提高办公室档案管理工作效率的方法探讨

童文凌

【摘要】档案是过去、现在、将来对人类社会有保存价值的信息载体，随着人们进入网络信息时代，信息化正深刻影响人们的生产和生活，计算机技术、网络信息技术等逐步被应用于档案管理领域，办公室人员应认识到当前档案管理工作效率不高的事实，加强对其原因的分析，积极探索提高工作效率的方法及策略，深化办公室档案管理改革。

【关键词】办公室;档案管理;工作方法

办公室档案管理工作内容以收集、整理和保存文件资料为主，通过记录档案反映事物的发展，体现档案的查询和借鉴等价值。对于办公室来说，档案管理是其工作的重要组成部分，直接关系到其他工作的开展，但是档案管理工作并未很好地适应信息化时代的发展，呈现出效率低下的现状，急需想办法改进和强化。

一、办公室档案管理工作效率不高的原因

（一）基础设施不全。软硬件基础设施是促进档案管理信息化建设的基本载体，配齐软硬件设施是提高办公室档案管理工作效率的基本方法。但是目前部分单位办公室的档案设施并不齐备，设施设备故障经常引发损失，降低档案管理工作效率。

（二）管理方式落后。管理方式不够先进是导致办公室档案管理工作效率偏低的根本原因，这主要表现为日常工作局限于保存资料，管理工作流程也流于形式，除了保存文件资料，没能及时利用先进技术上传信息，缺少对档案数据信息的收集和整理。

（三）人员素质不高。办公室人员对档案管理重要性的认识不够，管理意识相对薄弱，缺少专业的理论知识和业务技能，导致办公室的部分档案处于堆放状态，无法很好地满足新时代的档案管理信息化建设需要，直接造成档案工作效率低下。

（四）开发利用不足。各单位的档案记录着其发展历程，档案可以说是工作的缩影，但办公室人员缺少档案开发利用意识，导致档案资源被闲置，查阅档案如同海底捞针，费时费力，严重限制档案资料价值的发挥。

二、提高办公室档案管理工作效率的方法策略

（一）完善档案管理基础设施。在软硬件建设方面，应针对办公室档案的安全配备门禁、防盗存储柜、防磁防火柜、温度计、湿度计、监控系统和空调等设施、设备，特别是要配齐灭火器材，包括灭火毯、防毒面罩等，办公室人员在遇到紧急情况时能够保护自身安全，及时抢救珍贵的档案材料。监控设备则能在非工作时间起到安全保护作用，并且档案安全防御设施应持续更新和升级，及时在档案安全管理工作中使用新设备。与此同时，配备计算机、扫描仪、打印机、相机、录音设备以及文字、图片、音频、视频等信息的录入、输出、运转等基础设施，平时要专门安排人员定期检查这些设施和设备的使用状况、可能存在的故障，做好对应的记录，容易发生故障的一些部件要储备应急件。办公室档案信息的存储设备、安全管理设施都与介质息息相关，应合理选择存储介质，实现档案安全管理。现阶段办公室档案信息化多以照片、扫描件、音频和视频等资料为主，除了系统存储还应引进CD、DVD等设备，因为光盘方便携带，存取速度也较快，有易保存、成本低廉等优势，只是和硬盘相比存储速率、存儲量、稳定性等有不足。那么在实际工作中就要按照存储档案信息的要求科学选择存储设备，尤其是存储珍贵的档案信息时要使用专业的、有较强稳定性的存储设备，或者将其转化成纸质材料实行安全存储;对于需要长期保存的档案资源，应选用质量过硬的硬件设备、有较强稳定性的存储设备;对于保管周期较短、存储速度要求不严的档案可以使用价格低廉的可擦除光盘或一次性光盘，体现档案管理的有效性。

（二）更新档案管理工作方式。办公室人员在收集档案时应重视全流程控制及无缝衔接。在网络信息时代，档案数据主要源于各单位业务系统产生的数据，立档部门不同，其业务档案也不同，办公室在接收这些档案资料时要强化前端控制，在各业务系统中渗透档案管理工作，促使系统实时对接，确保各系统的档案数据可以实时向档案系统流转，保证档案管理的规范和高效。值得一提的是，办公室人员不能简单地收集电子档案，要投入更多时间和精力去监控各业务部门电子档案的生成，确保电子档案的安全性、可读性。在开展档案管理工作的过程中，办公室人员还要利用存储技术提升档案管理的科学化水平。如云计算技术诞生于大数据时代，云计算能针对计算资源和存储资源实施按需分配、动态扩展，支持存储并处理庞大的数据，使得办公室获得提升档案管理系统扩展性的机遇，应在档案管理中使用云计算技术，动态增减存储资源、计算资源，满足档案数据量的高速增长和服务器高速扩容的要求，大大降低系统的投资与维护成本。随着各单位积极打造业务协同平台，除了独立数据库，应集中建立档案备份中心，确保档案长期可靠、安全。

（三）加强档案工作人员培训。在新时代，单位办公室档案管理的要求和环境呈现出动态性的特点，因而办公室人员的专业能力与素质也应不断提升，和办公室档案管理工作的要求、环境实现良好对接。因此，各单位既要引导办公室人员加强自主学习和终身学习，还要积极开展培训工作，提升办公室档案工作队伍的整体素质。首先，办公室要引导档案人员认识档案管理工作的新要求、新环境，不仅要关注档案管理发展前沿，还要将新的办公室档案管理工作理念和技术、方法等融入培训活动。其次，办公室要完善人员培训制度，保证人员培训目标、规划、流程等都是明确的，预防出现随意性、盲目性。再次，为进一步调动办公室人员的档案管理工作热情，办公室有必要基于完善的考评机制建立档案工作激励机制，鼓励办公室人员严格执行档案管理工作制度，自觉约束自身行为，激发档案管理工作的动力，进而为提高办公室档案管理工作效率提供可靠保障。

（四）加大档案开发利用力度。办公室的传统档案管理工作方法难以适应时代发展需要，必须积极改革，利用网络信息时代的便利发挥信息技术的作用，从而基于移动互联网开发硬件设备、软件系统，针对档案信息资源加强开发，把死档案变成活档案，发挥单位现有档案信息资源的价值，提高办公室档案利用率。除了为单位的运作、其他部门开展工作提供服务外，办公室人员还应认识到公共管理方法的价值，满足大众对档案资源的合理需求。办公室人员要改变传统的事务性档案工作理念，重建符合大众档案利用的管理制度。如单位办公室人员要针对档案加大梳理和开发力度，除了不能公开涉密档案外，可以专门成立档案开发小组，采取科学方法和手段鉴定档案资源，通过多样化的宣传和公开方式引导大众使用价值较大的、适合公开的档案资源，或者组织大众参观、鉴赏等，为其提供多样化的档案资源利用服务，实现办公室档案信息资源的共享，发挥档案拥有的价值。

三、结语

办公室档案管理工作和单位其他工作有一定的联系，办公室有效开展档案管理工作是单位有序开展各项工作、实现正常运作的重要保障，对应人员应充分发挥档案管理设施的作用，在更新档案管理工作方式的同时，提高人员素质，注重对档案资源的开发和利用，从而体现档案资源的价值，促使单位各部门密切配合，切实提高档案管理工作效率，更好地服务于单位的运作和发展。

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