论如何做好办公室行政事务管理工作

朱月淮

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）06-096-02

摘 要 办公室工作被视为事业单位内部管理活动的核心。在事业单位发起管理活动、优化自我建设的过程中，办公室行政工作承担着传递行政信息、下发处理要求等多项任务，做好办公室行政事务管理工作，其核心等同于做好办公室内部的管理工作，强化事业单位办公室的服务质量。本文针对办公室行政事务管理活动展开论述，探究如何完成相关管理任务。

关键词 事业单位 办公室 行政管理 优化策略

在事业单位中，办公室被视为一个综合的、微型的、全面的办事机构，其承担着协调内外、承上启下的重要作用。在事业单位对内建设及对外交往活动中，办公室相当于的事业单位的信息中心，其直接对行动决策、后勤服务、执行活动产生影响。做好办公室行政事务管理工作，对于事业单位的自我发展及未来建设有着极为重要的价值。

一、办公室在事业单位中所扮演的重要角色

部分事业单位并没有形成完整的大局观，在其所发起的内部管理活动中，仅将办公室视为“完成文件处理工作的第一场地”，忽视了办公室相关工作的整体价值。在办公室中，大量的信息被服务人员加工，并根据事业单位的服务需求与使用需求流向不同的方向，从这一观点来看，办公室承担着加工并传递信息的中转站作用。但结合事業单位行政管理事务的发展特点来看，这一定义并不准确，作为对内建设与对外服务的第一对象，办公室承担着极为复杂的管理角色：在对内管理环节，办公室是发起管理服务、监督指导工作的第一渠道，依靠办公室，行政事务管理人员能够完成公文管理、信息加工、事件处理、档案归纳等工作，以办公室为第一平台，发起文件资料的处理活动。依靠办公室，行政事务管理人员能够将管理工作与管理要求记录下来，为工作人员的检查、考核的提供对应的材料，帮助上级单位确定决策目标。而在对外服务活动中，办公室承担着综合协调、参谋咨询的管理责任。依靠独特的行政事务管理体系，办公室行政管理人员能够综合协调当前的生产任务，并对事业单位的服务职能进行规划，从而保障整个单位在行进及服务过程中步调统一，保障领导班子的相关决策能够准确落实。在对外服务活动中，已经安排的行政事务处理人员能够发挥办公室的信息参谋、建设辅导作用，为相关单位提供所需要的发展信息，并发挥自身的决策作用的。

综上所述，办公室已经成为事业单位中不可或缺的重要组成板块，对内，办公室行政事务的处理水平直接反映了事业单位的工作质量和工作效率，影响到事业单位的凝聚力与竞争力[1]。对外，办公室行政工作是外界舆论环境对事业单位发起评价的第一标准，相关评价直接影响到社会群众、行业组织对于国家单位的印象。唯有落实办公室行政事务管理工作，才能确保办公室形象被外界环境所接受，才能发挥事业单位的正面影响价值。

二、办公室行政事务管理活动中存在的问题

（一）执行力低，服务意识差

办公室行政事务的推进速度直接受到办公室人员综合素质的影响，唯有培养不怕吃苦、敢于担当的新式人才，才能确保办公室行政事务处理工作不断前进。但在当前的办公室行政事务管理活动中，人员脱节、服务意识落后等问题依旧常见。部分办公室人员没有形成良好的工作素养，对于复杂的办公室工作没有形成一个清楚的认识，在相关领导发起决策之前，其无法为领导提供相应的建议。在上级单位给出建设要求之后，其无法及时传递处理信息，面对内部、外部、上级、下级的不同需求，办公室人员如同木偶，根本无法对相关活动作出即时性的回应；部分办公室人员没有形成过硬的服务素质，个人表达能力较差，信息加工能力严重不足，在日常工作、办公室管理活动中充当“隐形人”，行政事务的整体处理与自身无关，已经出现的办公失误与自己没有联系，局外人的风气一旦扩散开来，将在整个办公室内产生不良影响，并对办公室内部的行政事务管理意识产生冲击。

（二）行为散漫，配合意识差

“临时抱佛脚”已经成为办公室行政事务处理活动中较为常见的问题之一。在当前的事业单位建设活动中，部分单位仅注重自身的对外形象，对于内部的服务效能缺乏关注，在这种落后的管理理念下，事业单位内部服务人员的整体素质偏低，综合行动能力较差。而在办公室行政事务管理活动中，这一问题更是会被无限放大：部分一线执行人员没有形成良好的事业心与责任心，抱着“上班打卡，下班摸鱼”的怠惰意识参与相关工作[2]，办公室服务人员成了一盘散沙，行政事务管理人员缺乏实事求是的思想和严谨科学的行动态度。部分事业单位为保障办公室行政事务的管理效率，会提出对应的领导机制，但对办公室领导的工作态度、工作作风等综合素质缺乏管理。在这种情况下，“办公室领导”反而成了相关人员摸鱼打诨的借口，上级行动力极低，下级存在着明显的工作态度问题。当以权谋私、脱离实际等问题出现苗头时，等待事业单位的将会是更大的办公室行政管理漏洞。

三、做好办公室行政事务管理工作的具体策略

（一）树立形象，提升服务质量

良好的办公室形象能够为办公室人员提供处理内部行政事务管理工作的动力，促使其以高要求、高标准约束自身的行为。作为事业单位的第一窗口，办公室的形象直接展现了事业单位的综合素质，也在一定程度上影响着外界环境对于事业单位的整体印象。故此，要做好办公室行政事务管理工作，就必须积极提升办公室的形象水平，从而对人员素质、管理模式进行同步优化。

作为一个全面、综合的办事单位，办公室承担着大量的信息交流、人员联络任务，这些工作在一定程度上反映着办公室人员的执行力度，也在一定程度上映射出了办公室的服务效率。基于此，事业单位办公室应从人员服务、管理制度两大角度入手，提升内部服务质量，为事业单位办公室树立良好的对外形象。事业单位应针对办公室的服务特点确定对应的管理方案，对人员服务要求、办公室工作内容进行严格约束，帮助相关服务人员确定服务方向，依靠硬性制度的强制管理，保障办公室管理活动的稳步推进。

在行政事务管理活动中，相关管理人员可落实以“提升服务质量，改变服务状态”为核心的人才管理制度，向办公室人员提出新的自我建设要求，努力将其打造为高素质、强能力的新式办公人员[3]。办公室人员应将加强学习、提升素质作为第一服务前提，结合事业单位管理政策复杂、管理模式变动较大、服务活动政策性强的相關特点培养自身的学习意识，保障成长活动的针对性广泛性和创新性。在对内管理环节，办公室行政事务所包含的内容比较复杂，事业单位的高层领导应培养相关人员敢于吃苦、爱岗敬业的良好精神，促使其形成强烈的事业心与责任感，在对外交流活动中，应努力培养行政事务服务人员的大局意识，注重事业单位与外界环境的协调，以“原则”“规则”为第一行动参考对象。办公室形象的提升本质上代表着办公室人员服务能力的提升，在开展相关工作的过程中，事业单位应以办公室整体服务水平、员工整体服务水平为第一优化对象，依靠硬性制度、优秀素质推动办公室行政事务管理活动稳步发展。

（二）发挥作用，消除管理矛盾

事业单位办公室所发起的行政事务管理工作并不是一个闭门造车的过程，在尝试优化行政事务管理工作的过程中，事业单位应尝试将办公室内部所推行的行政事务管理制度与事业单位的服务活动结合起来，从而消除办公室行政事务管理工作的盲点，最大程度的保留行政事务管理工作的实效性。

事业单位可从人员管理、服务机制管理等角度入手，要求办公室发挥自身的特色作用，在为事业单位的整体建设提供硬性支持的同时，结合办公室自身的活动特点确定行政事务管理方向。

首先，办公室应发挥自身的参谋作用。事业单位所涉及的行政事务管理工作较为复杂，办公室能否在行政事务管理工作中取得相关信息，能够对相关信息进行加工处理，这一系列问题直接影响到办公室工作水平，基于此，办公室工作人员应养成良好的洞察力与政治敏锐意识，在关注到形势发展趋势和社会动态的同时进行超前思考，结合事业单位可能面临的挑战提出具有前瞻性的参考意见，从而为高层领导解决行政问题提供可用的参考。其次，办公室应发挥自身的监督的检查作用，加强对各部门的监督管理。部分事业单位将行政事务管理工作归结为的办公室单位的全部任务，但部分行政事务管理任务来自事业单位内部，其存在被消除、被减免的可能。基于此，事业单位应努力尝试发挥办公室的监督作用，要求其引导各单位参与到行政事务管理工作当中，从各部门的行动意识入手，及时下发并完成各项工作任务，对于无法处理的行政事务管理工作，由办公室单位进行集中处理，并向领导进行汇报。办公室能够在事业单位所发起的管理活动中扮演不同的角色，基于这一特点，在发起行政事务管理工作的过程中，事业单位应积极发挥办公室的不同作用，促使其从不同的角度入手，解决行政事务管理问题。

（三）做好服务，提升行动效率

办公室是为事业单位与单位领导服务的第一机构，要优化行政事务管理工作，办公室人员应积极强化自身的服务意识，做好对内、对外的服务工作，保障相关服务活动的稳定落实[4]，努力提升行政事务管理工作的服务质量，从而改变外界环境与内部成员对于办公室机构的看法。

在行政事务管理工作建设活动中，办公室人员应努力做好“三个服务”工作，以此来消除内部管理与外界环境中存在的行政事务管理矛盾。

首先，为领导服务，办公室人员在完成日常服务工作之后，应主动站在领导的角度思考管理问题，围绕事业单位的服务要求、服务对象提出对应的决策建议，帮助领导从不同的角度思考行政管理策略，推动行政管理和活动稳步前进。其次，为单位服务，行政事务管理工作并不是仅依靠某个单位就能完成的工作，在落实行政事务管理工作的过程中，办公室应与各个科室、部门建立对接，了解情况，满足各部门的工作要求，解决各部门的管理问题，依靠自身的行政服务优势为各个部门排忧解难。最后，做好基层服务工作，对于基层管理活动，事业单位办公室应给予相关单位适当的关心与引导，帮助相关部门落实基层管理工作，依靠行政管理工作的实效性为基层管理活动的发展保驾护航，依靠“三个服务”原则，提升办公室的行政事务管理工作服务水平。

四、结语

总的来说，办公室行政事务管理工作呈现出琐碎化、复杂化、长期化的特点，要不断尝试优化办公室行政事务管理工作，事业单位应尊重办公室的基本服务价值，对办公室的内部建设、服务思想进行锤炼，依靠制度、思想的同步配合，为行政事务管理工作的落实提供实质性支持。

参考文献：

[1]毛明军.做好新时期办公室行政事务管理[J].农家参谋，2017（20）：236-236.

[2]石燕.如何做好企业办公室的行政事务管理[J].经营者，2019，33（010）：8-9.

[3]周健.新时代办公室行政事务管理策略探讨[J].科技经济导刊，2019（19）：218.

[4]秦晓霞.如何做好新时期办公室行政事务管理[J].中外企业家，2018，602（12）：93-95.