信息偶遇视角下我国档案局（馆）网站研究

潘梦雅

摘要：信息偶遇是用户被动地取得信息的一种信息行为，档案局（馆）网站中的信息偶遇无疑为那些不熟悉、不了解却对档案信息感兴趣，关注档案事业发展的用户群体提供了一个便捷获取档案信息的途径。文章基于信息偶遇的视角，从信息偶遇用户和网站中利于用户发生信息偶遇的环境两个主体着手，选取并分析我国31个省级行政区划的档案局（馆）网站，对网站的档案信息资源建设及内容定位、用户界面及信息组织、用户分类及智能化服务、相关互动交流等方面提出操作性强的建议，力求提升用户对档案局（馆）网站的使用率，实现档案事业与用户的互利共赢。

关键词：信息偶遇；档案网站；档案局（馆）网站；信息服务

分类号：G273.5

Research on Chinese Website of Archives（Bureau）from the Perspective of Information Encountering

Pan Mengya

（School of Management of Jilin University， Changchun， Jilin， 130022）

Abstract：Information encountering is an information behavior that a user passively obtains information. The information encountering in the archives website is undoubtedly an easy access to get archival information for users who are not familiar with， are not aware of but are interested in archival information， and those who care about the development of the archives business. This article is based on the occasion of information encountering， considering the occasional information users and the websites environment of the information encountering. The author selects and analyzes Chinas 31 provincial administrative divisions of the archives websites， putting forward strong operational suggestions from the sites file information resources construction and content localization， user interface and information organization， personalization and intelligent services， related interactions and other aspects， so as to promote the dissemination and utilization of file information， and achieve the mutual benefit of the file business and users.

Keywords：Information Encountering； Archives Website； Archives Bureau Website； Information Service

自20世纪90年代起，网络技术日臻成熟并进入千家万户，我国档案局（馆）网站也应运而生并日趋完善，成为社会公众获取档案信息的一个重要而便捷的平台。据统计：截至2019年6月，我国网民规模达8.54亿，较2018年底增长2598万，互联网普及率达61.2%。其中，手机网民规模达8.47亿，较2018年底增长2984万，网民使用手机上网的比例达99.1%[1]。但在我国网民数量持续增长及“流量社会”[2]的双重浪潮下，用户主动搜索信息的行为却有所减少[3]，在网络浏览中，用户被动地获得推送信息，偶遇感興趣的信息并加以查看，直接利用或分享偶遇信息的行为已然成为用户获取和利用信息的重要方式。

文章从信息偶遇的视角出发，调查了我国除港、澳、台地区以外的31个省级行政区域的官方档案信息网站现状，针对网站建设中存在的不足之处，参照国外先进做法和国内优秀案例，提出可行性对策，希望尽可能地提升用户在档案局（馆）网站中发生信息偶遇的概率，提升档案信息的利用率，满足用户的信息需求，实现用户和档案事业的互利共赢。

1相关研究现状

以“信息偶遇”为主题，在中国知网中跨库检索得到232条结果，经人工筛选，得到有效检索结果149条，时间跨度为2000年4月至2020年6月。由此可见，学者们对信息偶遇的研究仍待丰富。在我国，潘曙光[4]最先对信息偶遇进行研究，田梅、张军亮[5]等人研究了偶遇的信息行为，田梅[6]、郭海霞[7]、等人研究了网络浏览中的信息偶遇。一些学者针对信息偶遇主体的信息行为及特点进行研究，如杨伟娜[8]针对系统开发人员进行研究，田立忠、俞碧飏[9]针对科研人员进行研究。但专门针对档案网站中信息偶遇的研究还未开展过。

以“档案网站”为主题在中国知网中跨库检索，得到806条有效检索结果，时间跨度为2000年2月至2020年6月，这说明档案网站的研究已得到众多学者的关注。同时，已有研究涉及档案网站的安全（如梁惠卿[10]、赵钊[11]）、网站信息的版权（如袁也[12]、黄南凤[13]）、档案编研（如胡康林[14]、吴建华[15]）方面工作，涉及企业档案网站（如方燕平[16]、姚佳[17]）、高校档案网站（如龙丽旭[18]、罗宝勇[19]）、城建档案网站（如李弘彧[20]）等多个主体。诚然，学者们对我国档案网站的研究已取得丰硕的学术成果，但我国档案网站的建设是动态发展着的，并非一成不变，因而依然存在很大研究空间。

一是网站整体外观设计不够简约，干扰用户拾取信息。简约并不是“简单”，它拥有一定的逻辑，能将信息分组、归纳以突出整体内容[24]。简约的整体设计有利于用户对网站信息的感知，促进信息偶遇的发生；然而多数档案局（馆）网站不够简约美观，图文的搭配也不够合理，有些悬浮信息甚至遮挡了主界面，如陕西档案信息网二级页面图片过大，文字字号较小，上海市档案信息网的三级页面中部分字体颜色和背景色相似度高，易造成视觉疲劳。

二是缺乏内容集成的信息整合模块，网站内信息层次感低。多数样本网站将信息简单地堆积在界面上，一级界面类目过多，页面冗余无序、层次感低，如黑龙江档案网在首页陈列了大量具体政务信息栏目，陕西档案信息网则用了更多的界面介绍政务信息。此外，网站信息的分类没有统一标准，如“政策法规”在江西档案信息网中属于一级类目“档案工作”下的二级类目，在甘肃档案信息网中则属于一级类目下的“法律法规”一栏；而人们的认知习惯又因人而异，这给用户在网站中的信息偶遇也带来了一定的挑战。

三是网页功能不健全，缺乏如字号调节、网站导航，以及针对盲人和老人设置的无障碍浏览等功能。样本中仅17个网站设有导航功能，占比约54.84%；3个档案局（馆）网站设置了无障碍浏览功能，占比约9.68%；没有网站在首页设置字号调节功能。老人、小孩及有视力问题的人对字号调节功能和无障碍浏览功能的依赖性较强，相应功能的匮乏，显然未充分考虑这些特殊群体的需求，似乎在一定程度上将这类用户在网站中发生信息偶遇的情况排除在外。

（3）与用户及相关网站的交互不足

档案局（馆）网站与用户的良好交互能引导用户探寻和了解档案信息，与相关网站的交互则能扩大信息偶遇范围，但我国档案局（馆）网站在这两方面有所欠缺。

一方面，各省档案局（馆）多于2017年注册并开通微信公众号，微信公众号及微博档案信息的内容虽不及档案网站丰富，但其使用及反馈交流的便捷性远远大于档案网站。尤其对手机用户来说，微信的使用频率较高，但仅有17个档案局（馆）网站显示了本机构微信公众号的二维码（见表1）。

其次，大多数档案局（馆）网站与公众互动的效果差强人意。档案局（馆）网站与用户的互动内容可分为网络调查和用户的咨询建议，但网站上的“网上调查”栏目或更新不及时，或内容缺乏实质意义（如图3），或流于形式（如图4），抑或回复内容不实用等。

最后，档案局（馆）网站与相关网站交互度低，将用户发生信息偶遇的范围限制在本站内，这主要体现在“友情链接”栏目上。多数网站存在链接无效（如天津档案网中对和平区档案馆的链接）、排列无规则（如青海档案网）、列举不全（如新疆档案信息网、琼兰阁）等问题。此外，档案局（馆）与图书馆、博物馆的馆藏内容联系紧密，相关链接有助于用户深入、清晰地了解事物全貌，但事实上，仅9.68%的样本网站链接了本行政区的图书馆网站，6.45%链接了本行政区的博物馆网站。

4信息偶遇视角下优化我国档案局（馆）网站的建议

本部分将对信息偶遇视角下我国档案局（馆）网站中存在的问题，结合先进网站案例，提出针对性建议。

4.1丰富数字资源，调整自身定位

有信息，才能偶遇，丰富多样的档案数字信息资源是用户在网站发生信息偶遇的要素之一。因此，我国档案局（馆）网站应立足本馆馆藏资源，加快馆藏档案数字化，尽力缩小网站资源与馆藏实体资源的差距，及时更新网站数据库内容；丰富目录型（包括全宗目录型和文件目录型）档案信息资源的同时，建立全文数据库；丰富大事记、组织沿革、档案编研等档案信息资源，满足用户多样的利用需求。

檔案局（馆）网站是一个机构乃至一个地区的映射，它的建立固然是为了宣传，但同时也是为了更好地服务用户。因此，我国档案局（馆）网站应调整自身定位，改善网站信息内容向政务宣传倾斜的局面，充实更多贴近用户的档案信息资源，如设立馆藏专题，展示馆藏特色资源。尽量凸显本区域风土人情、文化特色以及历史底蕴，以增强用户的归属感和地域认同感，使用户在浏览相应专题时能收获更多的档案信息，进一步提升用户发生信息偶遇的潜在概率。

4.2提升用户界面友好度，优化网站信息组织

良好的用户界面能让人眼前一亮，有层次的信息组织能减轻用户的记忆负担，加速用户对信息的拾取和感知，促进信息偶遇的发生。因此，我国档案局（馆）网站在用户界面的设计上应尽量简约，充分利用页面布局空间，减少特殊装饰物及字体特效的设置，完善网站的信息导航及无障碍浏览功能，如澳大利亚国家档案网在主页页眉、页脚处设有导航栏目，且一直跟随用户浏览的脚步，便于用户实现跳跃式浏览[25]。

明晰的信息组织搭配完善的导航功能，能让用户短时、高效地对网站内的档案信息进行整体感知，并根据自身需求探索网站内的档案信息。因此，应尽量采用主题法或分类法组织站内信息，不做过于细致的分类，减轻相似档案信息的冗余度，如辽宁省档案局网站界面简单大气，色彩鲜明而不凌乱，仅用“新闻发布室”一个栏目就概括了“工作要闻”“省内动态”“公告通知”等一系列政务类档案信息。此外，网站还应设置合适的字体字号，将老人、小孩、有视力问题的特殊人群平等纳入网站用户的类别，保障网站上档案信息的平等共享，扩大信息偶遇的用户范围。

4.3进行用户分类，提供定制服务，实现智能化推送

进行用户分类能使用户直接查看与自身类别相关的各类档案信息，大大增加信息偶遇的发生概率。美国国家档案与文件署将用户分为：公民档案员、联邦政府雇员、系谱研究员和国会议员。鉴于此，我国档案网站可以简单将用户划分为：普通用户、国家机关工作人员、科研人员三类（其中普通用户可依职业再次进行详细划分）。网站可以根据不同类别用户的信息需求提供定制服务，进行智能化推送，使潜在的信息偶遇变为现实，如青海档案网设有RSS订阅服务，用户可以在不打开网页的情况下，使用RSS阅读器浏览网站中订阅的最新资讯[26]。此外，网站可以发放电子问卷，或借助相关技术手段了解用户的信息需求，主动向用户推送相关档案信息。对于在网站闲逛而无特定信息需求用户，档案网站还可以根据历史事件、本地风土人情推出“历史上的今天”“今日XX（地名）”栏目，吸引其注意力，尽可能扩大偶遇范围。

4.4畅通交流反馈渠道，实现与相关网站的良好交互

良好的互动交流能激发用户深入探寻相关信息的兴趣，有利于用户评估和处理所获信息，且在互动过程中也可能会发生新的信息偶遇。在与用户的交流方面，档案局（馆）网站可建立在线即时交流对话框，及时为用户答疑解惑，引导用户的信息行为；也可完善网站上微信公众号和新浪微博的相关信息，加快手机APP的开发，为手机用户提供便捷、畅通的交流与反馈渠道。同时，可在“问卷调查”版块征集用户的使用意见、信息需求倾向、个人偏好等信息，全方位了解用户，以便在交流时向用户提供具体、全面的解答，保证交流的有效性，有条件时还可向用户附加与其咨询主题相似度高的档案信息，以提升用户偶遇信息的可能性。此外，在与相关网站的交互方面，档案局（馆）网站应尽可能与相关网站建立友情链接，形成站群，加快资源共享，为网站吸引额外的用户，同时做好对档案网站的维护，保证链接的可用性，尽可能地扩大用户发生信息偶遇的网络环境范围。

5结论

随着信息化浪潮的涌来，档案网站建设与用户服务手段势必会越来越成熟，加之碎片化阅读方式的蔓延，越来越多的用户将更频繁地访问档案网站。在网站中创造良好的信息偶遇环境，能够提升用户的好感度和用户对本机构档案网站的使用率，加速档案信息的传播、利用，进而提升本机构的社会影响力，同时也能够打造更具生命张力、更具人文情怀、更富服务理念的档案信息网站，为那些不熟悉、不了解却对档案信息感兴趣、关注档案事业的用户群体提供一个便捷获取档案信息的途径。值得注意的是，我国档案网站众多，笔者仅针对档案局（馆）网站中存在的普遍性问题进行研究，无法照顾到个别网站的特殊性，且档案网站的建设是动态变化和发展着的，笔者对部分网站用户界面的举例可能会随着时间的变化而有所偏差，故本次研究仍带有一定的局限性。

注释与参考文献

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[2]新华网.百亿G汪洋大海中国全面步入“流量社会”[EB/OL].[2018- 09- 27].http：//www.xinhuanet.com//video/sjxw/ 2017-08/09/c_129676573.htm.

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