医院人事档案管理数字化实现过程

苏丹 韩笑

【摘要】本文根据医院人事档案数字化管理现状，阐述了医院人事档案管理的意义，并且提出医院人事档案数字化管理实现路径。

【关键词】医院人事档案;数字化管理;实现路径

我国社会经济的快速发展，推动了医疗事业的革新，对医院的管理提出了更多的要求。医院人事档案数字化管理指的是利用现代化网络技术和信息技术相结合，对传统的纸质文献进行信息化处理，转为可以利用计算机阅读的文献资源。信息技术的发展，要求医院重视人事档案管理，将信息技术融入档案管理当中去，不断完善医院人事档案管理平台和制度，创新管理手段，进而加快医院人事档案数字化建设和管理步伐，从而解决传统医院人事档案管理存在的缺陷问题，全面提升医院档案管理水平，有效推动档案事业快速发展。

一、医院人事档案数字化管理的内涵

（一）人事档案的内涵。人事档案是将医院所有人员、病患的档案信息通过文字、图片、音像的方式，进行全面的记录。其中包含了人事调动和管理等其他综合信息。人事档案管理指的是对所有的档案资料信息进行记录、整理以及统计和保存的行为管理活动。在医院管理过程中，医院人事档案管理是其中重要的一部分，对医院的长远发展有着重要的助力作用。

（二）人事档案数字化管理的优势。医院人事档案数字化管理，和传统的纸质档案管理有着明显的差异，且管理效率优于传统的管理方法。传统的纸质档案管理，不能达到信息资源共享的目的，而且管理效率极低。首先，人事档案数字化管理，可以通过完善管理系统，对人事档案数据和资源进行输出和输入，对电子档案进行归纳和分类，建立信息化人事档案管理模式，利用管理系统对人事调动、晋升进行记录，健全人事管理流程，提升医院管理工作效率和效果。其次，信息技术促使档案管理检索和查找更加便利，纸质档案人工检索的方式，不仅耗时长，且检索效率低。因此，利用现代化数字管理系统建立相应的数据库和检索目录，可以提供多样化的检索方式，不仅提升了电子档案精确检索率，还减轻了人工检索的劳动力，节省了成本，提升了档案管理效率。此外，进行数字化人事档案管理，提升了档案管理的安全性，在对纸质档案进行电子档案转化过程中，利用计算机录入，能够让电子档案和纸质档案相匹配，不仅降低了对纸质档案的复杂保护工作，还提升了档案的安全机密性，延长了档案使用寿命，发挥了医院人事档案的高效价值和作用。

二、医院人事档案管理现状

（一）管理方式和制度有待更新。医院人事档案管理工作是医院管理工作中的一项重要内容，对医院的可持续性发展起着重要的促进作用。任何管理工作的执行都需要有完善的管理制度，但在很多医院人事档案管理过程中，在档案管理方面的制度并不完善。在信息技术飞速发展的今天，建立信息化的人事档案管理制度愈发重要，保证管理制度能够跟随时代特征的变化而变化，保证管理制度能够为档案管理工作提供工作指南，保证管理制度能够成为所有档案管理人员的工作规范和准则。然而，目前的大多數医院，并没有对人事档案管理拟定出相应的管理制度，即使具备相应的完善管理制度，也没有落实到具体的档案工作管理环节当中，严重阻碍了人事档案管理数字化建设的进程。

（二）管理硬件设备落后。随着我国医疗事业的快速发展和改革，我国大部分医院将资金投入医疗器械的购置方面，对于医院人事档案管理工作有所忽视，导致人事档案管理设备存在落后的问题，也降低了人事档案管理效果和效率。由于经费投入不足，信息电子化发展缓慢，设备设施的落后，造成医院人事档案资料存在着安全隐患。

（三）管理人员意识薄弱。档案管理人员是档案管理工作有序进行的保障，但目前大部分医院的档案管理人员在档案管理工作上，普遍采用的还是传统的纸质管理模式，没有利用现代信息技术相关的知识，更没有利用信息技术对档案进行高效管理。再加上医院人事档案管理人员的业务水平并不高，他们很多没有接受过专业的档案管理方面的学习，也没有机会进行全面系统的培训，导致大部分医院档案管理人员专业水平欠缺的情况非常普遍。另外，在医院档案管理过程中，大多数管理人员的年龄偏高，对现代信息化技术的了解程度存在严重认知不足，导致即使医院投入了很多现代化设备到档案管理中，但由于认知问题，档案管理数字化建设还是陷入困境。此外，相关管理人员总是根据传统的经验去进行人事档案管理，进而降低了医院人事档案管理工作效率。

三、医院人事档案数字化管理有效实现路径

（一）完善档案信息数据库。首先，医院人事档案数字化管理，应该完善档案信息数据库，根据医院的人事档案实际情况，建立办公自动化档案管理系统，将医院信息系统广泛用于人事档案工作当中。其次，将纸质档案信息化通过数据的形式来体现，将相应的纸质档案内容录入数据表中，对纸质档案进行分类和归纳，确定纸质档案的数据保存形式。再次，在对档案图像进行采集前，应该建立档案目标，将档案目录录入信息数据系统，确定标准目录、文件、页数和份数等。最后，将电子档案和纸质档案对照一遍，检查是否一致。

（二）查找系统的设计。人事档案数字化管理的重点内容是将人事档案的信息进行整理、分类以及加工、查询等，建立人事档案数字化管理系统的目的是为了提升人事档案管理效率，查找资料更加便利，满足不同查找人员的需求。对于查找系统和功能的设计，应该设置姓名、学历、专业、工作经历等，系统提供快捷的字段增删功能，对档案实现全方位的档案信息和变动信息管理。在主页面对检索条件进行设计，可以根据数据库中不同字段来实现，选中的记录动态，找到符合要求的查询表，因此，系统需要根据不同用户的需求提供多种查询方式，灵活设置查询模式和条件，可以有效满足用户的查询要求。需要随时对档案资料进行录入和更新，以便全动态跟踪档案的变化。

（三）完善人事档案管理制度。为了加快医院人事档案数字化建设和管理进程，当建立人事档案管理系统后，应该完善相应的管理制度，明确岗位职责和义务，根据档案系统的使用章程和数据归档标准，促使医院每个岗位、每个人员的信息收集更加高效便利。同时，对人事档案管理人员定期进行专业系统的培训和学习，要求管理人员掌握理论和业务方面的知识，还需要提升自身的信息化应用水平，加强综合分析和处理问题的能力，发展档案管理人员的创新意识和精神，将所有的创新手段体现在人事档案管理工作环节当中，积极主动的优化人事档案管理资源信息，与医院各部门进行交流沟通，为医疗事业的发展奠定基础保障。

四、结语

总之，随着社会经济和科学技术的快速发展，医院人事档案管理工作应该与时俱进，紧跟时代发展的步伐，通过人事档案数字化管理，不仅可以减轻人员的工作负担，还能提升档案管理效率，促进医院人事档案资料安全性提升。因此，信息时代背景下，医院在人事档案管理过程中，应该充分利用信息技术建立档案管理系统，不断完善管理制度，提升档案管理人员的综合素养，进而提高人事档案管理的可靠性和安全性，实现医院人事档案资料数字化管理，为医院的稳定、健康发展奠定基础。

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