某企业高效会议管理的实践

孔祥亮

[摘 要] 提升企业会议效率是一项系统工程，是一项必须抓紧抓实的基础性工作。如何使会议精益、高效是每个企业面临的课题。

[关键词] 高效会议；效率；管理

中图分类号：F272 文献标识码：A

会议效率反映了企业整体运行效率，决定了企业的竞争力，会议的低效直接导致管理低效。会议效率低下的主要表现为：一是会议数量多、议题零散，占用了大量工作时间；二是参会人员多，“陪会”现象严重；三是会议主持人的权责不明确，未能有效地引导会议做出决策；四是会议时间过长，发言超时情况普遍存在等。

为进一步规范企业会议管理，不断提高会议效率和运营质量，确保企业各项决策部署高效落地，需要规范会议组织等，实现会议管理合规化、精益化、标准化。

一、建立会议原则

会议原则是企业会议文化的直接体现，也是会议管理的根本和底层逻辑。

（一）严格会前策划

精心策划，充分沟通。根据实际情况，以合理的时间和频率安排例会和专题会，根据不同内容和目标，优化例会的频率和长度。充分利用例会时间解决问题，最大程度减少大型专题会或计划外会议，充分用好工作时间。

（二）严格会前准备

周密部署，充分准备。会前严格明确4W（WHEN-开始和会议时长，WHERE-地点，WHO-参会人，WHAT-议题），并提前通知与会人员。会议材料应精简、具体、量化，且会前经各相关方充分沟通并达成一致，专业会议要形成固定模板，杜绝空谈和形式主义。

（三）严格参会人员

人员精干，杜绝陪会。集团级会议原则上由相关部门主要负责人或有决策权的人员参会，其他人员不得陪会，不得代为汇报。要充分利用视频会议系统，避免外埠人员路程消耗。

（四）严格会议时间

敬畏时间，尊重效率。原则上，集团级会议不超过3小时，运营类会议不超过2小时，部门例会不超过1小时，每周五不安排集团级会议，各部门每日10：00—14：00或每日至少有2—4小时不安排会议。

（五）严格问题聚焦

直面问题、直击痛点。会议的主题必须鲜明、直接，要聚焦当前重大必须解决的问题。与会者要提前就相关主题充分研讨并做好准备，在会议上针对问题能够切中要害、集中解决。

（六）严格会议发言

发言要逻辑清晰、简明扼要。会上要说实话、短话、說话负责任，会后要迅速行动、说办就办。会议发言杜绝长篇大论、夸夸其谈、避重就轻。

（七）严格决策落实

会而有议，议而有决。严格按“无目标，则不开会；无议程，则不开会；无准备，则不开会；无决策，则不开会；无落实，则不开会”的基本要求进行。会议结束要有决议，并形成行动计划。

（八）严格任务跟踪

决而有行，行而有果。会后及时贯彻会议精神，布置的任务必须有专人持续跟进和追踪，所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。

二、规范会议要素

会议要素主要包括会议议题、会议议程、参会人员、会议时间及地点等；会议相关方应积极从会议要素各方面做出改善，以保证会议的质量和效率。

（一）会议议题

议题是会议所讨论的中心、主题，应根据议题，组织召开有针对性的会议；议题必须有必要性、重要性、明确性和可行性，不满足上述属性的议题原则上不应安排会议。

会议组织方应在会前完成与议题相关方的充分讨论，避免在会上进行过多的讨论，以保证会上集中精力做出决策；各参会方应在会前完成议题相关信息的收集和分析（力求充分），完成多方案的比较和深入研究，以保证会议决策的精准性；各参会方应在会前完成议题相关材料的编制，材料要真实、简要、规范、精确、清晰（体现核心概要即可，如量化数据、关键表述等），并根据发言时长精简篇幅。

（二）会议议程

议程是会议的议题性活动的整体安排；有多项议题的会议，会议组织方应编制会议议程文件，并提前发至各参会人员；议程应包含各个环节的发言顺序、发言人和发言时长，确定发言时长时充分考虑讨论环节的时间冗余；议程必须基于会议的目标，必要时可在议程中标示出会议目标和相应关键点，以提醒参会人员围绕目标进行发言和讨论。

议程应合理分配各项议题的时间，重要的议题要留出足够的时间；会议持续两个小时以上的，应考虑在议程中安排休息；如议程中的议题过杂或时间过长，会议组织方应考虑是否可以分两次开会，或分阶段讨论同一个议题。

（三）参会人员

主持人负责确保会议不偏离主题、高效解决问题、达成会议目标；会议开始时，主持人应简要介绍会议主题和目的，以确保参会人员了解会议相关信息；主持人应有效地控制会议时间，如发现会议“跑题”或拖期，应进行提醒，以最快的速度将会议调整到正常议程或进度中；主持人应积极协调参会人员的发言，充分调动参会人员的积极性，让其主动、自觉地发言；会议最后，主持人应剔除微小、次要的问题，进行总结，引导会议作出决策，并在会上通报相关决议。

汇报人应在会议召开前充分了解议题相关信息，并对发言内容进行充分准备；应简明扼要、重点突出、直奔主题，避免“跑题”或长篇大论；应严格按照议程要求的时长进行发言，如确实需要延长时间，向主持人提出申请后方可继续发言；应代表所在单位的意见，并准备回答质询。

决议执行人必须参加会议；如会议确实需要将相关任务指派给未参加会议的人员，会议组织方需提前与其进行沟通；决议执行人要切实担责，严格按照决议要求落实相关工作任务，并按时反馈工作任务落实进度。

（四）会议时间及地点

会议组织方应严格控制会议时间，可采用站立开会等方式，以形成开短会的习惯；在选择会议地点时应综合考虑会议的规模、所需设备、周边环境、交通便利性等因素，选定合适的会议地点；如参会人员在外地或出差，一般可采用视频会议的方式参会。

三、规范会议过程

应做到会前精心筹备、会中高效决策、会后快速落实；各相关方应在会议过程的各方面下足功夫，以提升会议的质量和效率。

（一）会前筹备

会议组织方要在会前制定会议方案，方案应包括会议目的及预期效果、时间、地点、召开方式、参会人员、主要内容、工作分工、会场布置等，并根据方案确定筹备计划和任务清单；应提前（一般应至少提前3个工作日）将会议通知发送至参会人员，通知具体包含以下要素：会议时间、会议地点、会议议题、会议议程、参会人员、参会回执、相关要求（如材料準备、着装要求）等，通知内容应明确具体、言简意赅、措辞得当。

会议组织方应在会前准备相关背景材料、领导及来宾讲话稿、主持词、演示材料、会议手册、座位图等，并提前发送至参会人员；应根据不同会议需求，布置相应的会场物品，包括指示牌、会标、桌签、水杯、文件夹、纸、笔、笔记本、白板、湿（纸）巾等；参会人员的座次安排要符合相关规范要求；应提前到会议室点检会议材料、会场物品、会议设备、领导座次等，以保证会议顺利召开。

（二）会中管理

会议组织方应维护好会议秩序，并协调做好会务服务，尤其是会议室光线控制、温度控制等工作；应在会议间歇期间滚动播放会场纪律要求，安排相关人员在会场出入口维持秩序；应安排相关人员做好会议的记录或录音，以备会后确认会议相关信息。

参会人员应提前到达会场，不得迟到、早退，若因特殊情况确实无法按时参会，应提前向主持人请假；应做到衣冠整齐、精神饱满，应集中精力、认真聆听、积极投入，不得交头接耳、私开小会、随意走动、做与会议无关的事情。

（三）会后落实

重要会议应尽快形成会议纪要，写明会议的基本情况、内容和决议；其中决议应重点说明，包含会议确定的解决办法以及有关落实责任方面的要求等。会议纪要应在会议召开后3个工作日内发送至参会人员，并抄送相关人员。

会议组织方应安排相关人员做好参会人员离场秩序维护、会场清理、设备关闭等工作；应做好会议组织过程的复盘，积累会议管理经验，提升组织体系能力。

总之，开会的目的就是集众智、汇合力，集中力量解难题，办实事，办大事。会风是干部作风，也是企业运营效率的重要体现，为会议立规矩就是为了避免“长会”“会海”，实现会议的精益、高效，助力企业的跨越发展。