会计电算化对财务管理内部控制的要求

范玮

摘  要：会计电算化也叫计算机会计。它是指以电子计算机为主体的信息技术在会计工作中的应用。具体地说，是指利用会计软件，用各种计算机设备来指导手工完成或难以手工完成的会计工作过程。会计电算化是现代电子技术和以电子计算机为基础的信息技术在会计中的应用。它实现了数据处理的自动化，提高了会计工作人员的效率，保证了会计处理信息的准确性与及时性，使传统的手工会计信息系统向电算化会计信息系统发展。会计电算化是会计发展史上的一次重大革命。它既是会计发展的需要，也是经济、科技对会计工作的要求。然而，会计电算化在带来高效数据处理的同时，其风险性也对财务管理内部控制提出了新的要求。本文就会计电算化对财务管理内部控制的影响以及提出的新要求做出论述。

关键词：会计电算化;财务管理;内部控制;要求

内部控制关系到企业财产资料的安全、完整，关系到会计制度能否正确反映企业经济活动。为了实现管理目标，企业必须建立一套内部控制制度，保证企业健康有序发展。会计电算化是指用计算机代替手工记账、报账，部分代替大脑完成会计信息的分析、预测和决策的过程。财务电算化的内部控制不仅包括原始的手工会计处理过程，还包括程序设计和会计电算化处理的过程。然而，会计处理高度集中在计算机上，其处理自动化程度高。会计信息的重要载体已成为一种磁性媒介，因此，在会计电算化条件下，原来行之有效的人工条件下内部控制系统已难以发挥其作用。

一、会计电算化对财务管理内部控制的影响

会计电算化导致会计内部控制形式、自身稽核机制、存储方式等发生了很大程度上的改变，造成原来运行正常的内部控制系统已经落伍。

（一）处理过程自动化导致内部控制形式发生变化

在手工会计业务处理系统中，会计处理工作是很多人协作完成的，人员之间存在着“互相监督，互相制约”的关系。当前面的财务人员发生错误与纰漏时，后面的财务人员较容易发现数据的错误从而进行及时的补救。但会计电算化使得这种人员之间的联系变成人与电脑之间的联系，原有的建立在岗位职责分工基础上的内部控制及制度失去了作用，处理过程已成为在程序控制下完成数据录入、计算、汇总和形成账簿的过程，就会出现当计算机录入的原始数据一旦发生错误，计算机发现不了原始数据的错误，就会根据输入的原始数据得到錯误的报表。可以看出处理自动化其实是一把双刃剑，可以提高工作效率，但其缺点也成为财务管理的一大隐患。

（二）授权方式的改变导致内部控制稽核机制被削弱

在手工会计业务处理系统中，处理每一笔经济业务都要经过对应的审批手续以及得到相应人员的签字与印章，财务管理内部人员职责分明，权限众多，相互牵制，从而形成了把关严格的内部稽核机制。会计电算化里，各种手续通过计算机统一处理，原来手工会计业务处理系统的岗位分工、授权方式发生了很大程度的改变，业务处理被简化为用户名与密码登录的工作模块，内部牵制、审查、稽核机制无法进行;甚至会出现用户名与密码被非法盗窃，造成不必要的财务损失。

（三）存储方式的改变导致内部控制严肃性降低

在手工会计业务处理系统中，配备完善盖章制度的纸质存储用来存储各种凭证。会计电算化电子存储代替纸质存储，虽然减少了存储空间与工作负担，但是降低了财务管理内部控制的严肃性，具体表现在：

1、会计电算化将各种信息转化为数字形式，存储在磁（光）介质上，不法分子便于下手，数据丢失和账实不符现象层出不穷。

2、以电子数据的形式存储会计信息，网络数据可以复制、共享使得会计信息的安全威胁更严峻。

3、手工情况下错账划线的更正方法不再适用。会计电算化中使用反记账或清算功能，对会计账簿安全性影响较大。

（四）财务内部控制范围变大导致内部控制难度增加

在手工会计业务处理系统中，会计的业务与财务管理内部控制主要针对于交易处理，会计人员只需要掌握专业的会计知识。会计电算化的应用，给传统手工会计业务工作里增加很多新的工作内容，造成财务管理内部控制的范围增加。同时电算化系统的构建与运行比较复杂，所以在掌握会计专业知识的前提下，会计人员还必须掌握相关的计算机、程序、网络等知识，这就增加了财务管理内部控制的难度。

综上，会计电算化的实现给财务管理内部控制体系造成了一些影响，使得原有内部控制不能满足会计电算化的要求，在会计电算化系统下原有内部控制会出现一些问题，如工作分工的丧失、权限的降低;由于主观或技术因素导致的非法操作或操作错误;会计软件的安全性和保密性较低等。因此，有必要加强会计电算化管理，建立严格的财务管理内部控制制度。

二、会计电算化对财务管理内部控制的要求

传统的财务管理内部控制已经不具备满足电算化系统下内部控制的条件，要想利用会计电算化带来的便利并规避其带来的风险，就必须实行高要求的财务管理内部控制系统，在这给出几点满足会计电算化对财务管理内部控制的新要求：

（一）加强组织管理

加强组织管理就要建立新型岗位责任制度，对财务部门的岗位进行明确分工;建立合理的系统的会计电算化管理制度，规定操作规范与业务处理流程。在这给出一条分工思路：将财务管理部门划分为三大块，一部分是原有的会计岗位，主要负责会计入账、出账、验算、稽核等;第二部分是专门的会计电算化岗位，其主要负责系统管理、数据收集等。最后一部分是电算化系统维护岗位，电算化系统维护工作也是一个很重要的部分。在确定各岗位人员的工作时，各岗位人员既要定期轮换又得保持相对稳定，在轮换中寻求一个稳定的状态;同时维护电算化系统的人员与操作电算化系统的人员应该严格分离;审核记账岗位与出账岗位由不同人员担任，并且审核岗位人员不能审核自己账单的凭证。加强组织管理可以确保在工作中互相监查，降低因粗心导致的工作错误现象的发生概率。

（二）加强权限控制

上文说授权方式的改变导致内部控制稽核机制被削弱，那么会计电算化普及下就必须加强财务管理内部的权限控制。按照每个工作岗位的职责与机制，合理授予岗位职工相应的权限，保证接触电算化系统的财务人员有一定的权限但又得在系统管理员的管理下，在系统管理员的分工与授权下，在限定时间内注册登记自己岗位的用户名和密码，这样可以明确每个岗位的责任并能提高密码安全性。在这给出一条加强权限控制的思路：系统管理员岗位最起码需要两个人配合起来工作，在系统管理员下设各岗位的管理员，定期更换各岗位管理员的登录密码，同时建立电算化上机记录制度，用日志记录下每个会计职员的计算机机号、上机时间与操作记录等信息，设立独立岗位定期对这些日志检查，检查是否有异常操作境况。

（三）加强档案管理

在会计电算化背景下，加强档案管理的有效措施如下：首先，为了保证会计数据的安全，必须建立有条有理地的档案管理机制。例如，在归档纸质会计档案时，档案管理人员先按不同类型档案的时间线进行分册，然后经由会计主管、系统管理员、档案管理员审核并取得签字盖章后，才能录入档案。保存电子版会计档案时，需要选择安全的保存场所，并安排相关人员定期检查电子会计档案。其次，备份好多份会计档案。会计电算化系统需要经常升级来保持与时俱进，在这个过程里电子会计档案容易收到修改和丢失，因此必须做好会计档案备份工作。值得注意的是会计档案电子版的存储经常在U盘，或者计算机硬盘里， 这就要保证电子版存储介质所处环境必须适宜，纸质版的会计档案存储环境应该注意防潮且防火。最后一点对于会计档案的借阅，要有相关完善规定来保证借阅的安全问题。

（四）提高财务人员的综合素质

会计电算化要求财务人员具有更高的综合素质，涉及财务会计知识、计算机应用等方面的知识。为了达到这一要求，第一可以积极组织会计人员培训活动，学习计算机相关知识。第二可以采用招聘来吸纳具有相关知识的员工，为企业注入新鲜血液。这两点可以使得财务人员的综合素质不断提高，推动企业手工会计系统一步步向智能型会计系统转变。

（五）优化电算化系统的软、硬件系统

选择较好的应用软件和硬件来优化电算化系统的软硬件系统。会计电算化应用软件缺陷带来的隐患对财务内部管理影响巨大。因此，为了保证其应用的可靠性和安全性，必须把选择优良的电算化系统里的软、硬件系统。软件是程序运行的环境，尽量选择口碑好，品牌大，售后服务周到的财务软件。硬件是保障软件能运行的前提，是一切电算化实行的基础。财务部的机房应该专门设立，机房设置在安静、不湿、不干的环境里。机房内的计算机必须性能优良以便导致因为计算机性能差影响工作效率，每个人员配备自己专门的计算机，在重要系统要配备备用计算机或双机系统。对所有设备进行病毒检测，配备防病毒系统防止病毒侵入造成财务损失。

（六）加强财务内部的审计监督

内部的审计监督是内部控制制度的重要一环，发挥着至关重要的作用，在会计电算化里更要加强财务内部的实际监督。会计电算化中如何加强财务内部设计监督，最重要的就是满足内部审计岗位与金融机构相独立的原则，两个岗位人员相互独立，不可以使得员工即从事审计监督又参与金融业务，两个部门管理者之间可以相互制约。在坚持这个原则的大前提下，建立内部审计监督制度，保证职工在处理会计数据时下一级处理人员可以对上一级人员的会计数据进行监督审查，保证了数据的准确性，最终防止产生较大的会计漏洞。

三、結语

计算机技术的高速发展为我们的生产生活带来了很大的便利，在这种情况下会计电算化技术应运而生，为财务处理带来了便利，但是电算化的风险性也给财务带来了隐患，这就对财务管理内部控制提出了更高的要求，使用必须重视电算化的风险，加强电算化管理从而更好的发挥电算化在财务管理中的作用。

参考文献：

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[3]李欣.会计电算化对财务管理内部控制的要求[N].科技信息报，2017-09-11（06）.

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作者简介：

范  玮（1982.12-）;性别：女;民族：汉;籍贯：安徽省无为市;学历：本科;职称：助教;研究方向：会计教学。