高校电子档案管理问题与对策

姚小菊

【摘要】随着现代信息化、数字化的发展，电子档案管理已经逐步成为高校管理内容之一。随着互联网进入高校，电子档案管理存在的问题慢慢浮现出来。档案管理是一项专业性较强的工作，现代化、信息化的管理必然会出现传统管理办法不会出现的问题，所以对档案管理设备等各方面的硬件软件都会有更高的要求，也必然需要更专业、更有效的解决措施。

【关键词】高校电子档案;问题;对策

档案是学校工作重要组成部分，学校党政管理、教育教学、科研、学生学籍等所各项工作都离不开档案的建设和管理，学校档案信息化管理是学校档案管理的升级，能够通过信息化的手段整合资源，以快速高效完成管理工作。高校档案管理可大致分为教学档案、科研档案、学生学籍档案、党群行政档案、人事档案、基础建设档案、财务档案、学校人文历史档案等几大类别，又分为若干个二级类别档案，其类别繁多，数量大，内容复杂。

一、高校电子档案概述

（一）电子档案的定义。高校电子档案是指从事高教教学、科研以及管理档案日常工作中所形成的多重类型、具有一定保存价值不同形态、不同载体的历史记录，并且已经归纳成图片、文字、报表、邮件、电子试卷、声像音频等等。

（二）高校电子档案的优势。在计算机普遍运用的现代，很多管理已经趋向于现代信息技术的管理，信息技术的管理不仅快捷方便，还能提高工作效率，同时还能够最大化节约成本。管理人员通过计算机简单操作，便能够快速查询和归纳文档，很大程度上对繁琐的档案整理工作达到了减负的效果。当然管理人员必须要有计算机专业技能，才能够让档案管理工作简单化。档案管理从历史上就是一个非常繁杂繁琐的工作，要进行分类、整理、立卷、归档、排序、入库等，对于档案管理工作人员来说，档案管理既费神又费力还费时。有时候一个简单的手续在档案管理部门需要做很长时间才能够办完。档案管理工作如果有了电子档案管理系统，管理人员只需要简单录入所需要的信息，就能够归整其相关的工作内容。同时，高校的电子档案电脑要有足够的存储空间，可以容纳高校所涵盖的所有档案内容，包括学生信息，财务信息等。高校内容繁多，对于管理高校档案工作而言，每天查阅、翻阅、筛选需要大量的时间，如果在高科技方面能够有一定的支持，那么高校的档案管理工作就可以有效有序开展。

有效运用电子档案系统，对于档案管理工作而言，既方便又快捷，还能够提高档案管理工作的效率，但电子档案管理也存在着相当多的问题。

二、电子档案管理工作存在的问题

（一）档案管理工作的现状。高校电子档案管理已经推广了相当长的一段时间，但很多情况下，档案管理工作还保留延续传统的工作方式。大部分高校领导对于电子档案管理工作认知不足，不够重视，导致电子档案的管理和运用很难推行。电子档案管理对于工作人员的专业性要求较高，而很多高校的工作人员无法满足其计算机运用能力，造成多数只运用档案管理系统的皮毛，或者干脆放弃电子档案管理系统，在传统管理方面做功课。管理人员外出学习培训的机会少，而且很多档案工作人员身兼多职，多数兼做学校办公室工作，自然用在钻研档案专业知识的时间少，缺乏学习的积极性，造成很多人员宁愿运用传统管理档案的方式来工作。电子档案管理系统是要求很高的管理系统，内容包含着档案管理平台、办公系统内容、高校公文传输系统、网络安全系统及其他应用软件系统。除了这些管理系统以外，还有一些硬件系统，包括录像、打印等设备的管理。对于很多习惯传统管理档案的人员来说，这些要求过于专业，尤其是其专业素养，是很多人员无法达到的，这就造成很多档案管理人员排斥电子档案管理系统，从而造成电子档案系统无法有效推行。而传统的档案管理和现代的电子档案是有很大区别的，如果管理人员无法认真学习电子档案管理设备或系统的内容，就会让系统的存在变得毫无意义，而管理人员无法对电子档案管理系统产生真正意义上的了解和专研，无法掌握电子档案管理精髓，也无法有效推行电子档案管理。电子档案管理系统不仅对使用人员有一定的要求，对电子设备硬件也有一定的要求。但大部分高校会把大量的资金投入教学和科研方面，无法对档案管理有过多的投入，这就造成了电子档案管理的硬件设施陈旧或者干脆没有，无法满足现代化电子档案信息管理的需求。对现代化的管理模式而言，新型化的管理系统发展是日新月异的，一次的滞后会导致管理模式持续老旧，无法跟上时代，从而影响了整个档案的管理和输出。现阶段电子档案设备的投入资金不足，电子档案信息管理系统的部署不到位，这是学校重视程度不够，从而导致高校的电子檔案管理越加陈旧无法进步，这是现阶段很多高校电子档案管理存在的问题。

（二）电子档案管理存在的隐患。网络电子更新换代的速度快，很多技术如果无法及时更新，就会产生很多安全隐患。电子档案管理需要通过网络进行输出和查询，任何一个节点出现破坏，都会对电子档案产生影响。不安定因素的存在是电子档案管理的一大风险。电子档案管理是把档案存储成电子的形式，电子档案的可操作性变得简单容易，并且修改或者删减都不会留下痕迹，这就是计算机材料归整的弊端。传统的档案管理因为有笔迹的存在，更改或者是学校对其盖章签字都不可替代，而电子材料可以通过绑定终端文件，只需要简单的几个步骤，就可以很快修改删除档案内容。电子档案信息化管理简化了工作人员的操作流程，优化了工作程序，但也给管理工作带来了隐患。

三、高校电子档案管理对策

对于现阶段的高校来说，提高管理层对电子档案管理的认知是最重要的，对电子档案管理有一定的了解，思想上进行转变，不断深挖研究，改善电子管理工作是现阶段档案信息化的重要一点。

（一）加强对电子档案信息化的认知。电子档案管理工作是非常繁杂细微的，看似一点小事，却要求工作人员的专业性、系统的配合性以及高校领导的认知度和重视度。让整个高校的领导层认识到电子档案管理工作需要领导的支持和配合。电子档案不仅仅是管理学生的档案，所涉及的层面包含了学校的人力、物力、财力，保管的内容涉及高校的各个方面，所以需要高度重视，只有领导重视和支持，工作的开展才能有效有序。电子档案管理工作能够提上日程，并且不是孤立存在，而是通过多方面的配合完成建设，能够对电子档案的管理有序进行。

（二）投入足够的人力财力。对于电子档案的管理工作而言，第一要有服务精神，第二要有专业素养。首先，对于电子档案管理人员来说，要拥有较高的素质。高校档案管理人员，不仅管理学校的文书资料，所管理和接触的能反映学校发展历史面貌、具有史料价值的资料，如果无法对管理人员品行有一定的要求，只看能力不看品行，会出现不可预测的坏结果。其次，管理人员要具备专业素养。对于高校电子档案管理来说，需要接受过专业的计算机知识的学习，能够对系统知识有全面的了解，还需要对整体设备的管理有一定的基础能力，能够快速有效地处理所有高校的档案信息，提高高校的工作效率。对于高校来说，不仅仅是简单的整理档案，需要专业的管理人员，专业的档案归纳人员，管理档案的工作繁琐且有一定的工作量，工作人员要在这些繁重庞大的档案数据管理工作当中，梳理出清晰的脉络，能够有效进行档案的归纳和整理，这是一个相对规范化的实践工作，要求人员对档案有一定的敏感度，能够确保文档录入的同时文件真实，还要业务熟练，能够很快操作系统程序。高效率的档案管理工作，对于教师和学生用于查阅资料或管理内容都是方便快捷的。最后，要提高服务意识。档案管理工作直接面对学校的行政事务和领导、师生，为学校的党政管理和教育教学提供有力的凭证作用，体现档案的价值所在，提高服务理念和服务意识，切实解决学校和师生的实际问题。

（三）提高电子档案信息的安全。电子档案随着信息的快速发展，很多电子档案记录了大量的信息，对于硬件软件都有较高的要求。对于管理系统而言，所需要的保护模块提高了要求，所以学校在电子档案系统设定的情况下，加入一些传统的档案管理办法，对相对成熟的传统档案管理办法内容进行保留，让传统的档案管理办法可以成为现代化档案管理工作内容的辅助，有了这层保障，对于档案管理保护有了极大的提高。同时学校电子档案的管理探索也是电子档案管理工作的重要一环，学校课题不断扩大对信息安全系统的研究发展，以便健全档案管理系统的完善工作，确保档案体统得到保障。保护工作也可以通过几层防护措施来保证，在网络连接的情况下，让每一个环节每一个连接点都有密钥保护，电脑通过防火墙保护。这样多做几层防护，对于防止资料的外泄或被篡改有着重要的防御作用。或者多安装一些防火墙，防止未授权的外部网络窃取学校档案系统，确保电子档案的安全性有着至关重要的作用。通常情况下，可以保持档案管理系统运用校内网络，这样在便于教师学生查询的同时，能够有效杜绝外来的有害系统攻击高校的档案管理系统。同时电子档案管理工作要根据国家和升级出台的管理办法来统一开展工作，确保校内进行的档案管理制度是一致的，这样便于对高校的档案进行充分的管理，档案管理工作是一个高质量高专业的管理体系，这个岗位的工作人员必须时刻学习，通过对大数据、信息化内容的学习，更好地运用于档案管理工作中。档案管理工作要注重拥有丰富的专业知识，在提高档案管理系统内容的同时，能够培养出有能力创新性的技术性人才，繁琐的档案工作才能够有序开展。学校档案信息管理工作人员要懂得利用有限的资源，把管理、整理和制度有效结合，让档案管理工作更上一个台阶。

四、结语

網络技术是档案管理工作的基础，学校通过对先进技术的学习，落实电子档案系统在高校的有效发展。高校电子档案系统的落实需要人力物力的有效配备，只有满足了基础的配备才能促使信息高科技管理落地生根。只有通过便捷的数字化管理模式，才能为高校的教学科研提供强有力的服务。电子档案在高校的落地是必不可少的，而电子档案管理工作是高校管理工作的重要一环，只有通过有效的现代化管理模式，才能够让高校的工作有序快捷地发展。电子档案这个新鲜事物能够被高校有效运用，必须确保其人员的配备，高效的管理模式，这样才能够在不断发展的今天，让电子档案对高校的管理工作起到重要的作用。

【参考文献】

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