文书档案管理中存在的问题及其对策

欧艳芳

[摘 要] 单位在发展过程中必然会涉及到诸多文书档案，尤其是在现今市场环境日益严峻的形势下，文书档案的涵盖面愈来愈广，其管理工作对于单位的发展起到了决定性的作用，能够为单位今后的发展提供方向指引。所以，单位相关工作人员需要基于现今的信息技术手段之下，进一步完善单位的文书档案管理工作，用以提升单位的日常管理效率，文章以不同的角度作为切入点，分析了现今我国单位文书档案管理工作中的不足，同时提出针对性的解决措施，以供各位同仁参考。

[关键词] 文书档案；管理；问题对策

中图分类号：G271 文献标识码：A

文书档案是体现一个单位发展历程的重要方式之一，通过文书档案，不仅能够使外人对单位的成长过程有所了解，同时还能够在以往经验的基础上，明确单位下一步的发展方向，在单位的日常运行期间起到了极为重要的作用。为了确保文书档案能够发挥自身应有的作用，需要单位针对文书档案管理工作中的不足，采取针对性的整改措施，用以提升文书档案管理效率。

一、当下单位文书档案管理中的不足之处

（一）档案管理人员职业素养有限

由于文书档案管理工作与单位内其他工作存在较大的不同，其综合性较强，需要管理人员具备较高的工作能力。并且某些单位管理者不重视文书档案管理，他们认為这项工作与单位的经济效益并不存在直接联系，这主要是由于文书档案管理工作并不会直接为单位带来收益，因此部分领导者为了确保单位的经济效益，经常会缩减文书档案管理资源。与此同时，部分单位领导者认为，文书档案管理工作仅仅是整合单位在发展过程中涉及的资料文献等等，对于这项工作的认知不完全，使得下属基层员工的文书档案管理意识也难以得到有效提升，从而影响了文书档案管理质量。基于此，不难看出，工作人员的职业素养与文书档案管理之间有着紧密的联系，一般情况下，文书档案管理工作起步较晚，缺少相应的比较成熟实用的管理经验，使得文书档案管理质量受到了一定的影响。与此同时，由于上级管理者对于这项工作的重视程度较低，因此导致这一岗位多由其他非专业的人员担任，使得文书档案管理工作成为了可有可无的存在[1]。

（二）工作衔接不到位

将文书档案管理工作进行细化，能够分为两个方面，通用文书管理与档案管理，现今大部分单位对这两者的衔接工作做得不到位，使得文书档案管理工作受到了影响。主要是因为受到现今岗位分离观念的影响，阻碍了二者之间的工作衔接，导致了文书与档案无法进行有效结合，尽管在这一观念下能够显现出二者的特征，但是同样也影响了文书与档案之间的协同发展。

（三）文书档案管理信息化程度较低

由于现今单位发展的速度较快，因此涉及到的文书档案信息也越来越多，普通的管理模式难以应对日益提升的市场需求，因此基于信息技术的电子化管理方式逐渐走进了人们的视野。但是在实际管理期间，仍旧有一部分单位没有及时更新自身的管理观念，仍旧沿袭着以往的管理方式，从而影响了单位文书档案管理质量。并且在查阅档案的过程中，仅仅依靠传统方式会耗费大量的人力物力，与当下的市场发展需求无法达到统一。另一方面，尽管有些单位在文书档案管理期间虽然采用了先进的技术手段，但是由于维护工作以及工作人员的专业水平较低等原因，使得信息化的管理难以发挥其最大作用[2]。

（四）文书档案管理专业化程度较低

文书档案管理是单位管理工作中的重要组成部分，在单位发展期间起到了一定程度的推动作用。但是由于单位领导者的文书档案管理观念淡薄，导致单位相关管理人员对于文书档案管理工作的重视程度较低，大部分单位仍旧沿袭了以往的管理方式，不仅占用了较大的人力、物力，同时也无法确保文书档案管理工作质量。

二、提升单位文书档案管理水平的有效策略

（一）培养员工的文书档案管理观念及技能

想要有效提升单位的文书档案管理水平，仅仅依靠制度的约束是远远不够的，需要从根本入手，在思想层面上提升员工以及管理者的文书档案管理意识。使得管理者能够对文书档案管理这项工作有一个明确的认知，这样才能够为后续的发展奠定坚实的基础。与此同时，提升员工的文书档案管理技能也是至关重要的一个环节，在进行职业素养培训期间，首先需要让基层员工认识到文书档案管理工作对于单位发展的重要意义，将其与员工的切身利益挂钩，使其明白文书档案管理工作与单位的经济效益息息相关。其次，为了能够进一步提升员工的文书档案管理观念，单位还可以组织相关员工定期观摩其他兄弟单位的管理流程，这样能够使员工直观地认识到自己工作期间存在的问题。最后，还需要制定相应的考评体系，同时实施奖惩制度，用以提升员工的工作积极性[3]。

（二）采取科学化衔接流程

由于近年来单位发展所涉及的文书档案越来越多，因此怎样在确保文件档案质量的前提下开展相应的管理工作，这已经成为了相关管理人员需要面对的问题之一。基于数量庞大的文书档案下，单位需要进一步提升各部门之间的协调合作，使得通用文件与档案之间的衔接工作能够更加科学化、合理化。换一种说法，就是要求管理人员对单位内部的文书资料进行集中化的整理，然后对这些资料进行系统的划分，通过信息技术录入到服务器终端，方便日后进行查找，并且单位内的其他部门也需要在文书档案管理期间发挥自身的积极作用，尽可能的配合文书档案管理人员，确保文书档案管理工作能够顺利开展[4]。

（三）加强信息化管理水平

由于我国科学技术水平的不断提升，在单位文书档案管理工作中融入信息技术已经成为了必然的发展趋势，但是怎样才能够确保信息技术能够在管理工作中发挥其积极作用，这是广大管理人员需要探索的一个重要问题。为了确保文书档案管理工作的信息化建设工作能够顺利进行，需要单位加大投资力度，进一步完善其信息管理系统，以先进的计算机设备作为基础，以此来保障单位文书档案管理工作能够顺利进行。通过信息化的管理手段能够避免人为管理所带来的误差，符合现今现代化的发展理念，与此同时，单位还可以建立相应的文书档案管理系统，对单位的文书档案进行集中化的管控。但是在这一过程中，需要管理人员能够做好系统的防窃取工作，确保单位内部文件的安全性，这样才能够达到文书档案信息化管理的最终目的。

（四）完善文书档案管理队伍与制度

高效的团队是确保单位文书档案管理工作顺利进行的基础，通过完善单位文书档案管理队伍，能够确保单位文书档案管理的科学性与合理性，队伍成员需要分工合作，对文书档案进行集中化处理，根据单位的发展需求进行合理的分类，同时还需要做好后期的管理，能够在单位有需求的情况下，第一时间调取相应的文书档案。在进行文书档案管理期间，需要工作人员将更多的精力放在文书档案的保存上，确保每一份资料的安全性。同时还需要定期对团队内的成员进行考评，确保其具有足够的能力应对文书档案管理工作中的突发情况。与此同时，单位还可以建立相应的文书档案管理机制，通过制度与思想的双重约束来提升文书档案管理质量，构建科学化、合理化的档案管理制度，要求相关工作人员以制度为工作准则，对于文书档案的查阅需要制定严格的审批流程，确保单位内部资料的安全性。如果存在未按时归还的情况，需要派专人进行审查，确保文书档案能够及时归档。同时还需要按时进行文书档案的检查，实行统一化、集中化的管理.

三、结语

综上所述，为了提升单位日常管理效率，确保单位能够在长远发展的道路上越走越远，需要管理者提升对于文书档案管理工作的重视度，从某一角度来看，文书档案管理工作的优劣会直接反映出一个单位的经营情况，因此，在新时代的背景下，需要管理者带领单位的基层员工，共同培养自身的文书档案管理意识，以先进的科学技术手段作为基础，构建文书档案管理制度，推动单位实现长远发展。

参考文献：

[1]冮媛.高校文书档案管理中存在的问题与对策研究[J].明日风尚，2019（10）：136-137.

[2]袁玉霞.适应新时期发展需要做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2018（21）：69.

[3]王峰.广播电视台文书档案管理存在的问题及优化方法[J].传播力研究，2018，2（31）：215.

[4]凌瑞英.“互联网+”背景下高校文书档案管理的问题及对策探讨[J].兰台内外，2018（06）：33-34.