信息时代高校档案数字化工作探讨

林琳

【摘要】信息化背景下，高校档案数字化是必然选择。开展自主性的数字化活动，要遵循数字化的总体方略，制定档案数字化建设方案，开展档案数字化工作，以新的信息建构方式进行传播与共享，树立集中管理、分级控制、检索方便的管理思想。

【关键词】信息时代;高校档案;数字化

围绕高校教学与科研运行的实际情况，在档案管理活动中应用现代信息技术，对高校档案信息资源进行加工、管理并提供利用，由此赋予了“档案”新的内涵和外延，档案管理工作的对象打破了纸质、实物的局限，由“可视”的物流延伸为虚拟的“信息”流。这是一场革命，通过收集、整理档案信息方面的数据，并对其进行分析挖掘，从中获得有价值的信息，形成以档案实体向档案实体的数字化信息为社会提供服务的转变过程。开展自主性的数字化活动，研究突破数字化关键技术和档案数字化资源服务的运行模式，是当今时代高校档案数字化亟待解决的问题。

一、高校档案数字化的总体策略

档案数字化总体策略包含三层含义：以“需求”为导向，以“质量”为重心，以“安全”为前提，确保人财物投入的合理性。

（一）以需求为导向，以创新为动力。需求导向所迎合的需要是既定的，而满足这方面需要的技术、数字化产品和利用群体却随着技术的发展和群体变化而加以确定。不管哪一种利用群体，只要有需要，都是服务对象。以需求为导向、以应用为目的开展高校档案数字化建设，目标是以高校档案信息的资源建设为核心，以档案信息的“存”与“用”的协调管理为基础，搭建一个安全可靠、操作便捷的数字管理平台。高校档案集中反映学校教学科研等各方面的办学过程，档案数字化工作可为利用者需求确定数字化的档案业务范围，以满足不同利用者的需要。高校馆藏各类档案不是独立信息的组合，而是一个以应用为导向的有机整体，应建立档案数字化创新体系，采取系统规划、重点突破的方法，统筹安排，按每个档案类别的特点信息，选择数字化的优化模式，以明显的创新能力托举其在高校数字化应用中的优势，建立以应用性创新为主的档案信息化管理的应用体系，开展超前性、实用性的创新活动。

（二）以利用为中心，以质量为基石。高校档案数字化应以利用为主线，以质量计划为重心。高校档案数字化建设的实施过程，在保证软硬件配置和网络结构一致性和软硬件资源可继承性的前提下，以质量为重心，全方位服务利用者。高校档案数字化的一切围绕利用，落实质量管理计划，把为利用者提供高质量数字化产品作为高校档案数字化的出发点和落脚点。高等学校档案馆藏实体以纸质为主，数字化工作与档案实体质量密切相关，可以说直接影响数字化成果的质量。高校档案数字化应设立质量控制点，建立档案管理行为约束机制，以质量为核心，坚持战略引领。面对档案资源载体（纸张）老化、字迹材料退化等严峻形势，必须树立尊重原件，保护原件的思想，遵循褪迹档案数字化的抢救原则。

（三）以安全为前提，实现良性发展。高校档案数字化必须要以安全生产为前提。责任如山，轻视安全的严重后果绝非是经济效益所能弥补的。审视档案数字化工作的安全因素，不难发现：以安全为前提是数字化发展环境好坏的一个重要标志。大数据时代的到来，开启了数据治国的新局面，将数据保护的安全性提升到不亚于人身安全的地步。在信息化和网络化的优越条件下，安全问题是数字化建设的重大问题，数字化给档案信息安全带来了的巨大挑战，档案信息安全保障要在“可行性”上下功夫，必须要以档案信息的安全为本，不能以牺牲信息安全为代价，发展不能损害信息的安全。在进行数字文件转换时，采取一些技术措施，既保证档案信息的安全，又能满足档案数字化建设的需要。谋发展，首先要谋安全，以安全为前提的信息化发展，切实保障档案信息的安全，才能获得持续地良性发展。

二、高校档案数字化建设方案

档案数字化集图形信号处理技术、计算机网络技术等信息通信技术于一体，将与档案管理过程有关的各个环节有机结合，使档案管理者能够实时获得大量与利用者相关的重要信息，提高效率和安全性，为档案数字化提供更加高效、安全、便利的管理环境。高校档案数字化建设的实践方案综合数字化转换、数据库管理、计算机通信等技术，其基本思想是集中管理、分级控制、检索方便。

（一）档案数字化方案步骤。1.档案数字化平台的建设。档案数字化支撑平台包括软、硬件建设。从实践操作来讲，硬件建设相对简单，可以寻求档案专业软件公司有针对性地开发。而数字化的软件建设则面临着较为复杂的问题：首先，纸质档案的数字化问题，通俗理解是通过对纸质档案进行扫描或其他电子化处理，使之成为数字化产品，整个过程需要标准问题、存储问题、安全问题、人才问题等方面的支撑。其次，电子档案的真实性问题及技术处理要求等问题也是影响档案数字化软件建设的因素。2.建立档案数字化配套体系。建立档案数字化基础平台与档案数字化产品的对接配套，是高校档案数字化的迫切任务。档案数字化管理平台集管理、检索、统计等诸多功能于一体，围绕档案管理方法的不同，建设档案管理部门需求较为迫切的应用系统。档案数字化管理平台一般包括目录信息的管理和数字文本的挂接管理。以“件”为保管单位的文书档案，在进行数字化处理过程中，注重目录信息的档号与数字化文本命名的一致性，建立相应的配套体系;以“卷”为保管单位的传统立卷，目录信息通常是案卷题名，卷内目录是呈现卷内文件的管理信息，数字文本的挂接要实现案卷和卷内两个层面的对接，建立档案数字化管理平台与数字化文本的配套体系，避免形成两股道上跑的车——各走各的，难以达到数字化建设的目的。3.档案网站建设。档案数字化管理平台服务存在一定的局限性，即便是做了大量的工作，完成了包括软、硬件的数字化管理工作，仍然缺乏高层次的服务理念，存在档案信息交流的薄弱环节。档案网站是以便民服务为目的的服务平台，是档案馆（室）自我展示的窗口。建立高校独立的网站，通过在互联网建立站点，档案管理部门依靠档案网站及时发布档案信息，为网上用户提供在线服务，满足访问者需求，实现信息共享，形成“提供档案服务”和“需要档案服务”的雙向交流渠道。网络时代，用户不满足于一视同仁的档案信息，而是要求网站能够根据用户的个体需求，提供不同的信息内容。因此，档案网站本着“以用户为中心”的宗旨，不但要强化现有档案的查询服务工作，还要推崇个性化的档案服务，加强高校学生档案资源建设，围绕用户需求与管理部门的配合，加强档案数据库建设，努力构建便捷高效的学生档案服务体系。

（二）实现的目标。通过上述建设方案，可以实现如下目标：1.更好为利用者服务。档案数字化的最大优势就是方便利用，现如今利用者已经不能容忍手工查找的检索方式。利用扫描仪、数码相机等设备把纸质或其他类载体中的档案信息进行数字化处理及转换，对数字化档案数据进行归类处理，再录入档案管理软件系统，把数字化档案汇集成电子文献信息化平台，利用者可即时调取所需要的档案信息。2.增强与用户交流服务。建立数字档案管理系统，实现档案各环节工作整合，特别是档案网站，使档案管理者与利用者沟通不受国界、时间以及距离的限制，开展多种形式的交流，形成一种透明式的互动方式，使得关注同一个问题的档案用户获得帮助;网站可以嵌入聊天平台，形成与利用者在查询过程的互动形式，以更好了解档案用户的需求信息。3.高品质的管理。用心服务，用情服务，用智服务，打造高品质的档案服务。档案数字化建设使高校档案工作进入高品质的管理模式，档案工作从传统的实体管理发展到数字化信息服务，同样是遵循利用至上的原则，利用者的体验却截然不同，数字化服务为利用者创造方便快捷的满意度。在管理上，可以获取数字化成果质量、利用者需求以及数字化的实效等信息的反馈，为档案数字化的组织、技术改进、加工开发等方面的正确决策提供可靠的依据。高品质的管理模式让档案管理者为社会创造更多的价值，让利用者享受更高质量的服务，显示了其强大的生命力。

三、高校数字档案的利用问题

目前，高校数字档案利用常用的方式有提供拷贝、通信传输、直接利用以及电子档案管理系统。高校档案利用的最大特点是个性化需求，利用者更加关注数字档案信息的开发与利用。纸质档案转化为数字档案的新形式后，以新的信息建构方式进行传播与共享，利用者可以借助网络随时检索、查阅，打破时间与空间的限制。

（一）数字档案的利用必须建立在对应的信息基础之上。实现数字档案利用的快捷方便，必须建立在相对应的信息基础之上。就电子档案管理系统而言，首先，要生成高校电子档案数据库，实现目录数据库与数字文本的挂接，以支持电子档案的检索和输出，并且为利用者提供符合国家标准格式的电子档案。其次，具备电子档案在线借阅服务功能，支持在线申请、阅览、授权下载与打印处理。最后，具备利用登记功能，保存档案利用者信息，并采取技术手段确保利用过程中电子档案不被非法篡改。

（二）高校数字档案的利用形式。目前，高校档案数字化产品形成之后，其利用形式一般分为两种情况：一是纳入本校档案数字化管理平台，并实现将档案扫描件与目录数据库对接完整，完成信息化管理。二是单件利用，引用纸质档案管理现状，将档案扫描件按问题、机构或形成单位进行分类，分别建立电子文件夹，将扫描件存于其中，利用电脑操作系统的“搜索”或“查找”功能进行调阅，完成利用服务。这种利用形式具有一定的局限性，说明档案数字化要有相应的信息化管理手段，否则，即便是数字化扫描工作做得再好再多，也无法达到较好的利用效果。

（三）高校数字档案与利用的相互作用。一般而言，利用者对数字化产品的利用程度大，数字化目标就已经实现;如果利用程度小，数字化目标的实现就存在一定的问题。将档案实体作为数字化的物质对象，以搭建技术先进的软件平台为利用的手段，两者之间是相互作用的。当数字化产品的利用受到软件平台通用性限制时，就会影响档案的利用程度，与此同时，也会激发自身技术的创新兴趣，主动研制开发技术先进、通用性好的应用平台，实现利用者对数字化产品利用程度的最大化。档案管理者要根据高校信息价值，不断摸索，研究新方法，解决新问题，发挥和挖掘数字档案信息功能，为档案用户创建良好的体验感觉。

四、结束语

高校档案数字化是信息化时代的必然选择，由于高校所处地区信息化程度的不同，高校档案数字化的发展水平存在差异，即便是同一地区的不同高校，数字化程度也不尽相同。现实工作中，高校的纸质档案与电子文件处于交替使用状态，电子文件承载的信息更多的是充当纸质档案的替代品，归档采用纸质文件与电子文件并存的模式，在保护纸质档案信息特有原始性的同时，又克服了传统档案多种载体管理造成的多样性。在信息化背景下，高校档案资源的共享途径采取实体借阅和网络传输并存的方式，根据利用者需要，可以保留传统文件信息共享的时空和孤本限制，也可以在安全环境下通过终端设备获取存储在网络或某个设备上的电子文件，实现高度的信息共享。

【参考文献】

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[2]李晓莉.以用户为中心档案信息服务的探讨[J].科技经济市场，2015（07）：100.

[3]王莹.如何做好档案网站建设[J].卷宗，2018（1）：65.