新时期基层档案管理信息化建设的思考

宋淑兵

【摘要】在信息技术的推动下，基层档案管理工作进入新的探索时期。基层档案管理信息化建设的达成将能够在较大程度上提升管理效率，提升服务能力，实现档案资料的互联、共享。本文就新时期基层部门档案管理信息化建设的意义予以阐述，并就当前基层部门数字档案资料建设和管理中的问题及其成因进行了分析。在此基础上，从完善体系、增加投入、人才建设、服务拓展四个维度就提高基层部门档案管理信息化建设成效提出了实践路径，将为信息化、科学化、规范化的档案建设提供一定参考。

【关键词】档案管理;信息化;建设

信息化在各行业的渗透成就了行业发展新模式、新业态。这一变革成为时代发展的必然要求。在基层管理工作中，传统的档案管理方式呈现出了一定的滞后性，已较难满足基层单位在信息化发展背景下的要求。同时，随着基层数字化档案资料的日益丰富，基层档案资料的介质也发生了重大的变化。这些数字档案占比的不断增加也在不断地推动基层档案管理的信息化改革进程。当前，各基层部门已将档案管理的信息化建設作为基层部门服务改革的基本内容之一，展开了技术、人员等多方面的探索。从一定意义上讲，档案管理信息化的达成在推动基层档案管理能力提升的同时，也对促进基层部门在服务能力等方面的发展具有重大的意义。

一、新时期基层部门档案管理信息化建设的意义

（一）有助于实现档案管理的信息互联。新时期以来，我国为推动档案管理的科学化、数字化进程，先后颁布并实施了《档案法》及《全国档案管理信息化建设的实施纲要》等，从立法等角度统筹促进档案管理水平的提升。基层档案管理的信息化建设首先能够实现在档案资料上的信息互联，能够有效地改观之前以空间和地域相割裂的碎片化的档案管理方式。档案由一种资料完成了向一种资源的变迁。这将在较大程度上改观基层部门档案利用率不足等问题。同时，各种终端设备的普及，档案管理人员对档案数据的调阅、维护、分析等管理行为也在信息技术的助推下打破了时间和空间的限制。而这一变革也在较大程度上为基层档案资料的信息化应用提供了新的路径。在“互联网+”的技术支撑下，通过PC、手机等设备随着随地地查阅和使用档案资源也成为了可能。

（二）有利于提升档案管理的安全能力。传统的档案管理架构下的基层档案工作对于档案信息安全的关注度不够。对于档案资料的保管、整理及利用多是依靠人工作业的方式来完成，这就导致基层档案管理工作不仅强度很大，也未能很好地形成档案管理的闭环，导致档案管理工作中疏漏不断，同时档案管理的效率也备受质疑。采用以传统纸质档案为主的方式进行基层的档案管理，还有另一个重要的弊端就是它的后期管理问题，泄密风险大、存储时限和环境要求高等问题一直在管理中受到诟病。基层部门档案管理信息化建设的不断推进，在提升基层档案管理的规范性、严密性的同时，也在极大程度上丰富了基层部门档案管理的保密手段。与传统的档案管理方式相比，这一管理方式的安全性获得了较大的提升，依托互联网的“云盘”等数据资源中心构建起的数字档案资源库，将有效地解决上述问题。

二、新时期基层部门档案管理中存在的问题及成因分析

（一）对档案管理信息化建设重视不足。信息技术不仅渗透了生活的各个方面，也催生了工作内容和工作方式的变革。档案工作需搭乘上信息高速列车，实现其在新时期发展中的历史使命和社会责任。而就实际工作的角度而言，在档案管理信息化建设过程中，档案管理者对基层档案资料的信息化改革处在一个“催催动动，不催不动”的被动改革意识形态。信息化的实现在某种意义上是基层部门的装备、人员持续性投入的结果。而在实际的工作中，多数基层部门的领导者将档案信息化建设的定位稍低，将档案信息化的建设与基层办公自动化相等同。从浅表性层面认为基层实现了办公自动化，也就实现了档案信息化。与此同时，因基层档案现代化管理意识的不足，没能建立起高效、规范的档案数字化转化标准，导致信息化档案转化中的部分纸质档案资料流失。

（二）对档案管理信息化监管责任不明确。基层档案中有许多珍贵的资料，这些资料不仅是历史的忠实纪录，更是档案管理的信息化管理中需重点挖掘的对象。不可忽视的是，这些历史档案不仅具有唯一性，更具有不可再生性。随着信息化改革的深入，基层档案信息化管理的监管问题开始浮出水面。长期以来基层档案管理多归于办公室管理的一部分，导致基层档案管理的主体责任问题未被重视，同时档案管理的重要性也未能很好地突出。以信息化建设中的传统纸质档案转化为例，基层的档案管理中的一个重要内容便是对于纸质档案的管理转化工作，而这一过程的档案遗失或违规录入的现象较为严重，监管的失位将导致基层档案信息资源库建设的质量受到影响。

（三）忽视档案管理信息化队伍建设。在相当长的一段实践内，我国多数基层部门档案管理现代化意识滞后，导致基层档案管理队伍的专业化程度不够。基层单位中担任档案工作的多是机构中的“老人”，而档案管理的内容和能力也是建立在这些“老人”的基础上。总体而言，基层档案队伍的整体水平堪忧。信息技术为基层部门档案资料管理带来红利的同时，也对岗位人员提出了更高的要求。很多基层的岗位人员在信息化管理能力上的短板随着基层档案管理手段的升级而被不断地放大。在实践中，部分管理人员多是在边学习、边建设的情况下实现对信息化建设进程的跟进，这一能动性的发挥并未很好地解决人才短缺对于信息化管理带来的制约，在一定程度上滞缓了信息化的发展进程。

（四）基层部门档案管理信息化服务能力拓展不足。档案管理工作不仅具有文化属性，更兼具着服务属性。在信息技术发展的推动下，后者的作用将日趋明显。而多数基层档案信息管理者只意识到信息化的管理给自身档案管理工作带来的变革，而未能有效地认识到新时期的信息化档案工作在资源服务层面上的作用。这就导致基层的档案信息化工作仅仅停留在档案管理办公自动化层面，且将办公自动化与档案管理信息化等同，在智能化、个性化的平台服务中未有涉足。

三、提高基层部门档案管理信息化建設成效的有效途径

（一）完善信息化档案管理体系。基层档案的管理人员应充分认识到新时期档案管理信息化建设的重要性，将其放在事关新时期各项工作平稳发展的高度，保障档案管理信息技术建设的尽早实施。基层档案管理中为确保档案信息化的建设进程，应首先赋权档案管理部门，提升部门的地位来推动档案管理的成效。尤其值得重视的是，在基层档案信息化管理的前期，应建立完善的纸质档案转化管理办法，通过制度化、规范化的推行实现对这一海量资源的数字存档。这不仅关系到基层档案管理效力的延续，更关乎未来档案资源开发的集成。

（二）增加档案信息化管理投入。从一定层面上而言，基层部门档案信息化的软硬件保有水平将直接决定基层部门档案信息化管理的成效。基层部门在人力、物力、财力等方面的支撑力度将直接决定基层档案信息管理工作进程和高度。信息化的建设不是一劳永逸的，基层部门的信息化建设，在利用政府扶持资金的同时，也应合理预留部分经费，确保能够满足档案信息化建设的设备更新和系统升级的需求，进而为保障信息化的持续发展蓄力。

（三）专业化的人才队伍培养。人才是一切事业得以发展的重要支点。在信息化建设的推进中，应将档案管理信息化人才建设放在信息化系统的装备之前，用人才“软件”去激发系统“硬件”的效能。基于当前基层档案管理人员信息化处置能力偏弱的问题，应通过系统的专项信息化档案管理培训，提升基层岗位人员档案资料信息化的管理能力。同时，基层部门档案资料信息化管理的新型管理队伍的建设要以“计算机技术+档案管理”的复合型人才招聘为策略，在人才引进策略下，达成基层部门档案管理队伍整体水平的提升。

（四）推动档案信息服务进程。现代档案管理理念与传统档案管理理念的最大不同在于对档案资源的认知和利用上的不同。档案作为社会发展中的重要资源，不能够停留在馆藏的层面，而应充分地利用信息技术打破基层档案资源在时间和空间上的壁垒，从而实现对这一重要资源的超时空利用。因此，基层档案的管理者应积极谋划信息化的建设，将信息化建设中的局域网设置及互联网平台建设加以推进，进而为实现基层档案资源的共享提供硬件支持。同时，档案管理者也应积极探索基层档案信息化平台建设的路径，实现对自身服务能力的不断升级。

四、结语

综上所述，在新时期的背景下，基层档案的信息化建设成为推动基层信息化建设的重要支点，这一目标的达成不仅有利于提升基层信息化管理的能力，更有助于基层档案管理实现管理内涵“质”的飞跃。在这一过程中，基层部门应着力保障档案信息化管理的设备人才投入，通过建立完善管理体系、人才队伍培养等策略的全面实施，助推基层部门信息化档案管理实现质量上的飞跃，进而以档案信息化建设的成就为新时期基层各项事业的发展提供支点和保障。

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