浅谈企业数字档案馆建设策略

陈静 王庆

[摘 要]随着社会经济的快速发展，诸多行业均进入深化改革阶段。企业运营过程中，数字档案馆建设成为企业工作的重要内容。积极建设企业数字档案馆能够优化企业档案管理，促进企业稳定发展。文章主要分析了企业数字档案馆建设的目标及必要性，并提出了企业数字档案馆的建设策略和注意事项，旨在为相关研究提供参考。

[关键词]企业;数字档案馆;建设策略

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.14.088

[中图分类号]G270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）14-0-02

0     引 言

现阶段，计算机技术广泛应用于社会生产和生活中，推动了企业办公自动化和智能化建设。当前部分企业已经大范围利用计算机和网络技术办理各项业务，出现了大量的电子文件，这对档案管理提出了较高的要求。传统的档案管理模式已经无法顺应时代发展趋势，数字化档案馆建设成为企业改善经营管理工作中的重要举措。

1     企业数字档案馆建设目标

档案馆是企业数字档案资源管理的空间载体，能够为数字档案资源提供统一和安全的存储空间。企业数字档案馆集合了企业的多项标准和规范，能将企业业务系统中不同格式的电子记录转化为统一的数字档案格式，并对数据进行规范化和统一化组织、存储和管理，同时制定科学的访问机制。企业数字档案馆本质上是一个集成化的档案业务运行及服务平台，利用网络为档案工作者提供综合性业务操作和服务。数字档案馆是档案工作服务企业的信息门户网站，为相关机构和个人提供了档案查询、检索、浏览和利用等服务，实现信息集成化共享和系统化展示。企业数字档案馆负责弘扬企业历史、文化，是组织开展宣传教育工作的重要平台，可成为档案工作人员的素材库，能够将编纂成果展示给企业，以供企业利用。

2     企业建设数字档案的必要性

2.1   滿足社会对档案信息的要求

传统的企业档案管理工作中，主要采用人工管理和查阅等方式，在管理和查阅中需要进行大量工作，耗费较多的时间。另外，部门纸质档案建档时间较长，并出现纸张老化等现象，降低了企业档案保存、管理的质量。因此，企业有必要建立数字档案馆。在数字档案馆建设中，企业的档案信息化管理水平显著提高，档案资源可在短时间内顺利转化为数字信息，形成数字化档案。这样一来，工作人员需注重档案信息的完整性，为用户提供更加全面且质量更高的档案信息服务，用户能够在短时间内查阅和调取档案信息，满足他们对档案信息的要求。

2.2   顺应档案工作发展趋势

目前，网络信息技术日益完善，国内多个行业实现了办公自动化，其中，档案管理也不例外。电子文件是档案数字化和信息化管理的主要对象，如果采用人工管理的传统档案管理模式，管理人员需要面对大量的信息，加大了档案管理的难度，降低了档案信息应用率。而建设数字档案馆则能够减轻人员工作压力，创新档案管理模式，弥补以往档案管理工作的不足，进而拓展企业档案收集和管理范围，丰富企业的档案信息资源。

2.3   实现档案管理现代化

目前，企业间的竞争日益激烈，企业想要在市场竞争中获得更大的优势，必须推进现代化发展。其中，建设数字档案馆是实现该目标的重要方式。数字档案馆能够加快企业信息化建设步伐，提高企业管理的科学性与合理性，使其在激烈的市场竞争中占据有利位置。

3     企业数字档案馆建设策略

3.1   加强整体信息化建设规划

企业在建设数字档案馆的过程中，要充分考虑其与企业业务系统规划建设的协调性。系统设计部门需建立联动机制，同步落实各项工作，以全面保障数字档案馆的功能。同步规划有利于业务系统的联动互通，为文档一体化奠定坚实的基础。同时，企业无须开展系统接口测试，提高了企业数字档案馆运行效率。

3.2   积极开展调研

启动数字档案馆前，需深入分析和研究档案馆的内部需求、企业部门信息化发展概况及其他企业数字档案馆建设的成功经验，并以此为基础编制科学的数字档案馆建设及规划方案，有效规避数字档案馆建设的盲目性。

3.3   建立企业数字档案馆标准体系

企业档案部门应充分参考国家出台的各项政策制度和规范，参照行业发展的特点建立完善的制度和规范。企业数字档案馆建设过程中，利用计算机网络和信息平台处理工作时，要贯彻国际和国家的规范要求;处理综合性信息时，应以遵守国家标准为准则;处理档案信息化工作时，可借鉴其他企业的成功经验，并根据企业实际情况加以调整和补充，在此基础上构建标准体系，提高企业数字档案馆建设的规范性

和科学性。

4     数字档案馆建设中的注意事项

4.1   系统集成

数字档案馆建设过程中，要以线上和线下等多种方式收集文件，同时与企业其他业务系统进行集成处理，将信息资源整合至档案系统平台，进而搭建信息资源中心，为用户提供信息资源，规避以往的信息孤岛问题。企业业务系统具有多样性，不同的业务对应的系统有所不同，在企业发展过程中会出现新的系统。数字档案管理系统具有较强的稳定性，投入使用后无法在短时期内更换新系统。所以，在建设数字档案管理系统的过程中，想要集合多个业务系统，应该为系统提供通用且稳定的标准接口，为业务系统升级调整及信息资源整合与共享创造有

利条件。

4.2   系统建设与馆藏档案数字化共同进行

部分企业在档案工作中均采用条目化管理模式，部分企业甚至并未建立档案管理系统，在档案管理工作中仅利用Office软件辅助档案管理，不利于档案数字化管理。数字档案管理系统上线后，需要以丰富的数字化档案资源为支撑，发挥数字档案馆的优势。同时需要注意，系统建设的周期较长，馆藏档案数字化建设也需要较长的周期。为确保系统上线后可获取充足的数字资源，要在系统建设时同步开展馆藏档案数字化建设，如果条件允许，可指派专业的技术人员或采用外包的方式完成档案数字化扫描工作，丰富系统内部的数字资源。

4.3   上线前应经多方测试

初步建立系统后，档案管理人员应加强系统功能模块测试，在测试系统的同时，可以以管理员的身份试用各项功能，对于试用过程中出现的问题，要及时形成书面记录，并反馈给供应商，以及时解决各类问题。档案管理系统需要面对用户，因此，档案管理人员应在工作中积极转变自身角色，以用户的视角测试系统，或者可在单位内部邀请其他部门的工作人员试用系统，记录用户反馈的问题，之后采取针对性的处理措施。

4.4   上线后落实答疑工作

新系统上线使用后，可能会出现前期测试中没有出现的问题，这要求档案管理人员与用户保持良好的沟通，第一时间解答用户在使用中遇到的问题，协助用户以较短的时间适应全新的系统环境。企业数字档案馆要想实现长期稳定运行，既要依靠自身优越的性能以及完善的技术手段，又要建立科学完善的控制機制。企业在数字档案馆建设规划设计过程中，必须严格遵守制度，按照规范要求做好各项工作，确保系统建设的有序性和规范性。

4.5   统一建设理念

企业信息化建设过程中，信息技术发挥着极为关键的作用，且该技术与企业战略规划具有十分密切的联系，已成为企业发展战略的一部分。目前，企业组织基础构架、业务流程和IT构架高度结合的企业发展战略已初步形成，该战略极大地推动了企业平稳前行。长期盈利是企业发展的重要目标，且很多因素均会影响数字档案馆建设，如资金等。档案系统维护具有长期性，软件升级需要较多的资金支持。如某档案馆建设一期工程所需费用为380万元，二期所需费用为100万元，而这仅为建设费用，未含后续的系统维护费用。所以数字档案馆建设过程中，必须同企业发展战略相协调，统一理念，推动数字档案馆平稳运行。

4.6   积极开展技能培训

为提高数字档案馆的运行质量，企业必须高度重视人员的技能培训，采取有效措施完善数字档案馆功能，编制详尽的员工操作手册，同时，基于操作手册对出版人、档案人员和管理人员开展个性化和系统化培训。同时，在平台上也要组织工作人员参与在线培训和在线讲座，不断提高档案管理人员的工作水平。

4.7   加强各部门协调工作

数字档案馆建设需要消耗大量的人力、物力和财力，这要求企业管理人员高度重视数字档案馆建设，促进数字档案馆建设平稳开展。此外，业务部门领导也应对此予以高度关注。在部门领导的支持下，协调各部门开展建设工作。另外，数字档案馆开发中要积极融合管理规范、工作流程和操作要求，这对业务部门和技术部门提出了十分严格的要求，只有积极沟通交流，才能确保业务规则和新技术的有效应用，改善档案服务质量。

5     结 语

企业在经营和发展中，需要积极开发档案信息资源，该任务成为企业档案工作中的重要内容。为提高企业数字档案馆建设质量，企业需根据当前实际情况，采取科学有效的策略组织开展数字档案馆建设工作，注重人员技能培训，做好各部门的沟通协调，优化企业档案服务，为企业长远发展做贡献。

主要参考文献

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