事业单位档案数字化管理的现状与对策分析

李振国

【摘要】信息化时代来临后，各个领域都进入了高速发展的阶段。事业单位作为最重要的国家形式之一，在新经济形势下发挥的作用越来越大。档案管理是事业单位最基础的管理工作，如何有效利用档案提高事业单位业务水平，已经成为了事业单位的首要工作目标。事业单位应该牢牢抓住信息技术、网络技术以及计算机技术发展的契机，积极推动档案数字化管理体系建设，促进自身档案管理水平不断提高，为社会经济的发展提供全方位的支持。本文主要就事业单位档案数字化管理的现状和对策进行了简单阐述和分析。

【关键词】数字化;事业单位;档案管理

档案管理作为事业单位管理工作的重要组成部分之一，主要发挥着组织协调事业单位内部工作的积极作用。电子信息技术的发展，为事业单位档案管理向数字化方向发展指明了方向。虽然事业单位工作人员运用计算机网络技术查询、阅读档案工作的效率得到了显著提高，但是因为受到各种外部因素的影响，事业单位的数字化档案管理仍然存在着很多急需解决的问题。因此，事业单位档案管理人员应该充分认识影响档案管理工作高效开展的因素，并以此为基础采取积极有效的应对措施，才能确保事业单位的长期可持续发展不受影响。

一、档案数字化概述

所谓档案数字化实际上就是合理利用不同形式的信息采集设备转化档案的一个过程。档案管理人员在将纸质档案的数字化处理时，主要是使用扫描设备采集信息，将纸质档案元件阵式中的信息元素分解出来，转化为电信号，然后输入至计算机内部，最终将档案以图像文件的形式呈现出来。目前，常见的纸质档案转化为以计算机处理的数字化格式档案方法主要有以下几种：（1）扫描纸质档案并将其以图像方式进行存储，或者通过OCR字符识别的方式将纸质档案转换为文本文件形式。（2）合理运用缩微胶片影像或者数码相机拍摄的方式将纸质档案转化为数字化档案。由于直接扫描纸质档案将其转化为数字化档案的方式具有便捷形态与经济性的优势，档案管理人员应该在完成纸质档案的数字化处理后，及时地进行图像文件的储存，才能确保信息数据库档案资料建立工作的顺利完成，为后续档案数据信息的快速检索和引用做好充分准备。这就要求事业单位必须紧跟时代发展的脚步，增加档案数字化管理体系建设的投入，提高事业单位档案信息化管理的水平，充分发挥事业单位在社会经济发展中的积极作用。

二、事业单位档案数字化管理的现状

随着信息技术的不断发展，档案管理环境的优化对档案管理人员的专业理论知识提出的要求也随之提高。虽然档案管理工作人员的理念在信息技术发展的推动下发生了改变，但是人们在看到档案管理工作成绩的同时，还应充分重视事业单位数字化档案管理中存在的问题。

（一）工作标准缺乏科学有效性。当前虽然越来越多的事业单位都认识到了数字化档案体系建设工作的重要性，但是并没有认真、仔细且全面地分析和研究事业单位数字化档案管理发展的程度以及数字化档案管理应该达到的目标。再加上事业单位没有制定出明确的数字化档案管理标准，造成事业单位数字化档案管理在编号、归档等各个环节都出现问题。

（二）档案数字化管理安全意识不到位。虽然借助互联网技术开展档案数字化管理有助于档案管理工作成效的提升，但是互联网安全问题却是业界长期以来始终关注的焦点问题。如果以互联网技术为基础的档案数字化管理系统遭受黑客攻击或者感染病毒，都会影响到档案数据信息的安全性。再加上很多事业单位的档案管理人员并非专业的档案管理人员且缺乏必要的计算机知识，未能真正地认识到档案管理工作的重要性，最终增加了档案数字化管理工作过程中信息泄漏风险发生的几率。

（三）档案数字化管理人员综合素质有待提高。高素质的数字化档案管理专业人才是保证事业单位档案管理工作高效开展的基础。由于专业人才是支撑数字化档案管理工作开展的基础，事业单位应该严格地按照数字化档案管理工作的要求，加大管理人员专业素质培养的力度，建立一支高素质的数字化档案管理队伍，才能满足数字化档案管理工作的要求。然而就目前而言，由于事业单位受到机构编制等外部因素的影响，很多事业单位在大力推动档案数字化管理工作的过程中，都出现了管理人员更新严重滞后、档案管理人员专业技能较低等问题，这些问题已经对我国事业单位数字化档案管理工作的开展产生了严重的影响。

（四）检索效率偏低。经过深入调查研究发现，很多事业单位在进行档案数据信息的数字化检索时，仍然是以人工检索的方式为主，并未全面地推行计算机检索处理方式。这一现象不仅导致事业单位的信息检索出现了速度慢、精度差的问题，同时也增加了信息检索的工作量，严重影响和制约了事业单位档案管理效率和质量的有效提升。

三、事业单位档案数字化管理的优化对策

（一）建立健全档案数字化管理制度。事业单位在开展档案数字化管理工作时，必须根据单位自身发展的实际情况，充分发挥信息化技术的优势，建立完善的档案数字化管理制度，才能真正做到与事业单位档案管理工作与时俱进。严格地按照档案收集、整理、歸档以及录入等各个环节操作规范的要求，做好档案管理的统一管理和把关工作，确保档案管理工作的有序开展。在调阅档案时应该根据相关制度的规范和要求，降低档案信息泄漏、遗失等问题发生的几率。事业单位在制定数字化档案管理制度时，必须严格地按照事业单位发展的要求，制定科学合理的档案管理制度，才能促进自身档案管理水平的不断提高。另外，事业单位应该加强文件集成档案一体化建设工作的力度，将信息资源安全作为档案数字化管理工作开展的基础，充分发挥软件和硬件的功效，提高档案管理工作的效率。

（二）加大资金投入，更新办公设备。档案数字化体系的建设作为一项系统性工程，必须投入大量的人力、物力以及财力支撑，才能确保后续档案数字化管理工作的有序开展。这就要求，事业单位必须根据自身发展的实际情况，深入分析和研究数字化技术和设备应用方面存在的不足，并以此为基础编制完善的档案数字化管理实施方案，同时加大先进设备和技术引进的力度，为档案数字化管理工作的开展提供全面的支持。目前，我国事业单位档案数字化管理中应用的专业设备主要分为软件设备和硬件设备两部分，对于软件设备来说，相关部门在开展软件设备的研发工作时，应该将系统兼容性问题作为首要考虑的问题。而针对硬件设备应该在加大设备更新投入资金的基础上，做好现有设备的维护保养工作，才能在延长设备使用寿命的前提下，促进档案管理工作效率和水平的有效提升。

（三）提高档案管理人员的素质。事业单位档案管理人员必须转变传统的档案管理思想观念，树立数字化的档案管理意识，同时积极学习和掌握先进的档案管理知识和技能，才能迅速地适应档案数字化管理工作的节奏，确保档案数字化管理工作的顺利开展。事业单位在开展档案数字化体系的建设工作时，应该将档案管理人员综合素质和专业能力的提高作为首要工作目标，首先，加大档案管理人员培训工作的力度，合理运用多样化档案管理人员培训方式的优势，确保档案管理培训内容的全面性与实用性。比如，通过会议、视频、学习手册等方式向档案管理人员普及档案数字化管理的理论、技巧以及必须注意的事项，同时在档案管理人员培训过程中加入信息化技术应用技能培训的内容，通过定期开展档案管理人员业务培训的方式，提高档案管理人员的专业素质和技能。其次，加大高素质档案管理人才引进工作的力度，促进事业单位数字化档案管理团队文化水平的有效提升。事业单位在积极推动档案数字化管理工作时，应该制定完善的档案管理人员考核机制，定期进行档案管理人员专业技能的评估和考核，才能在促进档案管理队伍整体素质稳步提升的基础上，为档案数字化管理工作的高效开展提供全方位的支持。

（四）完善档案管理安全保密制度。数字化技术在事业单位档案数字化档案管理工作中的应用虽然为工作人员带来了巨大的便利，但是档案管理人员还应充分重视档案数字化管理工作中存在的安全问题。数字档案实际上就是合理利用计算机设备、网络等存储和管理档案资料的一种手段。档案管理人员应该采取积极有效的措施确保数字化档案的安全性，否则一旦数字化档案管理系统遭到黑客攻击和病毒入侵，必然会给事业单位后期工作的开展造成无法挽回的影响。所以，事业单位必须根据自身发展的实际情况，加强数字档案管理体系网络和系统入口安全管理工作的力度，采取安装杀毒软件、设置防火墙以及限制访问权限等方式，确保档案数据信息的安全性。另外，事业单位应该通过定期开展数字档案管理软硬件检查和维护工作，一旦发现问题，必须立即更新，才能促进档案利用率与安全性的有效提升。

（五）合理进行办公系统和档案管理系统的衔接。事业单位在发展的过程中，应该切实做好办公系统与档案管理的连接工作，通过在档案管理设计方案中增加资料查询功能的方式，优化和完善资源管理模式。事业单位在积极开展档案数字化管理工作时，必须根据自身发展的实际情况，从归档制度、文档一体工作制度、数字档案鉴定制度、文件保密制度、网络化安全管理制度等方面着手，提高数字化档案管理系统的运行效率。另外，由于事业单位的档案资源具有保密性、特殊性等各方面要求，事业单位在开展数字档案管理工作时，应该采取积极有效的措施加强资源保护和管理工作的力度，才能充分发挥出档案资源管理的价值。另外，事业单位在建设数字档案管理体系时，应该充分重视密码管理、权限管理策略等对于档案管理工作的重要性，才能确保档案数据的安全性与完整性，促进档案管理工作水平和效率的有效提升。

四、结语

总之，事业单位的档案数字化管理在资料保存、信息筛选、查阅等各方面都发挥着至关重要的作用。事业单位应该充分发挥信息技术的优势，加大档案数字化管理體系建设投入的力度。同时深入分析当前档案数字化管理工作中存在的问题，并以此为基础制定切实可行的应对策略，才能在有效提升档案管理和利用效率的前提下，充分发挥出事业单位在我国社会经济发展过程中的重要作用。

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