新时期中职学校档案管理工作现状与完善措施

田丽慧

【摘要】随着我国对教育职业的不断重视，对中职学校档案管理工作的开展提出了更高的要求。当前中职院校档案管理工作体系还不完善，档案管理工作的展开缺乏可行性目标，因此影响了整个档案管理工作的开展效率。对于中职院校而言，档案管理对于学校的长远发展有着重要的意义。中职院校应通过各种渠道做好档案管理工作，包括从理念上重视，从制度上完善，以及加强信息化技术应用等，确保为今后的发展提供更好的档案服务。

【关键词】中职;档案管理;信息化

中职院校档案管理工作的展开，不仅关系着学生的整体发展，而且还影响着整个学校的发展水平。档案不僅记录了学校过去的发展历程，而且还记录了学校当前的各种现实情况，这是学校长远发展的基础。因此，现实通常会根据学校档案衡量院校的真实发展水平，中职院校应重视档案管理工作的开展，并通过采取相应的完善措施，确保档案内容的丰富性、完整性、真实性和可靠性，以此来提高中职院校档案管理工作的效率。本文针对新时期中职学校档案管理工作现状与完善措施展开具体的分析与讨论。

一、中职学校档案管理工作存在的问题

通过对目前中职学校档案管理工作中的问题进行分析与了解，可在一定程度上有效帮助我们及时采取针对性的解决措施，加大对档案管理工作开展的重视度，提高档案管理效率，保证档案内容记录的真实性，避免出现档案丢失的状况，能有效提高中职学校的整体发展水平。下面，针对目前中职学校档案管理工作中的问题展开具体的分析与讨论。

（一）学校领导对档案管理工作不够重视。中职学校领导通常将更多精力应用于校园硬件设施改善以及招生和教学工作，对于档案管理工作的展开有所忽视，这样就导致档案内容得不到实时更新，以此也就无法发挥出档案记录的价值。在很多学校，档案管理的重要性并没有得到足够的重视。此外，学校资金的缺乏导致对于档案管理工作的投资力度较低，没有配备较为完善的档案管理设备，给档案管理工作的展开带来了难度。因此，中职学校领导“重教育，轻档案”的思想是导致当前中职学校档案管理工作开展效率低的主要原因之一。在中国教育体制中，领导的重视，意味着更多的资源投入，中职院校领导对于档案工作的重视程度不够，意味着对于档案管理的投入明显不足，这会限制档案管理水平的提升。

（二）档案管理工作中信息化建设落后。随着互联网技术的不断发展与更新，其在各行各业都表现出了较强的应用优势。信息化技术在档案管理工作中的应用，不仅可以简化整个档案管理工作的开展流程，减轻工作人员的工作量，而且还能提高档案的管理效率。但是，针对当前中职院校的档案管理工作而言，有相当一部分中职院校依旧采用纸质档案，不仅更新以及记录起来较为困难，而且还容易丢失。信息化建设需要在软硬件设施方面进行改造和提升，并且还需要配备对应的信息化管理人才。就目前情况来看，中职院校在档案管理方面缺乏专业化的管理人才，还未掌握新型的信息化档案管理软件，这样就给档案管理工作的有效展开带来了难度。

（三）管理制度体系不够完善。较为完善的管理制度体系，可以为中职学校档案管理工作的展开提供重要的制度支撑。但是，当前中职学校档案管理人员较少，且多数档案管理人员是由各个任课老师兼任，而任课老师平时忙于教学工作，自然也就忽视了对档案的有效管理。实际上，要想做好档案管理，必须有专人专责。相当一部分中职院校并没有制定较为完善的管理制度体系，使得档案管理工作的展开缺乏科学的管理目标和正确的理论指导，各个部门只是对本部门的档案进行管理，这样使得档案管理缺乏体系化水平，并且很容易造成档案的缺失。此外，每当上级对档案进行审查时，学校往往会采用大量的人力、财力和物力对档案进行突击完善，这样也就给档案记录的真实性带来了影响。

二、中职学校档案管理工作的完善措施

（一）思想上正确认识档案管理工作。要想确保档案管理工作能够有序展开，中职学校的领导应从思想上认识到该项工作开展的重要性和价值，这样才会投入更多的精力和财力，确保能够提高档案管理工作的开展水平。学校的管理者还应做好档案管理的宣传与推广工作，通过开展培训的方式，能够让不同岗位的人员认识到档案管理的重要性并掌握档案管理的方法和技巧，促进不同岗位部门密切配合，确保给档案管理工作的展开给予更多的支持和帮助。要想让中职院校领导重视档案管理工作，除了要认识到档案管理工作的重要性之外，更重要的是政府教育主管部门的整体重视，并提出一些具体要求，这会让中职院校领导更加重视档案管理工作。

（二）引入信息化建设的管理策略。随着中职学校的不断发展，数据量以及信息量都在不断加大，相应的传统纸质化档案已经无法满足当前中职学校的发展需求。因此，学校应合理运用信息化技术，避免档案在保存的过程中出现丢失。而档案管理人员在运用信息化技术时，也应了解当前信息化的环境特点，并结合当前社会的发展形势，实现管理方式的有效创新，合理地调整自身的工作模式，确保能够推进信息化档案管理工作的展开。此外，学校还应制定相应的人才引进制度，吸引更多高质量管理人才实现对档案的有效管理，确保档案管理向着更加科学化和信息化的方向发展。尤其是伴随着大数据技术的进步，运用大数据技术对档案进行管理，还可以为学校的管理与发展提供一些切实的依据。比如说，根据生源的地域、家庭、父母职业等情况，可以更好地进行贫困生认定，从而制定更有效的贫困生补贴政策;另外，根据学生的学习基础、专业志愿等，进行课程调整等。

（三）完善档案管理工作的开展制度。缺乏较为完整的档案管理制度，使得中职学校档案管理工作的展开缺乏目的性和合理性。因此，学校应根据档案工作的特点以及学校的具体发展状况，来制定一套较为完善的档案管理工作体系，确保档案管理制度的制定能够更具针对性和合理性，以此为档案管理工作的展开奠定坚实的基础。而在完善制度的过程中，还应根据不同档案的管理需求，分为不同的管理部门，有效明确各个部门的管理职责，确保各个管理部门都能完成档案的收集、管理、分类以及归档工作，保证档案内容的真实性和可靠性。此外，不同部门之间还应密切合作，共同实现对档案的高效管理。制度建设是长期稳定的，中职院校档案管理制度的完善，才是推动档案管理事业长远稳定发展的根本。

三、结论

不断研究与分析新时期中职学校档案管理工作现状与完善措施，对于有效促进档案管理工作的顺利展开，提供档案管理效率以及提高中职学校的发展水平都具有至关重要的作用。因此，我们应首先探讨与分析目前中职学校档案管理工作中的问题，根据这些问题，寻找对应的改善措施，包括从思想上正确认识档案管理工作、引入信息化的管理策略以及完善档案管理工作的开展制度三个方面来有效完善中职学校的档案管理工作，确保能够提高档案管理工作的开展水平，以此来为学校的可持续发展提供服务。中职院校档案管理工作的完善，对于中职院校的长远发展，有着积极的意义。

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