客人需求的预测方面有所分析，导致有些安全库存量可能会积压，而有些又无法满足客户临时的订单要求。此外，在采购入库环节，经常因为各种原因，不经过正式完整的流程，就进行原材辅料的采购工作，而物料的规格、品名、数量、单价、金额、供应商的选择，都在事后才补办流程手续，采购入库验收把关控制流程失效。事后的补单补签行为，会出现单据混乱、营私舞弊风险。

（三）入库验收时间过长或不验收直接线上挑选

有些中小民营企业因入库货物种类多，数量大，或者由于需要分类抽检供应商提供检验报告等原因，导致质量检验耗用时间过长，以致经常出现供应商投诉签单过迟和车间投诉耽误生产、出货进度。有些中小民营企业为了保证按时出货，后段物料不得不压缩入库验收时间，出现供应商直接把材料送到生产车间线上挑选的情况，此阶段再发现材料不良办理退货、补回手续时，往往延长生产、出货周期，公司整体的成本和效率都受到影响。

（四）领用和退仓流程不规范

有些中小民营企业在物料领用和退回方面，也有很多可改善提高的方面。有些仓库管理人员在送料时不严格按照提料单送料。以某纺织企业为例，车间提料单显示要求提料白布15米，仓库为了省事直接送整卷50米白布到車间。此外，有些企业仓库管理中，领料和退料操作非常频繁，存在风险漏洞。

三、中小民营企业库存管理所存在问题的原因分析

（一）实际决策者重视程度不高

大部分中小民营企业的创立者都经过一个漫长的奋斗过程才积累到创业资金，创业初期没有政府和金融财政背景，艰难险阻中求生存。所以很多企业的实际决策者对销售和利润把控到位，对存货管理往往不够重视。

（二）存货进、销、存业务流程设计不合理

不少中小民营企业，为了控制人力成本和贪图方便，往往要求一个人尽可能多的承担工作内容，各个职能部门之间的责任未能划分清楚。所以经常出现一个人身兼数职，或一个人能包办一项业务的全流程的情况。

（三）制度明细化和量化程度不够

在入库验收环节，很多中小企业对入库验收的时间没有严格的量化规定，或规定过于粗放，没有针对到具体各类别存货特别的验收方法和截止时间。

（四）库管员工的专业素质不高

员工上岗没有岗前培训系统，日常工作没有作业指导书参照。不了解制度要求的背后理念，每人按自己的一套来。

四、完善中小民营企业库存管理的对策建议

（一）提高企业实际决策者对库存管理重要性的认识

企业实际决策者应该有开放的反省性的思维，积极参加企业管理方面的学习，尤其是到本行业、本地区优秀企业、上市企业学习别人如何对库存定位和管理的。企业要想突破瓶颈获得更大发展，必须提高每一个业务流程的水平，带头学习库存管理的先进方法和理念。

（二）完善企业库存管理制度

1.对不同类别的物料要区别对待，划分通用物料和专用物料、贵重物料、危险品等。企业为每项物料分配编码料号时，根据历史生产记录，对于可多客人、多产品使用的物料和某单独客人、某唯一产品专用物料各自分配明显区别的大类类别料号编码。

2.专用物料的采购量，要严格根据客人订单生产需要按需求量购买。如果该专用物料又有MOQ、損耗率高、订货周期长，则一定要在打样接单环节进行明确，将MOQ、损耗、备用料成本计算进该生产单的材料成本里，纳入生产成本和销售成本。专用物料的领用要根据生产进度契合领料，生产过程要严格按BOM用量或排料图开料生产，不可随意自作主张的变更做法，使得最后要紧急补料或停工待料。

3.客人的需求总有一定的规律性和季节性。分析、发现、总结某一客人特点和规律及部分或全部客人的特点和规律，就能发现，即使是专用物料，也可以提前做一些工作。同时主动介入客人的前期设计开发，了解客人的根本设计意图和目标效果，为客人提出更优化的建议，就会为自己早些准备生产获取更多的把握，不断增加与客人的沟通和理解认识上的默契，化被动为主动。

（三）提高员工的综合素质和专业能力

要想提高工作效率和效果，必须从提高员工素质做起。研究企业存货种类型号繁多、流动性大、收发频繁，现在的现象自然有它省事的好处。但我们要想精细化的管理生产，控制存货成本，争强企业竞争力，还需要更详尽及时的记录、更强有力的执行。所以，建议每一个职员都要进行岗前培训。部门经理、主管要对下属人员进行作业指导。例如：从计划部出请购单开始，到后续的采购单、入库单、领料单、退料单，每一步要有纸质档案和电子档案，便于为最终的详尽记录提供原始数据并备查，以及便于经手人的实际工作。通过综合分析研判，发现呆滞主要是哪些类别原因，是否可控制，损失是否可以找到责任人追回，然后针对性的改善，为后续的进、销、存和打样、接单工作提供有力参考数据。

（四）加强绩效考核和应急措施的完善

大量的存货必然会消耗大量的人力、物力，从这个角度上说，存货也是公司的一项“负债”。存货应当是随着管理水平的不断提升，而相对销售额之比不断降低，存货是衡量企业管理水平的试金石。要一直考虑如何将存货持续建立在合理的范围之内，即满足需求、保证生产顺畅，又不给企业资金带来负担和隐藏各类风险和管理问题。对于各种原因的不按流程地开展业务，责任人员纳入绩效扣分，影响到个人经济利益。同时特别强调遇到一些特殊情况，例如对于仓库已下班但车间未下班时所需要的物料流转，宜制定应急补充制度，使得任何物料的流转，都能在公司制度复核和监督范围内，杜绝体外流转现象。

（五）建立健全内部监督制度

目前我国中小民营企业在内部审计方面，大部分还处于初级模仿或空白阶段。对内部控制和内部审计的作用和意义还不够理解和重视。企业各级管理层应加强财务部门的核算和监督职能，有条件的要设立内部审计部门和内部审计人员。尤其要注意库存管理中的账实相符、账账相符、账表相符、账单相符。需要财务部门或内审部门结合进销存业务流程进行定期和不定期的抽查，季度末或年末要全面盘点，以预防和及时发现是否存在个别人在采购入库、库存管理、出库和领用等环节里有非法侵占或毁损公司财产，若发现有营私舞弊行为，应及时严肃处理。

五、结束语

怎样将存货管控在理想范围内是个综合问题，需要公司从上到下和多部门共同协作。同时，存货管控需要注重过程优化，例如安排培训提高管理人员专业素质、增加福利维系和提高员工的忠诚度、生产工艺优化、业务流程优化、物流改善、奖惩激励制度建设等，从而推动企业提高存货管控的水平。

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作者简介：

柳海朵，东莞市美展五金制品有限公司。