谈人力资源管理中的数据库

张春梅

[摘 要] 文章就人力资源管理中的数据库做一简析，介绍人力资源管理中几种常见的数据库类型和它们的结构特点，从而让人们更好地认识和发挥数据库在管理工作中的作用。

[关键词] 人力资源管理；数据库

中图分类号：C962 文献标识码：A

现代企业人力资源管理中，电子化办公已经成为一种趋势，它改变着人们的工作方式。文章只重点讨论人力资源管理中对各种数据资料信息的管理，对于数据信息的管理正是电子化办公主攻的方向，也是数据库在管理中凸显作用的地方。

一、基本概念

在文章中我们会大量用到数据库、软件系统等术语，首先我们来明确一下相关概念：数据库（database，DB）：是指长期存储在计算机内的，有组织，可共享的数据的集合。数据库系统：是指为适应数据处理的需要而发展起来的一种较为理想的数据处理的核心机。一般分为数据库、硬件、软件、人员四个部分。

二、现行人力资源管理中数据库的应用

上文中我们提到文章只讨论人力资源管理中对各种数据资料信息的管理，这里的数据资料信息管理又分为静态管理和动态管理两部分。所谓静态管理就是对业已形成的资料信息的管理；所谓动态管理则是对即将发生的或正在发生的事件资料信息的管理。与两种管理相对应的数据库分别为静态数据库和动态数据库。

（一）静态数据库

常见的静态数据库有个人档案信息数据库、文书档案数据库等；按工作内容分，还常见有外事数据库、调配数据库等等。

以個人档案信息数据库为例，我们发现数据库的数据内容是个人纸质档案全部信息的电子化。个人档案中一般包括十类材料，十类档案材料合在一起反映了一个人一生的轨迹，经过互相印证，可以从中提取关键信息点和结论，形成一个人基本情况的特征描述。将纸质的个人档案内容，按类别整理成电子文档保存，保留目录的电子可编辑部分，对原始材料进行扫描，从整体架构上设计各种查询功能就形成了个人档案信息数据库，这是很典型的静态数据库。

需要注意的是，个人档案是人的一生履历的书面呈现，对于在职职工而言，每年都会产生新的档案材料，所以要有专人在固定的时间对档案材料进行补充，同时对数据库进行更新。人事档案工作讲求严格的保密制度，所以个人档案信息数据库需要专人管理和维护[1]。

个人档案信息数据库在招录工作、政治审查、个人事项公证等工作中都有很重要的作用，是个人信息的基础来源。档案信息电子化查阅不但可以很好地保护原始材料，还可以提高办事效率。静态数据库建立的难点在于基础性工作数据量大，人工录入的工作量多。具有一定规模的单位一般会选择和社会公司合作开发数据库，现在此类数据库建模较为成熟。静态数据库一旦建成，后继的工作量会相对较少，但仍需要定期维护。

（二）动态数据库

和静态数据库类似，动态数据库也可以根据管理事件的不同进行分类。在工作中最常用的是统计系统、工资系统、考核系统三个独立的数据库，当然还有职称系统、教育培训系统等其他内容的数据库。

动态数据库的基本数据都是提取于个人档案信息。任何对事件进行响应的程序都需要基本数据的支撑，对事件的响应就是在基本数据上叠加各种算法以达到对工作目的的要求。

个人档案中的一些关键信息点和结论，支撑了动态数据库的运行。如个人档案信息中的姓名、性别、出生年月、参加工作时间、政治面貌、学历、专业、职称、职务、奖惩等情况，都是一般动态数据库所需要的。动态数据库可以是二维的，也可以是三维的，甚至是更多维的。二维的基本数据库以字段为基本单位，若干字段组成一条记录，一条记录对应一个人，若干记录组成一个单位的所有人员的信息数据库。三维或多维的就是加上单位层级、隶属关系、时间和历史沿革等[2]。动态数据库利用程序设计语言，设计多功能界面，把统计、查询、分析、提取等功能链接在基本数据上。

例如工资系统软件，它是一个最常见的动态数据库。其中一部分基本的数据存储是个人档案信息中与工资相关的信息项，如参加工作时间、学历、间断工龄、职称、职务等，另外一部分存储的数据是国家的工资标准、单位内部的津补贴标准、各级各类人员工资发放系数等。数据库利用计算机编程语言工具设计目标项，根据输入的变化事项按程序要求对已存在的数据进行核定和修改，打印输出修改后的表单存档。

举一个简单的例子：一个拥有500人的事业单位，按要求对年终考核合格的人员，每人晋升一个薪级。这是个常规的工作事件，在没有数据库帮助的情况下，需要人工输入500人的新的工资标准，手动修改、打印、存档；在有数据库帮助的情况下，只要执行一个统一的操作指令，系统就会自动核对每个人的薪级，自动累加，自动生成新的工资表单，工作人员只要批量打印和存档即可。

把数据交给数据库处理，这样的电子化办公大大减少了由于人为输入而带来的犯错机率，工作的正确率和效率都得到了大幅提升。在这里需要注意的是，系统对统一规范的指令操作没有问题，但对于个别特殊现象和问题的处理可能没有达到足够的智能，需要人工进行情况区分并加以处理。例如，一个人因年终考核不合格，不能正常晋升薪级工资，那么在这个单位统一执行正常晋升薪级工资操作的时候，要把这种特殊情况挑出来，进行特殊单独处理。

当然动态数据库和静态数据库一样都要对数据进行维护，不同的是静态数据库需要定时维护，而动态数据库则需要实时维护。因为动态数据库是为响应处理事件而存在的，它的数据必须是最新的。因此，对动态数据库而言，对数据的实时维护就显得尤为重要。

动态数据库建立的难点在于机动性强，要求响应的事件往往是多种条件的组合，也就是说在建立动态数据库时一定要把可能出现的情况尽量想全，用穷举的方法把可能发生的事件全部罗列出来，这样系统开发出来后，不会因为功能的缺陷而影响使用。对于可用条件筛选，逻辑计算出来的事件，系统一般做成开放式的，这样更便于使用人员灵活运用。

在人力资源管理的其他工作中，数据库同样可以大显神通。在年终考核中，不同层次人员对应不同的考核内容，不同的考核内容对应不同的分值，最后分值的计算，加权的结果，都可以在统一的考核数据库平台上操作并查询；对各年龄段人员职称、职务的统计，对各学历层次人员专业的统计，对人员流动趋势的统计等工作，都可以在统计数据库中完成；在教育培训中，对每个人教育培训学时的统计，对培训人员的安排，课时的分配等工作，都可以在教育培训数据库中完成；在招聘考试中，可以将题库做成数据库，针对不同的学历、专业要求，调用不同的试题，同时实现在线的考试和分值统计；现在由于网络的广泛应用，远程的实时数据管理已经成为了一种现实。

三、数据库在管理工作中应用的展望

作为人力资源管理的从业者，我们看到，数据库在人力资源管理中应用的领域越来越多，并且前景越来越好。随着电子化、数字化的办公理念逐渐深入，我们发现了数据库越来越多的可能性，越来越多的延展性。

（一）各种应用小程序

由于现代办公软件都有强大的编辑功能，本身就可以完成小规模的数据存储、维护、更新和利用等工作。临时性、重复性，数据量大的工作，都可以尝试让各种小程序帮助我们完成。

（二）组织专业团队

要多学习和了解数据库知识是很有必要的，特别是一些特殊行业和单位，在管理上有自身的特点，社会化的功能软件并不适用，那么依据自身特点，开发和利用数据库来解决实际工作问题，会让管理工作更能得心应手。现在很多单位都设有专门的网络信息部门，它帮助如人力资源管理等业务部门进行数据库的建设和开发，随着专业团队的加入，单位管理电子化、数字化的水平越來越高，相信在不远的将来，数据库在各种管理工作中的应用会越来越广泛。

四、结语

数据库研究跨越了计算机应用、系统软件和理论三个领域，计算机的高速处理能力和大容量存储器提供了实现数据管理自动化的条件。数据库系统的出现是计算机应用的一个里程牌，它使得计算机应用从以科学计算为主转向以数据处理为主，并从而使计算机得以在各行各业乃至家庭普遍使用。

认识数据库，利用数据库，可以使我们的工作效率提高，事半功倍。在现代管理工作中每一个功能系统其核心都是数据库理论，随着越来越多的功能模块在我们的工作页面展现，会利用数据库的人能更好地完成工作，会做数据库的人能更好地简化工作，数据库的应用让我们的工作变得越来越轻松。

参考文献：

[1]（美）弗罗斯特.数据库设计与开发[M].北京：清华大学出版社，2007.

[2]新华社.干部人事档案工作条例[S].北京：中共中央办公厅，2018.