区块链技术对档案管理的影响及发展建议

丁雪琰

【摘要】区块链技术作为一项具有发展前景的新技术，是档案管理在新时期变革升级的强力助推剂。本文基于现有研究成果，从较为宏观的角度分析了现阶段区块链技术对档案管理在属性保护、模式创新、人员转型等方面产生的影响，并据此提出了相关的发展建议，以期为技术变革时代档案管理工作稳步推进提供参考，为更多区块链技术与档案管理的融合发展研究抛砖引玉。

【关键词】区块链;档案管理;业务创新

区块链自被公认为是一项独立的新技术，可以应用于社会不同场景以来，得到了国内外各界的广泛关注，各领域针对区块链技术的研究已然是当前的大势所趋。档案领域紧跟时代动向，官方认可了这项前沿技术并积极探索区块链与档案工作的结合。近年来，相关理论研究大幅涌现，涉及区块链技术应用于档案工作的可行性分析、区块链适用于不同种类档案的模型构建、区块链结合档案工作的策略探究等。具体应用方面，还出现了一批权威机构主导的研究项目和科技公司开发引领的技术实践，内容涵盖数字档案信息管理、学生档案信息管理、诚信档案平台建设等诸多方面。纵观现有的理论和实践成果，可以看出区块链技术与档案管理融合发展的多种可能性，当前仍处于研究的初期阶段。

一、区块链技术对档案管理的影响分析

（一）区块链关键技术开辟档案属性保护新机制。档案管理最重要的就是要保证档案的真实性、可靠性和完整性。当前不论是纸质档案还是电子档案管理，档案的本质属性无法得到全面的保障。区块链是聚集多种信息技术的一项综合性技术，其中关键技术产生的叠加效应开辟了档案属性保护的新机制。在区块链中，数据以区块的形式永久储存在分布式节点上。各节点之间通过协议进行即时通信，任意节点数据内容的准入验证、增减变动、维护传输都需要得到平台上所有节点的确认，使得每个节点都既是参与者又是监管者。利用区块链技术来管理档案，一方面，这种采用技术手段而非中心机构建立的分布式节点间的信任关系，可以有效规范文件所属机构等部门的行为，杜绝随意的伪造变造;另一方面，去中心化的分布式存储，可以提高档案信息的安全性。链上的数据存储在每个授权节点上，各个节点高度自治又互为备份，即使某一节点出现问题也不会影响到整个系统的正常运行，最大程度减少了信息局部丢失造成的危害，避免了以往中心机构遭遇突发状况时对已有信息造成的毁灭性打击，保管稳定性大大增强。各区块按产生的时间顺序依次连接成链，每一个区块都记录了创建期间发生的所有交易信息，并且都加盖了时间戳。时间戳作为存在性证明，使得数据具有极强的可追溯性，形成的时间链表保证了历史信息的完整。此外，区块链还运用加密算法链接和校验区块，实现与用户的信息安全交互，从而降低信息泄露風险。综上可以看出，区块链中的关键技术例如分布式存储、时间戳技术、加密算法等相互交织，共同为信息的真实性、可靠性和完整性保驾护航，为档案保护工作提供了新的思路。

（二）区块链灵活系统类型创造档案管理新模式。随着信息技术的快速发展，档案数据海量增长，社会需求日新月异，以往的档案管理模式已经不能满足新时期档案工作的要求。例如面对当前社会对档案信息资源共建共享的需要，分散的管理模式就不利于大范围档案资源的合作开发和利用。区块链系统根据应用场景和设计体系的不同，可分为公有链、联盟链、专有链三种类型，其向社会开放和去中心化程度逐渐减弱，与开放档案和不开放档案管理的要求相契合。多样的设计选择为档案管理模式的创新提供了可适用的灵活概念框架。马仁杰等人以长江三角洲地区为例，探索了适宜该地区的基于联盟区块链的档案信息资源共建模式。该模式具有高信任性、高安全性、高效率性和高扩展的优点，各管理实体物理分布不受空间地域限制，逻辑上又能构成一个整体。联盟区块链外的档案机构在得到授权之后亦可以灵活接入链中，高度符合当前区域档案信息资源共建的需要。其实区块链技术与很多档案管理工作的发展需要都高度契合，档案工作者们可以根据不同的档案类型和场景，因地制宜地构建适合的档案管理模式。敢于突破现有管理模式的束缚，研究基于区块链的档案理论和实践创新。

（三）区块链特殊运作方式赋予档案人员新定位。区块链主要运用共识机制和智能合约来共同维持系统的运作。在去中心化的系统中，决策权高度分散，各节点分布式自我管理。为了保证系统的长期运行，通过特定的激励方式，节点间高效地针对区块数据有效性达成共识，形成自发维护数据库的良性循环。配合在条件满足的情况下，可以自动执行任务的计算机智能合约程序，业务流程化繁为简，系统处理速度较快，内容管理相对精细，档案利用效率提升。当前的档案管理工作需要档案人员亲自处理并监督每个环节，复杂的问题、冗余的手续、不畅通的交流都会延缓档案整理和利用的过程，工作效率较低。未来随着区块链技术的深入发展，倘若可以将区块链系统高效自动化运行的优势延伸到档案管理系统当中，档案人员的职业定位将会发生较大幅度变化。优化的系统代替人工完成日常固化重复的劳动，档案人员将从事无巨细的操作者变为统观全局的管理者，工作重心由原本的档案保管变为有精力可以兼顾档案价值挖掘。伴随时代的变迁，档案人员的职能已经日渐转型升级，为适应长远新技术环境的不断变化，档案人员自身需要持续吸收多方面的专业知识，开阔眼界，给予档案工作前行正确的指引，争取创造更多的事业价值。

（四）区块链阶段性局限给予档案部门新思考。新技术是把双刃剑，纵然有促使社会变革的优势动力，亦有其自身阶段性带来的局限。每项技术从产生到成熟运用都要经历漫长的时间考验，区块链技术也是如此。首先，作为一项新技术，区块链本身的稳定性和应用效果尚未得到充分实践验证，存在的技术漏洞易受不法分子利用，发展的不确定性较高。其次，其正常运行所需的网络环境、硬件、软件设施不完善，缺乏法律法规的全面保障，各地区块链架构和格式规范化程度不高，大范围跨地区运用受阻。再次，区块链技术对计算和存储资源的需求很大，很多机构虽有想法，但缺乏建设资金和技术支援，没有能力开发和负担节点任务。除此以外，区块链技术应用于档案管理中还有很多值得思考的地方。例如采用何种激励机制适宜档案工作，如何保证文件在其形成之初即被写入区块链之前的完整性和可靠性，如何展现档案间的历史联系，如何保障区块链中档案数据的长期性等等。这些方面都是档案部门在实际采用区块链模型之前需要考虑的问题，也是稳步推进档案管理创新的内在要求。

二、区块链技术应用于档案管理的发展建议

（一）把握区块链与档案管理的本质联系。区块链技术最早运用于比特币，然后开始在金融领域得到实践，随后逐步扩展到物流、教育、医疗、保险等更多行业。统观这些行业与区块链技术的结合应用，可以发现行业借助区块链技术管理的都是其背后的相关数据和历史记录，大体都可以划归为档案内容。抛开具体细节看实质架构，其实区块链系统和文件档案保管系统都是一种记录数据的方式和结构，因此从某种意义上来说，区块链的核心就是文件或档案管理。目前相关行业较多的都是从实际业务活动出发探究区块链技术给现有工作带来的好处，较少关注数字对象本身，更没有从系统性和整体性的角度看待对这些对象的管理，这样难以确保其系统中数字对象的真实性和凭证价值，从而影响应用效果，所以需要档案管理的及时介入。档案领域要善于把握这种本质联系，明白探索自身与区块链技术优先结合的重要性，努力夯实基础性地位，作为轴心机构积极与各行业展开区块链项目合作，贴合不同主体实际需要，助力区块链技术多层次、多方面、多角度的进一步发展。

（二）明确区块链与档案管理的融合主次。技术出现和存在的意义通常在于服务人类实践活动的开展，档案管理的革新也是为了档案领域连同社会实践的更好发展，取新技术之精华，去其糟粕。所以在探索区块链技术与档案管理的融合发展时，要明确核心目标，分清主次，有的放矢。现有的档案管理工作经过多年的实践摸索和检验，证明是路径正确且较为成熟的管理模式。在鼓励大胆尝试新技术的过程中，较长时间甚至一直将会保持现有管理模式为主，其他管理模式为辅的状态，保留优良传统，规避风险因素。区块链技术对于某些档案工作来说的确有技术优势，但对于其他档案工作来说可能并没有太大的应用价值，例如档案鑒辨、流程制定、源头信息等工作还是需要档案人员亲自参与处理，并不是所有档案管理问题都能由区块链技术代为解决。所以从长远来看，区块链技术可以作为现有档案管理工作的补充存在，与档案管理实践中产生的各种智慧有机整合，帮助档案管理系统逐渐完善，更有效地服务于实践活动需要。

（三）协同各方积极探索区块链技术的价值。区块链技术的发展道路充满机遇和挑战，档案管理要与时俱进，就要对区块链技术秉持包容开放的态度，辩证看待其优势与劣势，力争最大限度挖掘其价值。由于目前区块链技术自身不成熟，导致区块链技术应用于档案管理中障碍重重。政府作为推动区块链技术发展的领头者和主导者需要结合区块链技术特点，适时修订相关法律法规，形成支持区块链技术发展的政策法规环境。联合专业的区块链研究机构和各领域中的研究力量，共同发布基于本国国情并参考其他国家的相关技术流程和标准，成立高效的监管机构，推动区块链技术本土化建设，促进区块链技术跨地区应用。聚集信息专家、区块链专业人士、科研机构人士等组建专家小组，合力解决区块链中的技术漏洞，为区块链工作提供长期意见指导。总体来说，区块链技术的发展未来可期，档案领域要协同各方，积极汇集各渠道资金，吸纳多方人才，寻求技术支持，借鉴类似新技术在档案领域的较为成熟发展路径，探索区块链技术与档案管理的协调发展。

三、结语

区块链技术与档案管理在很多方面都联系密切。档案领域在时代背景下，要理性思考长远谋划，谨慎试点实践，运用区块链技术时具体问题具体分析。目前看来，区块链技术与档案管理结合潜力无穷，有待进一步深度研究。

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