档案收集整理的重要意义分析与研究

朱峻峰

【摘要】档案的收集与整理工作在档案管理中是非常重要的，它为整个档案管理工作提供了切实可依的内容。档案收集整理工作，主要就是根据党和国家的有关规定，通过科学的方式方法将各个部门分散的文件进行收集和整理、收入档案室，以此来为各个部门提供可查依据。在这个过程中，档案管理者要充分认识到它的意义，并在今后的工作中不断调整和优化工作的方式与方向。

【关键词】档案;收集;整理;管理

一、档案收集整理工作的重要意義

档案的收集整理，是档案管理的基础环节，也是关键环节，是所有收集工作的起点，为接下来的工作提供可利用的内容，也是整个档案管理工作中承上启下的一环。在收集的过程中，了解和检查档案的质量，以此汇总并衔接给下一步的开发与利用工作。要想实现档案的科学管理，就需要有环环相扣的内容，根据实际情况有序地组织工作，也能够更加方便档案的查找与利用，更有助于实现档案安全保管。档案的整理工作应在使用工作之前，档案整理好之后，分类、组卷的功能才能建立，在这个过程中对档案的收集与整理可以分担检索的一部分内容。

二、档案收集整理工作存在的问题

（一）缺乏完善的规章制度。随着我国经济的飞速发展，根据当下的市场状况进行分析，有一些事业单位以及相关的部门已经建立了档案管理制度，但是由于对档案管理制度的不了解，在实际建设时存在一定的漏洞，有待优化和完善。这些漏洞导致档案管理在实际收集工作时频繁受挫，比如说由于每年事业单位都会生产大量的文件资料以及影像、音频等不同的内容，甚至包括了事业单位所需要储备的实物、设备等，这些都属于档案管理的范畴之内，但是有一些资料没有经过档案管理人员的区分就随意堆放。当前我国大部分事业单位都存在这一问题，档案在管理的过程中，没有按照归档进行收集整理，甚至没有将一个事件的全部档案信息放在同一个地方。部分需要归档的档案没有收集，无需收集的反而已经归档这类现象频发，导致我国事业单位的档案管理质量相对较差，也让档案收集整理工作的整体效率难以提升。事实上，有关档案管理工作在整理时应明确这是一项长期的、日常的工作，需要有计划、有步骤逐一进行的工作，但是在现实生活中，很多事业单位都疏于对档案管理工作的整体管理，甚至到了年底才突然开始开展档案管理工作，导致管理工作中其资料的流失，以及一些不该归档的档案出现频率较高，甚至出现了一部分档案用来滥竽充数的现象。这种问题的出现直接给档案管理工作带来了非常大的负面影响，目前我国很多事业单位都面临着档案管理收集工作缺乏完善的规章制度这一问题。

（二）档案管理人员不够重视。很多事业单位的档案管理工作人员，其工作质量相对较差，原因之一就是事业单位的管理者以及相关负责人员对档案管理人员并不够重视，同时也不认为档案管理会对事业单位的发展带来积极的影响。但是无论是对于事业单位还是市场中的企业，档案管理工作都尤为重要，它记录了一个企业的发展方向以及发展进程。对负责档案收集与整理的人员而言，其工作的主动性、积极性、创造性直接影响了档案管理工作的整体质量。许多档案管理人员对自身的工作性质认知不够，并且不愿意主动工作，在实际工作中得过且过，甚至是随意糊弄工作，缺乏上级领导对档案管理人员的关注和支持，导致档案管理人员认为自身的工作质量、工作效率不会与自己的薪酬挂钩。部分单位的档案管理人员年纪较大，档案管理人员是由其他部门所下调的闲散人员，对档案管理工作完全不了解，没有专业的素养。在收集档案资料以及整理档案时，对工作并没有准确的认知，甚至存在名存实亡的状态，档案管理部门始终处于长期的放任自流下，其对档案整理、收集的态度也愈发消极，导致事业单位在想要寻找某些档案时出现了档案缺页、少页，档案整体不全面的问题。特别是对于科研单位以及行政单位而言，有一些东西需要追本溯源，但是由于档案的管理质量较差，难以针对这一问题进行解决，造成的后果是我国部分行政事业单位的整体发展质量在逐步下降。

（三）具体执行缺乏变通。在档案收集与整理的过程中，应保证档案管理工作的灵活性，以变通的思维开展工作。如果按照千篇一律的原则进行重复性的劳动，就会导致档案管理工作的整体工作质量相对较差。为此在开展档案管理工作时，应针对不同问题选择不同的方式进行解决。档案管理工作在整理与收集的过程中，其内容相对单一，在信息化飞速发展的时代，无论是计算机技术还是互联网的普及，都使得档案管理工作的工作量在逐步增加。档案管理工作在开展时所要管理的不仅仅是纸质的档案，还包括了电子档案。电子档案也成为了“互联网+”时代下的工作主流。为此，对网络的使用也极大方便了档案的查询、档案的分析以及目录的检索、文献的编纂等，部分档案管理人员由于自身的年纪较大或者在思维上相对落后，行动上相对迟缓，不了解电子档案如何进行管理，难以提高电子档案的管理质量。这一部分工作被忽视，电子档案的管理效果较差，造成的后果是电子档案在寻找时速度减慢。这些都导致我国相关单位在开展档案管理工作时，档案收集质量以及管理效果不理想，档案收集整理工作不完整，缺乏系统成套的档案资料，并且从已经归档的档案资料上来看，很多档案资料有复印件却没有原稿，有上文却无下文，这种档案收集状态导致档案管理室的资料是没有太大意义的。一部分机关单位直接将档案随机存放，其全部的档案被分散或者是混杂存放，并没有集中保存，这些都是档案收集与整理过程中存在的不合理问题。

三、档案收集整理的优化策略

（一）树立档案整理意识。在档案的收集管理工作中，为了有效提升档案的收集与整理水平，应树立积极的档案管理意识，尤其是要充分地认识到档案收集与整理的重要性，并将这种认知自上而下地落实到具体的工作当中，以此促进档案收集与整理工作得以高效开展。所以，在档案收集整理工作中，有关部门应开展积极的培训与教育，强化工作人员的收集整理意识，强化对有关内容的法律法规宣传，确保档案管理工作人员了解关于档案收集整理的知识与内容，促进工作规范化地开展。

（二）完善档案收集体系。在具体的档案收集与整理工作中，应坚持实事求是的路线，这就要求各个部门的档案管理工作需要与自身的情况联系，基于目前档案管理体系上薄弱点进行不断完善。充分利用信息技术、网络技术的优势，根据现有的组织架构，完善整理体系，突出信息化的功能，在与时俱进中更新自身工作方法，为全面提升档案收集与整理工作效率打好基礎。为了切实有效地落实好档案收集整理的需求，应当建立健全收集整理体系，通过明确的体系要求，鼓励各个环节的人员进行调配，确保档案在收集整理工作当中可以稳步前进。在建立完善档案收集整理制度时，可以结合我国有关档案的相关法律法规，比如《中华人民共和国档案法》以及《机关档案工作条例》，根据本单位的实际情况以及档案整理的质量来设定相关的规章制度，通过大量的实践以及科学化的思考方式，才能够不断完善单位内的档案收集管理制度，应始终做到规范化、标准化，并且考虑到档案管理的整体可行性，才能够确保档案资料的收集以及管理的准确性，做到每一个档案资料都可以及时归档，而档案内的资料内容也是完整的、准确的，一旦出现需要使用该档案资料时，可以确保档案资料被合理、有效地利用，帮助单位的发展走上正轨，也能让更多的档案发挥出档案应有的价值与意义，提高档案管理工作的质量。

（三）建立健全责任制度。为了更好地提升档案收集与整理的水平，应结合具体的工作与部门，建立健全责任制度，强化宣传力度，全方位、多渠道地宣传档案知识以及档案的法规内容，将制度真正落实到工作当中，明确档案管理中不同部门的责任，强化其管理意识，并将档案收集整理工作纳入其工作的基础项中，从而推进档案收集与整理工作有序开展。在制度管理上，应建立档案移交归档、信息化建设、档案岗位规范等制度，并落实具体的权责，以全员带动的方式，让档案收集工作得以扎实、稳步地开展，同时也让档案收集整理工作有制度可循。

（四）调动主观能动性提升归档效率。档案收集整理工作，不仅要建立健全档案资料收集归档制度，让领导能够充分重视，调动各部门进行配合，更重要的是充分发挥各个部门的主观能动性，使其能够自发地爱岗敬业，对自身的工作尽职尽责。档案工作人员也应该根据档案资料目前的问题提出解决方法，对待工作要耐心，能够实现跟踪收集，对于一些不按规定时间移交档案的部门，档案员要积极沟通，力求取得良好的效果。

（五）提升整体服务质量。档案室负责的工作是档案管理，同时也有对档案使用者服务的工作内容。所以，档案管理员要从思想上树立一个正确的服务观念，而不是被动等待服务。认识到自己工作的重要性，在配合部门工作中积极履行好自身作为助手的职责。可以通过多渠道的方式，提升工作的效率与质量。例如可以利用现代化信息技术，实现远程服务。网络拥有信息储备量大、查找方便以及传递速度快的优势，也可快速实现档案的资源共享。强化对工作的编研，档案员应当熟知档案的储存情况，通过对现有档案的信息筛选、归纳与总和，编订成各种类别的参考资料，以此充分地发挥其利用价值。在工作中，要坚持从实际出发，提供编制必要的检索内容，为单位的生产与管理提供优质服务。

（六）提升职业道德规范。为了更好地落实档案工作人员的职业道德，档案部门在管理上需要制定严格的规章制度来约束相关的工作者。这些条款条例需明确哪些行为是符合职业要求与职业道德的，有哪些是违背职业要求与职业道德的，加强对违反规定严重性的教育，并对违反者给予相关的处罚措施。除此之外，应当及时关注档案职业人员的工作心理，例如，任何人都不想要类似库房一样的生活，这些从业者想要融入各行各业的建设当中，职业的价值要从社会交往的过程中来体现，以此为出发点，建立工作人员的社会满足感，从一定程度上也能够提升其工作的积极性与规范性。

四、结语

时代在不断发展，对于各行各业的工作要求也在不断提升。完整、齐全的档案材料，通过系统的整理，能够科学、有效地服务于各个单位，所以它的作用是不容忽视的。档案室要充分地发挥自身前段调控的功能，将资料有重点、有计划地收集与管理，打好档案资源服务的基础。

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