浅析电子档案的管理与利用

刘冰

[摘  要：通过本文的论述，了解电子文件的管理原则、保管的要求等，目的是使档案专业技术人员更好地适应网络时代对档案机构和档案工作者的要求。

关键词：电子档案;原则;管理]

随着电脑的普及与应用，计算机技术在档案信息管理中的应用，为进一步提高档案信息资源的开发利用和管理提供了技术的巨大支持。计算机带来档案工作手段的变化，电子文件应运而生，那么在档案工作中，电子档案也就成为工作对象之一。同传统文件管理相比，电子文件管理具有影响因素多、技术含量高等特点。

一、电子文件管理的原则

1.全程管理原则，其是对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。电子文件的全程管理是通过过程控制实现结果控制。全程管理原则要求电子文件在其整个生命周期都应受到严密的控制，为此，应注意以下两个方面;首先，应对产生于社会组织内部各个部门及其应用系统上的电子文件进行统一的归口登记，对文件进行分类、鉴定，同时监控和记录针对文件的一切操作;其次，电子文件管理系统应支持本机构的文件管理和业务流程。

2.前端控制原则，其是以文件生命周期理沦为基础，它把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段当作一个完整的过程。前端控制是将整个电子文件管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成这一阶段实现。

3.真实性原则，其是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。电子文件真实性的维护是档案界面临的难题，这主要表现在两个方面;电子文件信息的易更改性，这使得电子文件在形成、使用和管理过程中，如果不采取控制措施，信息极易被修改或删除;电子文件对计算机软硬件系统依赖性，由于软硬件平台的不断升级，需对电子文件进行不断迁移，以适应新的软硬件环境，而在迁移过程中可能会使得文件的内容、背景和结构等要素信息发生改变，从而影响电子文件的真实性。

4.完整性原则，其是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损，它是电子文件管理的重要任务。为了确保相关电子文件的齐全完整，必须掌握电子文件的形成规律和分布状况，提前列出属于归档范围的相关电子文件的清单，通过系统功能和人工监控将具有有机联系的电子文件收集齐全。为维护电子文件的完整性，应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和无数据。

5.有效性原则，有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

二、电子文件的保管

电子文件保管的难度：数字形态的电子文件加大了日常保管和维护的技术难度。电子文件是以数字代码形式存在的，要保证以数字代码形式存储的信息能被识别和理解，必须依靠具有相应的存取、处理和输出等功能的软硬件系统，从而增加了电子文件保管的难度;电子文件对计算机软硬件系统有很强的依赖性，从而增加了电子文件管理成本;电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性，将直接影响电子文件的真实性、完整性、系统性和有效性;电子文件的共享性在给用户利用电子文件便利的同时，也使得文件信息的安全受到严重威胁。如：计算机病毒和网络黑客等;由于电子文件存储介质的可重写性，电子文件管理系统在生成、处理、保管和提供服务时，电子文件信息可以被便捷地进行增删修改等操作。

电子文件保管的要求，归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：归档载体应作防写处理。避免挟、划、触摸记录涂层;单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压;存放时应远高强磁场、强热源，并与有害气体隔离;环境温度选定范围：17摄氏度一20摄氏度;相对湿度选定范围：35%一45%。

归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容，应进行归档电子文件的载休转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内答的载体应按保密要求进行处置;对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率个低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施;对磁件载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年;档案保管部门应定期将检验结果填人《归档电子文件管理登记表》。

三、电子文件的利用

电子文件的提供利用是指采用多种有效的方式、方法，直接提供电子文件及其信息加工成果，及时、准确地满足用户的利用需求。电子文件提供利用的方式和方法较多，常见的有以下几种：馆室阅览，是指设置专门的阅览场所，供利用者直接查阅利用电子文件。采取馆室阅览的优点：用户直接利用档案原件，保证利用的质量;可随时进行咨询，便于提高利用的效率;出借，是指按照一定的制度，将有关电子文件借给用户利用的服务方式。在电子环境中，由于文件信息极易复制，它对提供利用的档案信息内容和服务对象有很大的限制;复制供应，是指以电子文件公其信息加工产品的各种载体形式的复制件向用户提供利用的一种方式;咨询，是指档案人员以电子文件信息为依据，以口头或书面形式，为用户解答有关电子文件及其管理状况的一种服务方式;网站服务，是指档案部门建立网站，提供多种信息服务，包括网络检索、网上展览、在线咨询、档案网站导航等。

当今世界已步人信息时代，信息的社会需求量急剧增加和信息社会功能的巨大变化。使大规模开发利用档案信息资源成为时代的必然。

參考文献

[1]于英香.电子文件研究方法论转向[J].档案学通讯，2008（04）.