试论基层档案人员做好档案管理工作的重要性

罗海芳

摘 要： 一个单位是否能够规范开展档案管理工作，会对单位管理水平及业绩高低产生一定影响。因此进行基层单位档案管理的人员，应该充分认识到档案管理工作的重要性，并根据有关规范开展档案管理工作，在探索的道路上对档案管理思路进行不断改进和创新，通过这样的方式，可促进基层档案管理工作进一步发展。

关键词： 基层档案人员;档案管理;管理意识

【中图分类号】R197.32     【文献标识码】A     【文章编号】1674-3733（2020）19-0298-01

因为档案管理工作具有一定封闭性，加上档案管理方法落后，这将会限制档案管理人员的工作视野、思路及思维。为有效开展基层档案管理工作，档案人员应转变自身思想观念，并有效开拓创新精神，以此形成浓厚的档案管理工作氛围。档案人员在开展相关工作时，应认真总结良好的档案管理工作经验，掌握档案管理的规律和特点，通过新观念、新思路来应对新问题和新情况。

1 加强服务意识及水平，提升领导重视程度

无论是什么单位开展哪一项工作，都应获得领导重视，从而才能够顺利开展相应工作，对于档案管理工作来说也是这样的。领导是否全面认识到了档案工作重要性和价值，能够决定其对于档案管理工作的态度，也将在一定程度上影响档案管理工作的开展效果。在单位的议事日程中纳入档案管理工作相关内容，可使档案管理更加规范。目前一些单位领导没有充分认识到档案工作的重要性，主要是因为其不具备档案管理意识，觉得档案管理工作对单位发展没有任何作用。针对这一问题，非常有必要加强档案管理工作宣传，加强领导对于档案工作的认知，档案管理相关文件以及材料应由领导审批，使领导深刻了解这些工作，特别是一些密切联系着单位的材料，可通过这样的方式启发领导，并落实在实践中[1]。基层档案人员应经常将档案管理工作具体情况汇报给领导，提出做好档案管理工作对于单位发展的益处，使领导对档案管理工作加以重视。领导是否满意基层档案人员的工作，将能决定其对于档案工作的重视程度。从而基层档案人员应该热爱本职工作，做好每一项工作，落实每一项职责，留给领导一个良好印象。

2 实现档案管理现代化

档案管理在不断深入改革使其出现了很多急需解决的问题，比如档案数量逐渐增加，这将提升其管理和使用的难度;此外管理方法落后，会对档案质量造成直接影响，而开展档案现代化管理，才可以对出现的问题进行解决。

2.1 加强管理意识

档案管理工作具有较强专业性要求，其要求档案管理人员具备良好的工作责任感、职业道德、工作态度以及工作精神，并且可熟练掌握和运用档案管理理论知识以及相关技术，特别是应掌握现代化技术手段以及科学管理方法等档案管理基本技能。从而档案管理人员应认真学习相关专业知识，并开拓自身视野，完善知识结构，最终提升综合素质，做好档案管理工作。

2.2 提升综合素质合理使用现代化技术

档案中包括大量指示以及丰富的信息，形成一种多样的信息资源。然而整理档案工作较为复杂，产生较多重复劳动，并且劳动强度较大。这时使用計算机来整理档案，能够达到事半功倍的效果，向社会提供更好的服务。过去档案材料形成在文件起草、删减、修改，定稿打印、整理、传阅及归档主要是手工抄写。目前在档案管理中应用电子计算机技术，能够通过计算机系统完成以上工作，以此有效衔接自动化办公和文件形成、转换等环节，档案管理人员应有效掌握和使用现代化技术手段以及科学的操作管理技术。在信息社会，档案管理工作应实现信息化和数字化，这也是档案人员的工作方向[2]。

2.3 提升档案管理人员安全和法制意识

在档案管理工作中安全是非常重要的内容，也是管理工作的重点。在信息时代，各行各业开始应用网络信息技术，这能够为档案管理工作提供充足动力，可以此提升档案管理的信息化水平，保证档案信息向社会各界提供相应服务。（1）档案管理人员应该加强自身安全防范意识，并建立健全安全监察和监督机制，以此确保档案内容完整性和真实性。（2）定期安排网络维护人员来杀毒和检查，保证杀毒软件及时更新升级，防止网络病毒入侵。（3）将档案信息维护及备份工作做好，防止病毒侵害档案，确保储存档案的安全性。档案管理人员应该遵循法制政策，学习法律法规文件，树立良好的依法治档管理观念，并提升自身工作责任感，禁止作出违犯档案法的行为。

3 创新档案管理模式

在信息化时代，人才市场有着越来越激烈的竞争。在这样情况下，档案管理人员应该使用合理的手段创新档案管理模式：（1）构建档案的目标管理机制，基于此制定激励机制，使档案管理工作联系人员薪酬，从而使工作人员积极参与到管理工作中;（2）运用现代化管理方法，使网络信息技术结合档案管理模式，完善档案管理的信息系统，由此共享信息资源[3]。（3）档案管理人员应自主学习管理知识以及技术。有关部门应定期对其进行培训，将档案人员技能水平和专业素养提高，通过先进管理经验与模式，可熟练使用计算机信息技术，提升档案管理能力，在人力资源方面保障档案管理工作的开展。（4）在档案管理中应用和发展现代信息技术，档案管理人员应该总结经验，探索符合时代发展的理论与方法，并提升档案管理水平。

4 完善档案管理工作制度

基层档案管理工作属于动态过程，应不断收集信息，并补充档案，档案管理主要包括档案材料的检查、鉴别、转递、移交、登记、分类及借阅等，使其工作程序比较繁重，从而管理人员应该完善制定规章制度，并落实在工作实践中，确保人事档案内容具有真实性、完整性和连续性，防止出现弃档、有档无人、档案管理混乱等情况。档案管理人员应严格落实管理工作制度，保证工作开展有章可循，以此提升档案管理理念。此外，档案管理人员应对档案保密以及公共服务之间的关系进行良好处理，防止出现管理漏洞。

结束语：在单位管理中档案管理工作是其重要组成部分，单位领导应该重视档案工作，准确认识到档案管理工作重要性。档案人员可通过各种资源的利用实现档案管理现代化，提升自身综合素质，以此做好档案管理工作。

参考文献

[1] 董鹏昊.试论基层档案人员做好档案管理工作的重要性[J].魅力中国，2018，（12）：77.

[2] 常成良.关于基层档案管理工作的研究[J].卷宗，2019，9（33）：21.

[3] 耿哲.基层档案管理员如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2020，（12）：103，105.