事业单位档案管理信息化建设研究

朱峻峰

【摘要】随着现代化信息技术的飞速发展，事业单位应积极顺应时代的变革，转变当前的档案管理模式，优化整体工作水平，为建立高效的档案管理机制而不断优化自身的工作思路。本文就事业单位档案管理信息化建设的重要性展开分析，并结合具体的问题，给予参考建议。

【关键词】信息化;事业单位;档案管理;重要性

一、事业单位档案管理信息化建设的重要性

事业单位与普通企业的档案管理工作相比，具有一定的独特性，这是它隶属于国家的性质而决定的。人事调动、工作纪要记录以及发展历程等内容则是其工作的重点，这些资料都是事业单位历史变革的见证，有着重大的意义。现代社会科技的快速发展，使得办公走向自动化、无纸化的道路，档案的生成方式也从传统的方式走向了信息化的道路，读取的方式从人工走向了机读。这样的档案管理方式与传统的纸质管理方式有着很大区别。在未来档案管理当中，档案工作人员会面临各种各样的档案文件，对于信息检索者来说，无论是进行信息决策还是开展有关的项目服务，这些都是可以参考的重要内容。所以，积极创新事业单位档案管理的方式方法，深入数字化、信息化的应用手段，推进档案信息化管理工作，更有助于实现事业单位档案管理工作的优化、效率的提升，对于实现档案管理工作的可持续发展大有裨益。

二、目前事业单位档案信息化管理存在的问题

（一）缺乏对档案信息化管理的重视。在传统的档案工作中，事业单位领导往往缺乏对档案管理的认识，导致在工作中没有主动性，也没有管理创新的意识。在统筹规划上，通常认为档案管理的工作只是对人事档案信息的保管、储存，并不愿意耗费过多的精力和时间，最终让档案管理信息化流于形式。尤其是在信息化管理日渐普及的当下，这种管理思维已经不能顺应档案管理的新需要。

（二）档案管理人员信息化处理能力低。在信息化突飞猛进的当下，事业单位档案管理人员信息素养、综合素质都难以充分适应工作需求。当下很多档案从业者不是档案专业毕业的，也未经过专业的培训，缺乏对档案管理信息化的理念认知，在新思想、新思维方面，整体知识储备薄弱，对待现代信息技术的掌握、数据的处理等都不够熟悉，总体来说工作缺乏有效性和针对性。

（三）档案信息化建设平台更新速度缓慢。目前我国部分事业单位在开展档案信息化建设时，虽然拥有较为完善的员工档案信息管理系统作为档案信息管理建设的基础，但是在实践过程中，档案信息管理系统以及其平台建设中受重视程度相对较为欠缺。很多事业单位的档案管理人员仍旧使用最传统的档案管理方式，并没有将全新的档案管理方式融入自己的日常工作中，使得档案管理的质量难以在短时间内得到提升。档案信息化平台建设更新的速度较慢，这无法让一部分新入职的员工信息录入系统中，更没有办法帮助更多的人在短时间内找到所需要的档案，这给利用档案信息化平台获取相关的资料、人才的优化以及管理带来了相对较大的阻碍。不仅如此，由于我国部分事业单位的管理人员，在进行档案管理以及档案的收集过程中，没有保持灵活且变通的思维，仍旧按照千篇一律的原则进行工作，使得档案管理变成了一个重复性的劳动。但是通过对档案管理这一工作进行分析，能发现档案管理并不是要求工作人员在实际收集档案时将档案管理变得十分单一，而是需要考虑到在互联网时代下以及计算机飞速发展的当前，档案应如何进行管理，如何确保纸质档案与电子档案能够共同流通，并且方便事业单位的工作人员对档案进行及时分析与查询。目前网络的极速发展让很多人员在分析、使用档案时更习惯使用电子版。传统的档案管理人员由于其在工作时缺乏思维上的改变，进而导致档案管理工作出现了一个非常大的漏洞，缺乏系统且成套的档案资料，档案整理内容不完整，很多复印件无原稿。

三、事业单位档案管理信息化优化策略

（一）合理规划工作内容。首先，要加强对领导班子的建设，使其认识到事业单位档案管理信息化的重要性，要依照国家法律法规来严抓事业单位档案信息化管理，将其看作是一项重要、制度化的工作内容，对档案管理专职人员进行合理配比，加大信息化建设当中所需要的硬件与软件措施，以此来装备好档案管理信息化建设的队伍。其次，事业单位要深入开展调研活动，定制适合事业单位档案管理信息化建设的总体规划，落实各项需求，设立长期目标和短期目标，并提出具体的管理方法，使工作有据可循，顺利推进工作的实施。

（二）完善监督管理内容。建立完善的管理制度与管理方法，是为档案管理工作提供保障的基础。首先，要明确《档案法》当中的规定，以此为执行的纲领，结合自身的运营情况，灵活设计档案管理中的考核制度。其次，建立行之有效的监督机制，实现内部与外部的共同监督，要避免出现以权谋私的现象，强化监督制度，确保档案管理工作得以顺利展开。充分利用公开和社会监督的方式，接受媒体与群众的审查与监督，及时发现在档案信息化管理当中的隐患，为事业单位营造一个高效、安全、稳定的信息化管理环境。最后，事业单位要建立健全评估体系，对档案工作进行合理考核，以确保信息化管理真正得以有效实施，从细节出发，把握好每一个环节。

（三）优化队伍建设。优秀、高质量的档案信息化管理工作需要有正确的管理观念作为支撑，也需要有优秀的管理人才以及富有凝聚力的工作团队。首先，领导要带领整个团队自上而下转变工作观念，树立正确的档案管理信息化工作的意识，明确档案信息化管理的具体内涵，针对目前工作的优势、不足进行调整，针对性地强化整体的应用意识。其次，强化对人才的培养与引进。在实践中，单位可以利用内部竞聘的方式来调动人才的积极性，使工作当中没有消极怠工的人，激发其主观能动性，同时也可以邀请专家来讲座，实现定期培训，建立高效的档案管理团队。使每个人都能发挥最大的价值。同时装备好现有的队伍。最后，要实施轮训学习，不断更新管理的意识、信息化管理方法与工作技能。尤其是要对队伍整体的计算机应用能力和技能进行针对性培训，真正培养出高素质、有责任心且热衷于档案管理的人才隊伍。

（四）健全制度和机制。目前我国部分事业单位在进行档案管理时仍旧没有做到真正的信息化管理，需要在事业单位建立信息化管理机制，其目的是提高信息管理的规范化以及制度化。在管理过程中可以通过以下几个不同的步骤，健全和完善信息化管理机制。第一，在实际开展建设时，应明确考虑到事业单位自身的发展状况以及事业单位所处的地域环境，立足于自身发展的实际状况才能够针对管理机制进行完善，并且提高事业单位档案管理工作人员在实际应用时对该机制的应用效果。作为事业单位管理者，应始终明确档案信息化在建设过程中的重要意义，并且让档案管理人员与网络技术人员的沟通交流质量得到提高。作为档案信息管理人员，能够明确不同的功能应如何使用，网络技术人员在开展程序设定时应该考虑到档案管理人员的工作方式、工作效果以及工作习惯，只有两者不断地加大交流才能够提高合作的质量，并且确保更好地在事业单位中开展工作，提高档案建设的信息化质量。第二，事业单位管理者应结合事业单位的实际发展效果，并且将绩效考核制度落到实处，无论是管理人员或者是网络技术人员，通过绩效考核都能够调动其工作的积极性。确保在开展信息化档案管理建设时，能够让更多的档案管理人员了解自身工作的意义。事业单位内还可以将奖惩制度与绩效考核相融合，针对绩效考核质量较好的工作人员给予奖励，这种奖励既可以是物质奖励，也可以是精神奖励。让档案管理人员在事业单位工作时看到自己工作的开展、前进方向。差异化的奖励和惩罚同样能够促进档案管理人员在日常工作时的工作主动性，并且约束了档案管理人员在实际工作中存在的玩忽职守等消极现象。第三，针对网络技术人员而言，同样需要加大管理。网络技术人员在事業单位中的存在，是根据事业单位的实际发展状况以及当下的市场经济状况，对事业单位内所使用的档案管理系统进行定期的维护、更新，确保档案管理系统能够始终满足事业单位的整体发展，作为网络技术人员，更需要在固定的时间维护软件，目的是确保数字化存储和运用的安全性。而固定的时间进行更新，也可以防止由于更新时间不稳定而对档案管理人员造成的措手不及，其工作难以在短时间内暂停，更无法对工作中的内容进行有效保存。

目前事业单位所处的是我国经济发展的转型期，当下是一个全新的时期，同样也面对着一个全新的平台。事业单位管理者想要在当前真正实现信息化建设，需要依赖信息化的平台建设。在信息化平台建设中应做好硬件设施的建设，每一个事业单位在发展中，其发展的目标以及公共服务体系都存在一定区别。而单位在发展过程中需要有自己的管理平台，才能够提高档案管理的整体质量，同时也可以利用档案管理平台随时调出事业单位所需要使用的档案，开发出一个相对统一又相对独立的档案管理功能模块，可以根据事业单位在不同项目时的需求调出相关档案。而作为网络设计人员，在设计档案管理时也应该根据档案管理的职能、流程特点，进行有针对性的功能设计，始终服务于事业单位的整体发展。并且让事业单位的全部软件走向合理化，其应用效果得到提高。在实践过程中，所有网络管理人员需要不断完善和升级硬件软件，比如说可以尽可能地将系统平台的价值散发出来，提高事业单位工作人员在实际工作时的整体工作质量与工作效率，让更多的工作人员感受到工作的便捷性。与此同时，可以将一些常用的档案管理功能以及档案放在系统相对较为明显的地方，这一目的是为了让工作人员在短时间内找到自己所需要的档案，同时做好资源的整合。所谓资源整合是要求网络管理人员在硬件设施建设好之后，将信息化建设过程中另外一个重要的内容进行整合。也就是说，需要借助相关的管理软件，比如说ERP、EDP等。除了需要硬件设施，软件建设同样尤为重要，作为网络技术管理人员，应该加强与档案管理人员的沟通，并且根据档案管理人员的实际需求来制定相关的信息化建设目标。

四、结语

事业单位档案管理工作走向信息化的道路，不仅仅是由于信息技术的进步，也是社会效率提升的必然选择。事业单位在档案管理信息化建设上要做好与社会共同进步的准备。在这个过程中，需要优化自身的信息管理水平，与单位的运行情况相结合，探索真正适合自身发展的科学道路。了解最新的网络信息、计算机技术以及应用软件，为今后档案工作的有效展开奠定基础。

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