公司科技档案收集方法研究

朱津桥

【摘要】本文阐述了公司科技档案的概念，提出了科技档案与科技档案收集之间的关系，分析了科技档案收集的要求。笔者结合所在公司，就科技档案的收集方法进行深入探讨和研究，为提升科技档案的收集质量，对科技活动中的重要环节和关键阶段进行了梳理。

【关键词】科技档案;收集;要求;方法

公司科技档案是公司科学技术档案的简称，是公司全部科学技术研究活动的记录和反映，是公司档案的重要组成部分，在科学技术管理中占有重要地位，具有涉及范围广、数量大的特点，是公司的宝贵财富。科技档案的收集是公司进行科技档案管理的前提和基础，如果没有收集工作或收集工作不完善，就没有完整的科技档案和健全的科技档案工作，所以公司要依法强化科技档案收集工作，为科技档案工作的发展奠定基础。

一、科技档案收集要求

科技档案收集工作的基本要求是遵循科技档案的形成规律，维护科技档案的完整、准确、系统。这三者不仅是对科技档案质量的一般要求，而且是整个科技档案管理一系列工作的前提条件。没有这个条件，一切工作都无法开展。

要想保证科技档案的完整、准确、系统，仅靠喊口号是不够的，必须有相应的、具体的措施。

二、科技档案收集方法

（一）按照制度对科技档案进行收集。以创业环保为例，公司在2016年修订《档案管理制度》，增加科技文件归档要求;2018年根据集团科技档案管理及公司发展、机构设置等情况，再次修订《档案管理制度》，对科技档案中基建项目档案、建设项目设备档案、科研课题档案的卷内文件排列次序进行了规定。按照科技文件材料归档制度接收科技档案，是公司档案室收集科技档案的基本方法。在通常情况下，科技管理部门，在一项科技活动告一段落或结束之后，应按照科技程序和归档制度，对科技文件材料进行组织整理或系统整理，如果公司规模较大、管理层次较多，建议由科技管理部门组织基层单位或相关部门按要求整理，如果公司规模较小，则可由科技管理部门按要求完成整理，并向档案室移交。

（二）紧跟科技项目定方式、定内容进行收集。公司档案室在收集工作中，应抓住科技项目不放，紧跟科技项目的进度。根据事先商定的归档方式和内容，适时进行收集工作，是公司档案室收集科技档案的重要方法之一。紧跟科技项目，是在了解和掌握本公司的科技工作计划的基础上确定的。为正确主动，要求公司档案室走出去，提前同科技管理部门或计划部门联系，了解科技项目的安排情况，然后选定目标，紧跟不舍。定方式、定内容，即具体确定由谁负责归档，归档哪些科技文件材料，事先都要确定下来，落实到人。承担一个科技项目，往往涉及几个部门，他们分工各负其责，完成任务后，把形成的科技文件材料分别整理归档，故科技档案的收集工作，所针对的收集对象不能是笼统的，而必须是把收集方式和内容落实到具体的部门及具体的人员身上，才有可能保证收集工作不落空。

（三）抓住重要环节和关键阶段进行收集。为保证科技档案收集工作的质量，只是按项目定方式、定内容仍是不够的，还必须抓住科技项目的重要环节，即收集工作的最佳时机，才能为做好科技档案收集工作提供保障。天津创业环保集团股份有限公司是一家拥有近30年污水处理专业运营经历、强大科技研发能力及丰富建设管理经验的上市公司。现以该公司为例：1.抓工程设计档案。工程设计，由于工程项目规模大小不同，复杂程度不同，因而设计周期有长有短。对于中、小型工程设计文件，一般可以在设计工作结束之后一次收集归档。对于大型工程设计文件的收集，一般抓两个阶段：一是抓初步设计完成阶段。工程的初步设计是在完成工作前期一切准备工作之后进行的。工程前期准备形成的科技文件，诸如工程项目立项有关文件、可行性研究报告、计划任务书、工程选址文件及有关的批复文件等已经形成。当工程初步设计完成报经批准之后，公司档案室应抓住这一时机，督促建设管理部门把初步设计及以前形成的所有科技文件材料及时收集归档。二是抓设计结束和总结阶段。工程设计结束特别是进入设计总结阶段，该项工程设计工作中该形成的科技文件材料已全部形成，这就为科技文件材料的收集归档工作提供了良好的条件。公司档案室应充分利用这一条件，督促建设管理部门及时将应收集归档的科技文件材料全部收集起来。2.工程建设档案。工程建设档案，主要是指工程施工阶段产生的与工程有直接关系的科技文件材料。如施工合同或协议、开工交工文件、工程质量保证性文件（各种施工记录）、施工总结、竣工报告、工程决算、竣工图及工程验收文件等。对于这些科技文件材料的收集归档，最好的时机是抓住工程竣工报验阶段。因为，这时上述科技文件均已形成，可以一次收集齐全。3.设备档案。设备档案有几种情况，应根据它们的特点，抓住关键环节，做好设备档案的收集工作。一是同土建连在一起的设备。污水处理、石油工业等公司的设备，是随土建工程施工进行安装的，土建工程结束，生产设备也安装完毕，并试车成功。当工程验收时，连同设备安装一并验收，合格后一并交付使用。这些设备的档案应同土建工程档案一起整理，随工程竣工文件一起收集归档。二是外购设备。外购设备档案材料的收集主要抓两个环节：（1）设备开箱验收。设备开箱验收，是对随机文件材料收集归档的关键环节。经验证明，这个环节抓不住，随机文件就会散失。具体做法：设备开箱必须有档案人员参加，由档案人员按“装箱单”逐一点收随机文件，进行登记。然后，再借给设备管理部门使用。如果是外文文件，应由科技管理部门组织翻译后，再行借出。（2）抓设备安装、调试完毕阶段。安装、调试工作会产生安装、调试记录性文件和验收文件，对这些文件，要在安装、调试验收合格并交付使用时，一次收集归档。这时借出的随机文件也应一并收回。三是自制设备。自制设备是专用的非标设备。一般是自行设计，自行制造。对自制设备档案的收集，不论开发研制如何复杂，周期如何长，关键抓住两个环节：（1）抓样机鉴定。样机鉴定是新产品试制成功的标志。此时，新产品设计基本定型，该形成的产品设计文件及有关资料也已齐全完整，因此，合适科技文件材料整理归档和开展科技档案收集工作的大好时机，一定要下力量切实抓好。（2）抓小批试制。在样机试制成功的基础上，安排小批试制，主要是完善工艺设计，进行工艺定型，形成新产品制造的全部工艺文件，同时，也起到进一步检验产品设计的作用，所以小批试制阶段是收集生产工艺文件和产品设计修改文件归档的又一个重要时刻，也必须抓住不放。4.科研课题档案。科研课题档案在收集工作中应抓住以下两个环节：一是抓年度总结。研究周期较长的科研课题，有时需要数年，因此，在进程中每年都制定科研计划，而且每年都出阶段性成果，所以，抓住年度总结这个环节，收集科研档案是十分有利的。二是抓科研成果鉴定阶段。科研成果鉴定阶段，是收集科研的重要环节，一定要抓住不放。科研成果提交鉴定，说明此课题研究工作已经结束，该形成的科技文件均已形成，而且在科研成果提交鉴定时，其成套的科技文件均已经过系统整理，所以，科研成果鉴定阶段是收集科技檔案的最佳时机。5.其他科技档案。对于其他科技活动形成科技档案的收集工作，可以根据每项科技活动及其科技文件形成的具体情况，选定收集工作的关键阶段和最佳工作环节，做好科技档案的收集工作。

三、结语

综上所述，公司档案管理部门应及时了解科技动向和动态，与科技管理部门、建设管理部门加强沟通，热情地协助和指导相关部门做好科技文件材料的管理工作，尽量优化工作环境，对于搞好科技档案收集工作是非常有利的。

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