医学院校人事档案信息化管理探究

刘佳

【摘要】从当前的医学院校人事档案管理工作现状来看，要想实现信息化管理，还存在诸多亟待解决的问题，需要学校以及人事档案管理部门进一步努力。本文针对医学院校人事档案信息化管理进行分析和研究。

【关键词】医学院校;人事档案;信息化管理

随着信息技术、网络技术的不断发展，各类信息资源铺天盖地涌入人们的日常生活，这些多样化的信息资源为社会各行业的发展带来了前所未有的机遇，同时也给信息管理部门带来了一系列挑战，医学院校的人事档案信息管理部门肩负着学校人才管理、人才资源优化配置等多方面的重要职责，近些年，我国提出了大力开展信息化建设、加快实现社会主义现代化建设的发展方针，由此可见，不管是高校还是企事业单位，实现人事档案信息化管理都是顺应当今时代发展趋势的必然选择。

一、人事档案信息化管理的主要特点

（一）网络化的共享平台。在信息化时代，人事档案资料已经成为反映部门或者单位实力的一种重要途径，同时也是单位或部门之间人与人相互了解的一种有效方式，更是使个体熟悉自身工作环境的重要渠道。人事档案信息化管理可实现档案资料的实时共享，提升资源的开放性和共享性，进而为部门和单位工作的开展提供更多的便利。

（二）分级式的查阅形式。在信息技术飞速发展的时代背景下，单位以及各部门都基本成立了属于自己的门户网站，人们可以根据自身的需要随时进入门户网站搜寻人事档案资料。但这些人事档案资料按照其保密水平与开放程度的不同是具有等级差异的。例如，非该部门或者单位的人员在进行人事档案资料查阅的时候，只能查阅一些已经对外开放的人事档案资料;而单位或部门内部人员则拥有更大的权限，可查阅一些保密程度较高的人事档案资料;如果是单位或者部门的负责人，则可以查阅机密度更高的人事档案管理资料。

（三）数据化的档案管理模式。当今时代，人们已经能借助数据化的模式来进行电子人事档案资料的管理，管理者可首先编制一套完整的管理模板，然后再添加具体的电子人事档案分类标签，在需要用到人事档案资料的时候，只需要输入相应的查找指令，就能很快找到所需资料。

（四）电子化的档案载体。现阶段，人事档案资料已经实现了电子化管理，档案管理人员只需要借助计算机，就能顺利完成电子化文档的处理工作，只要具备较大容量的硬盘，就能实现对海量人事档案资料的有效存储，这样一来，不但有效分散了纸质档案管理的压力，同时也能避免因人工失误而导致的档案资料丢失等问题。

二、医学院校人事档案信息化管理面临的主要问题

（一）软硬件设施的投入以及人员的配备不足。要实现人事档案信息化管理的目标，就必须具备完善的软硬件设施以及充足的人才资源。但是，从当前的现状来看，绝大部分医学院校的人事档案部门在档案资料的信息化管理上存在设施设备不完善、人员配备不足的问题。尽管安排了专门的部门和人员负责此项工作，但是由于涉及的档案资料数量十分庞大，人员的数量相对于实际工作量来说偏少。与此同时，人事档案管理部门的打印机、计算机等硬件设施设备普遍较为落后，且大都不具备微缩设备、扫描仪等现代化硬件设施，实用性的档案信息系统软件更是十分匮乏，这就导致人事档案信息化管理工作的有效开展受到了严重阻碍。

（二）人事档案管理模式较为落后。我国很多医学院校在人事档案管理上还处在传统人工管理阶段，无法跟上当今时代的发展变化。尽管学校给档案部门配备了专门的计算机，但是档案部门的工作人员在计算机应用水平方面还处于初级阶段，大多数人员都只能进行Word、Excel等简单办公软件的操作，而无法运用一些专门的档案信息软件对档案信息资料进行录入。这样的管理模式事实上并未完全走出以往的手工操作阶段，这就对档案信息资源的有效利用造成了严重影响，尤其是对于医学院校这种本身学生数量较多，且分布较为分散的特殊院校来说，传统的人事档案管理模式显然已经无法适应当今时代学校的发展需求。

三、医学院校人事档案信息化管理的对策

（一）适当加大软硬件设施的投入以及人才培养力度。针对当前医学院校在人事档案信息化管理上存在的软硬件设施投入以及人才配备不足的现状，必须进一步加大软硬件设施的投入以及人才培养力度。首先，医学院校应当设立专门的信息化建设基金，使人事档案管理部门具备足够的资金进行软硬件设施设备的采购，加快建设现代化档案管理平台，将以往的手工保管模式转变为现代化人事管理模式，进而推动人事档案管理信息化發展目标的实现。其次，医学院校应当注重对人事档案信息化管理人才的培养，适当加大智力投资力度，优化智力投资模式，通过全新的信息理论和信息技术为人事档案管理人员充电，使其岗位胜任力得到进一步提升。同时，人事档案管理人员必须积极意识到自身角色的转变，把自己从以往的实体管理者转变为信息管理员以及信息的发布者，在平常的工作中注重对自身计算机应用能力的提升，积极锻炼自己运用数字化、信息化手段来进行档案信息管理的能力。

（二）积极转变人事档案管理模式，树立人事档案信息化管理意识。要想实现人事档案信息化管理的最终目标，就必须积极转变目前的传统管理模式，摒弃落后的管理观念，全面提升人事档案管理工作效率和质量。首先，学校领导以及人事档案管理人员必须具备现代化管理意识，积极借助各种现代化高科技，如计算机技术、网络通信技术、安全保护技术、数据库技术等，对学校的人事档案资料进行信息化管理。其次，应加强对信息管理理念的创新，注重对人事档案资料的多角度探讨和深层次分析，使档案资源的潜在价值得到有效开发，从而促进资源利用率进一步提升。此外，还必须加快建设人事档案资源数据库，使其成为学校人事部门辅助信息库，并通过该数据库实现档案资源信息的实时共享。

（三）加强基础建设，为人事档案信息化管理提供保障。医学院校人事档案信息化管理目标的实现必须以完善的基础建设作为保障。因此，学校必须提高对基础建设的重视度。首先，应当做好人事档案资料的收集、归类以及整理入档等工作，从源头上控制好人事档案资料的质量，确保资料的完整性与真实性。其次，应结合相关规章制度落实好人事档案资料的监督与考察工作。使其分类得到进一步细化，编排目录更加清晰、简洁。一旦发现某一环节的工作存在问题或者某项资料的内容不够完善，必须第一时间进行通报，并采取相应的整改措施，这样就能使人事档案信息化管理基础进一步得到夯实，促进人事档案信息化管理的科学化、高效化开展。

（四）做好档案信息的安全防护工作。信息技术的引入为人事档案管理提供了更加便捷化、高效化的手段，但同时也使档案信息面临极大的安全风险。人事档案的信息化管理使得电子档案与网络实现了有效连接，网络环境本身具有较强的开放性，电脑黑客以及各种病毒的入侵很容易使电子档案信息泄露或丢失，因此，必须做好信息安全防护工作，通过设置防火墙、登录密码等来确保电子档案的安全质量。

四、结语

综上所述，人事档案信息化管理对医学院校的长远健康发展意义重大。目前，国内很多医学院校在人事档案信息化管理方面面临软硬件设施投入不足、缺乏足够的人才资源、管理模式落后等问题。要解决上述问题，必须适当加大软硬件设施以及人才培养的投入力度，积极转变人事档案管理模式，树立现代化管理意识，强化基础建设，并落实好档案信息的安全防护工作，以免信息被不法人员窃取。

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