关于加强事业单位档案管理工作规范化建设的若干思考

黎芷玲

[摘 要] 经济和社会发展都有对应的记录资料，即我们常言的“档案”，其不管是对机关单位、企业单位都是一种不可多得的宝贵资源。事业单位在我国社会经济发展中拥有重要作用，其对于档案管理有必要予以重视，需要加强科学规划，使档案得到积极的开发利用，使事业单位在这些档案协助下更加健康发展。如今事业单位改革继续深入，档案管理工作也迎来了挑战，有必要对其进行优化和规范管理，让事业单位充分利用这个特殊的资源。

[关键词] 事业单位；档案管理；规范化

中图分类号：G271 文献标识码：A

一、事业单位档案管理概述

事业单位档案管理工作需单位内部各部门展开档案编辑以及归纳，涉及到各部门的工作总结、计划、相关文件、报告文档、人事档案等材料。按照规定，档案管理有既定的程序，并且需在制度监督下操作，为提升档案管理效率和规范化，必须建立完善的管理机制，让各部门在档案管理工作中获得有效的指导、约束以及规范。需要事业单位档案管理明确两个层次 ：本单位是一级事业单位，可保存本单位档案资料；本单位为二级事业单位，一些重要档案则需更专业服务部门负责。结合事业单位本身等级来形成档案借阅管理制度，确保事业单位各部门相关工作顺利开展。事业单位档案管理部门要面对不同业务部门的档案，需将档案分门别类进行区分、整理和保管，让具体程序符合规范要求，并定期对不同档案展开整理和检查，要杜绝档案的丢失、损失、篡改。

事业单位作为档案直接形成、管理、存檔的部门，需针对每项工作的材料形成科学记录，使档案信息资源得到扩充。在向各部门提供相应资料信息查询服务，确保高质量完成工作。事业单位加强档案规范管理，有利于促进档案管理合法合规，增加事业单位档案管理严密性和科学性。事业单位要有较高的档案管理意识，使档案管理及时收集各种信息、数据、档案、文件等，确保相关资料得以保存，为其他部门借阅、查阅档案提供服务。

二、现阶段事业单位档案管理存在的相关问题

（一）缺乏相关工作部门的重视

个别事业单位对档案管理工作存在缺乏重视、不规范操作档案资料等现象，导致发生借阅档案资料后不返还的情况，这是由于管理人员缺乏监督、跟踪意识，没有正视档案的回收、检查工作，导致材料流失、损毁、残缺。这也显示出我国事业单位档案管理当中，不管是专门机构集中管理，还是事业单位自我管理，都缺乏相应的制度规范[1]。

（二）相关借阅查阅程序不完善

有的事业单位和群众间存在档案资料查询业务时，部分单位监管工作不完善，主要涉及机密的文件借阅程序简单，导致这类文件容易被借阅、后续跟踪、丢失或泄密等问题。如果借阅、档案分级管理没有相关制度，或对制度执行得不够彻底，就算是遵循了查阅、借阅制度，但因为分级不科学也一样会导致核心机密泄露。另外，还存在内部借阅时手续繁复，反而导致材料利用率低下。

（三）档案管理模式落后

部分事业单位档案室的硬件水平低，多是采用人工记录以及分档等处理，效率低下且不利于监管。有的事业单位建立了对应管理制度，却在实际操作中管理方法缺乏规范，例如组卷、组织沿革分类、档案保管等不够规范和完善。有的事业单位甚至存在销毁档案时没有按法定程序进行，缺乏鉴定环节，结果导致重要档案损毁[2]。有的事业单位虽然引入计算机、局域网等电子信息管理工具，但缺乏良好的信息系统，导致档案信息化管理水平不足，管理效益仍然较低。

三、加强事业单位档案规范化管理的策略

（一）增强档案管理意识，完善软硬件配置

档案管理意识增强需从顶层设计抓起，然后明确具体的管理制度、要求，在事业单位相关工作得以贯彻，将其和年中、年末考核关联，以此来提升各部门对档案管理的重视程度。特别是技术型事业单位，档案管中因为涉猎部门多，只是通过档案管理制度不能满足要求，还要组织各业务部门档案负责人进行档案管理业务培训，提升他们的档案工作意识及技术水平。同时，端正工作意识，养成正确的档案资料管理习惯，提升相关资料再利用价值。另外，需要档案管理部门联合单位领导，以单位重要会议方式传达管理意识，并结合正反面案例进行教育，指出不符合规定行为予以批评，对合理合法行为给予肯定，引导各部门形成规划化、信息化操作，提升管理水平。完善档案管理的软硬件设施，建立相应的制度，更要从事业单位档案管理体制入手，这样才能确保软硬件设施真正地可以植入到具体工作开展中。为确保每个科室、部门能够按规操作，顺利完成组卷、整理、编目等的程序，需要结合档案管理需求，明确系统的档案质量标准，配置好计算机、扫描仪、打印机等设施，完成软硬件配置，同时满足档案管理“八防”设备、库房等需求。现如今信息化管理成为各行各业的数据管理基本选择，利用信息化技术和大数据对档案资源予以处理，促进档案管理更加系统、科学、便捷。

（二）调整管控方式，确保管理者权责到位

改变过去的管理控制方式，首先要对管理者或整个档案管理部门建立科学制度，权责得到约束，避免管理漏洞。例如在水利、水文科技档案管理中，需各业务部门拥有档案利用思想，在推进项目开展时，围绕档案形成积极的采集、整理工作，定期对资料进行验收和归档。同时，将资料按照规定进行质量分级、区分档案时间及套数等操作以后予以交付，从始至终都符合相关标准。管理者权责到位，需要明确其岗位胜任能力，确保其拥有相应技术水准，正确处理档案。为做到权责明确，建议将档案管理流程确定下来，每个环节有专人负责，让上下环节相扣同时做到彼此监督，实现良好沟通。根据《档案管理办法》《档案法》相关规定，对档案管理工作岗位进行职能梳理，建立对应的考评标准及考评制度。另外，档案管理工作管理者要有对应理念，要不断学习相关知识提升技能，如信息技术、互联网技术、档案管理理论等，不断总结工作经验，提升个人业务素质，确保档案管理工作保持先进性和规范性。为加强履职能力，人事部门需对此形成具体考评机制，在考评指标、标准方面增加档案管理的工作要求，督促管理者积极提升业务素质，促使档案管理部门加强彼此磨合，互相合作，从而提高部门运作效率。

（三）丰富档案管理模式，强化信息技术应用成效

目前，档案登记方式有数十种，为了提升登记效率，需要选择登记便捷、有效的方式，确保信息动态更新，使有价值的档案能够被积极关注和利用。在过程中能积极地发现问题，然后征集相关部门建议，将信息技术融入到信息分类处理、归档、保存当中。将信息技术融入到实际工作，目的为了让各环节工作清晰、有效，同时使各部门档案工作能够彼此呼应。在进入信息技术之时，需要充分结合事业单位档案管理规定，具体构建科学合理网络链接，使录入、分级、管理、利用等有条不紊，提高管理效果效率。特殊的档案需要以年代、专业、单位机构、领域作为维度进行有效编号处理。智慧档案馆技术的融入，提高了事业单位档案管理效率，提高了档案利用价值，使档案管理中容易存在的死角、盲区得以规避，降低了档案管理员工作量。通过其作用提升了借阅环节的登记、监控水平，可以精准锁定档案所在部门或者哪一个主体手中，可以及时缴回，减少了档案丢失、损毁几率。

（四）加快推进档案管理信息化建设

实现事业单位档案管理信息化建设，需要档案管理者拥有相应的意识，而且可以形成对应的技术，使信息化管理软硬件融入工作中，并形成良好的维护，确保档案得到安全保护，该加密加密，该备份备份。以水利单位为例，通过举办水利工程档案展览、讲座以及教育培训等，有效提升相应管理人员的信息化管理意识。比如在某市进行水利档案管理，为了使档案被保存和科学合理利用，开展信息化档案管理培训工作，科学规范对图像、文字、工程图等进行分类管理[3]。另外，需要对档案管理工作形成专门部门架构，使档案管理信息化建设得以推进，也提升工作人员的积极性。建立完善档案审批、评估、查阅、保密等程序，在完整架构下开展具体的档案管理工作，促使各部门形成良好的檔案管理体系，增强档案的规范管理。

四、结语

总的来说，事业单位发展水平和档案规范化管理程度有一定关联，故此对档案进行科学化管理是有必要的。实现其规范化管理需要档案管理部门以及具体的负责人拥有足够的档案管理意识，能够掌握具体管理技术，拥有严谨的工作作风，讲究制度按照制度执行，避免档案管理的混乱。其中需要建立借阅制度和流程，建立档案分级管理模式，此外，正确保护和利用档案，更需要积极地实现信息化管理，确保管理的高效化[4]。

参考文献：

[1]俞惠兰.事业单位档案管理创新与改革探讨[J].宏观经济管理，2017（S1）：161-163.

[2]樊欣.事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].财会学习，2018（02）：173-175.

[3]蔡梅玉.事业单位档案管理规范化的分析[J].经贸实践，2018（19）：233-234.

[4]姚武.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].中国管理信息化，2016，19（15）：174-176.