新时代高校二级学院办公室精准化管理探析

王钰

【摘要】随着“放管服”的进一步推进，高校管理工作不断下移，二级学院拥有更多的自主办学权和管理权。在此背景下，高校二级学院的内部治理显得尤为关键。本文将精准化理念引入二级学院办公室管理工作中，分析学院办公室管理的精准化需求，探索办公室精准化管理的模式，并对其可行性进行分析，旨在提高办公室管理效能，服务学院教学、科研和队伍建设，助力学院“双一流”建设。

【关键词】精准化管理;办公室;高等院校

党的十八大以来，以习近平同志为核心的党中央高度重视教育事业，着眼于统筹推进简政放权、放管结合、优化服务为内涵的“放管服”工作。随着“放管服”的进一步推进，高校管理重心不断下移，使得二级学院拥有更多的自主办学权和管理权。在此背景下，高校二级学院的内部治理显得尤为关键。

学院办公室是一个综合性的管理部门，承担着学院的人才培养、科学研究、学科建设、人才队伍等日常管理工作，是承上启下、综合协调的办事机构，具有服务、管理、协调、监督和信息处理等职能。学院办公室工作能否做到高效、精准，将直接影响学院工作质量和整体运转。

精准化管理具有“精”“准”“专”三大特点，是面对新时代、新任务的必然选择。“精”即抓住管理重点，突破管理难点;“准”即抓住事物的关键结点，点对点支持;“专”即管理专业、专行，讲究专业技能性、学术权威性和管理科學性。将精准化理念引入二级学院办公室管理工作中，既是学院办公室面对新时代、新任务的必然选择，也是探索二级学院办公室如何更加完善和引用先进的优化管理模式，增强服务意识，转变管理人员职能，高质量、高效率为教学科研服务所急需的，在提升当代高校管理体制改革成效中具有重要的实践意义。

一、精准化管理的需求

何谓精准化？即精细而准确。“精”可以理解为优化简练办事流程，易操作，要求精益求精;“准”则可以理解为将办公室的工作任务摸得准确，服务细致、流程规范。精准化管理是对规范化管理模式的进一步提炼和理论总结，其主要包括计量和标准化两大类要素，对提高服务质量、节约成本，实现核心竞争力的提升具有重要作用。

学院办公室作为学校基础的管理单元，具有原则性强、服务性强、突发性强和内容繁琐的特点，对办公室人员素质要求高。办公室工作无小事，用精准的理念进行二级学院办公室管理，具有现实意义。精准化管理是一个漫长的积累过程，其结果不是显而易见的，因此，在精准化管理的过程中要对关键业务进行精准化管理。

二、职能定位的精准化

根据职能需求，一般学院办公室设有办公室主任、教学秘书、研究生秘书、科研及学科秘书及行政秘书等岗位，并担负学院日常教学科研等事务的管理，工作内容点多面广且事务繁杂。由于工作量大、工作人员数量不足及素质参差不齐，导致办公室日常事务性职能与参谋、协调等职能惯性错位。

随着国家“双一流”建设的进一步推进，学院面临着内涵式发展的艰巨任务，这既给办公室带来了机遇，更带来了挑战。学院的学科建设工作推进需要开展扎实的前期基础调研、丰富的信息数据采集、当前形势的清晰研判和全面综合的预案分析。同时，学院要加快发展，就要知己知彼，办公室理应有责任担当，及时反映师生关注的热点焦点，做好信息收集与报告分析，提出契合学院实际的意见建议。要实现从任务执行到参谋辅助的职能转变，要求精准定位办公室职能。

精准定位的前提是目标具有靶向性，这就要求准确定好学院办公室工作在学校全盘大局的纵横坐标，定好服务对象的纵横坐标。办公室成员要明确自身定位，包含对照岗位职责进行岗位的重新认识、明确自身服务的对象是全体教师和全体学生、在高校中扮演的角色是学校各项工作的服务者和保障者、工作的价值在于保障教学科研及其他工作的有效顺利开展，为推进学院中心工作保驾护航。

三、师生需求的精准服务

管理即服务。学院办公室管理的核心是服务师生的过程中践行管理育人与服务育人。由于办公室工作内容偏行政化，极易让师生产生“机关”的高冷印象，感觉“门难进、脸难看、事难办”。而从精准服务的视角来看，要发挥以师生为本的理念，把师生需求作为办公室管理的中心，用精准服务打通服务师生的“最后一公里”。

学院办公室需要在精准服务上做文章，变被动服务为主动服务，送服务到师生身边，及时响应处理师生诉求。为教师“减负”，将教师从填表、报账、购买材料等繁琐事务中解放出来，推动教师回归本职，专心从事教育教学科研工作，全力当好教学科研的“服务员”“勤务兵”。对学生要继续完善服务机制，坚持以问题为导向，建立信息畅通渠道，及时了解学生学习、思想最新动态。切实为师生排忧解难，全方位多角度为师生提供精准服务，确保师生反映的问题“件件有落实，事事有回音”。

精准服务离不开科学服务，科学服务能够使行政管理工作事半功倍。学院办公室通过坚持“首问责任制”“限时结办制”提升服务意识，树立优质服务形象。通过推行学院“财务助理”制度，“一对一”结对服务师生，将专业的财务服务带到师生身边，为师生答疑解惑，解决财务报销“排队难、咨询难、查询难”的问题，增加师生幸福感、获得感。提升学院财务服务质量，改善师生财务服务体验。同时，办公室成员通过深入教学一线，及时发现教学运行各环节中的问题，及时反馈，充分发挥课堂育人的主阵地作用，并为学院精准决策提供支持。

办公室用精准化理念，理清师生服务办事清单，形成日常事务办事指南，用流程图的形式简化、明晰办事流程，力争实现日常事务办理“最多跑一次”。办公室彻底转变管理思路，在围绕中心、服务大局上当标杆，在广大师生中强化办公室“服务型中枢”的良好形象。

四、制度化促进精准化

学院办公室在长期的实践过程中形成一系列的管理制度，涉及各个方面，看起来似乎很完善，但在实践过程中仍然存在不完善之处。有些岗位职责出现交叉、分工不明确;有些办事程序不规范;有些制度难以落实等。办公室虽然对每个岗位提出了明确的职责要求，但考核与激励机制不完善，导致办公室成员缺乏工作的积极性，办事效率低下，职业倦怠感突出。

制度建设是全面推进依法治校，规范学院管理的基础。因此，把制度建设贯穿学院工作的始终，将办公室工作纳入管理规范之中，使办公室工作实现规范化、程序化和科学化，从制度层面完善顶层设计，为办公室工作立规矩、树规范，助推办公室精准化管理。

办公室制度建设包括对现行的规章制度进行清理、修订、废止以及制定新的规章制度。制度具有实用性和可操作性，这就要求制定过程中要反复研究、讨论和修改，主动征求各方面意见，及时吸纳，凝聚共识，为制度的有效落实奠定基础。办公室是制度宣讲的载体，要对执行要求和操作流程进行详细讲解，并及时答惑解疑，通过加强制度宣讲，强化制度的执行力。

办公室通过制度化建立起明晰的运转机制和管理体系。办公室岗位责任制的建立，细化管理人员职责权限，使每项工作任务落实到专人身上，并对每项任务的落实情况进行全面考察，真正做到分工明确、责任到位。而办公室考核评价指标体系的建立能够调动办公室人员的工作积极性。学院加强规范化管理，定期梳理各类数据，编纂年鉴资料、编印《学院制度汇编》等，汇集党的建设、教学科研、学生工作等各方面，为学院科学决策打下坚实基础。学院现代制度体系的建立，为学校各职能部门提供清晰的制度规范。学院亦形成以制度促规范、以细节促提升、以责任保成效的工作格局。

五、精准化推进信息化建设

办公室工作面对的事务信息量大、多、杂。新形势下，办公室电子信息的精准化提供是学院顺利完成各项工作的基础和保证。大数据作为互联网的“智慧之源”，谁掌握在手，谁便胜券在握。随着高校本科教学审核评估、学科评估等不同形态评估的到来，大数据技术有效解决了各类评估中采集数据的困难，改变了以往的工作模式。办公室立足大数据支撑管理系统，为教学科研开展数据服务和信息挖掘，为决策提供精准的实证分析和科学预测，高效配置信息资源，服务师生，让教育更精准地“以人为本”。

建立较为完整的学院云平台，精准对接不同端口，信息查询流程简便，实现无纸化办公。通过流程重构与数据分析功能的提升，实现从纷繁复杂的冗长数据中快速提炼出实用信息。为业务水平提供足够的数据支撑，进而辅助学院决策。OA系统的引入，实现掌上办公，在便捷工作方式的同时提高办公室工作效率。而启用线上智能审批、通知公告、会堂管理等公共服务功能，实现信息资源的共享和流通，方便师生及时掌握学院动态。

办公室信息化建设的精准提升，改善了传统线下办事效率低、环节多、跑路难的弊端，提高了学院管理水平和服务满意度。通过信息化来促进行政管理工作的高效性与准确性，推动信息数据共享，打破信息孤岛，逐步形成一个信息服务决策支持系统，以智能化为核心实现传播模式创新，推动信息化与办公室工作有机融合，提高育人质量和成效。

六、结语

精准化管理是面对新时代、新任务的必然选择。精准化管理是优化高校二级学院办公室内部治理的有效途径。因此，将精准的理念渗透到学院办公室业务工作的方方面面，提高办公室组织协调、服务师生、检查督办、信息传递等工作效能，既是创新办公室管理的重要举措，也是现代高校管理的目标追求和价值取向。学院办公室通过实施精准的职能定位、精准服务师生的需求、以制度建设促进精准化、精准推进信息化建设，能够有效提升办公室服务效能。

【2020年陕西师范大学教师教育研究专项资助成果，课题编号：JSJY2020015】

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