关于企业干部人事档案的管理思考

吕金华

【摘 要】干部人事档案是国家档案和企业档案的重要组成部分，在干部人事管理中发挥着重要作用。但企业干部人事档案存在的问题直接影响了干部人事档案管理的质量。结合工作实际，就企业干部人事档案管理存在的问题进行粗浅分析并提出相应对策。

【关键词】干部档案;档案管理;无缝对接

干部人事档案是组织、人事等有关部门、按照党的干部政策、在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的真实记录、是解决工资待遇、落实政策的重要凭证、是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据、是国家和企业档案的重要组成部分。

一、干部人事档案的重要性

（一）干部人事档案是考察干部成长经历的重要依据。干部人事档案是干部信息的重要载体历史、全面、真实地记载和反映干部个人经历、能力和德才的综合表现。做好干部人事档案管理工作、不仅可以有效促进企业干部合理流动、合理配置和合理使用、而且是企业人才职称晋升和选拔工作的重要参考依据。

（二）做好干部人事档案管理工作对党员干部能起到一定的监督作用。干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策、在培养、选拔和任用干部等工作中、形成的记载干部经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现以及工作实绩等内容的文件材料、是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

（三）充分挖掘人才潜力、促进企业可持续发展的必要保障。薪资、福利对于企业员工而言具有很强的激励作用、良好的激励制度能极大的提升人才的工作积极性、从而促进企业整体效益的提升。干部人事档案管理工作内容具有多元化特征、具体包括了干部家庭状况、工作资历、奖惩情况等内容、在一定程度上会影响企业员工的工资福利和社会保证。因此、做好企业干部人事档案管理工作能通过完善人才激励制度发挥出人才的最大价值。

（四）干部人事档案具有一定的法律凭证作用。干部人事档案详细记录了干部成长的各个阶段痕迹资料、这些原始性的材料是有关部门检查企业干部遵纪守法情况的重要材料。此外、在处理与企业有关的诉讼事件中、干部人事档案中的有些内容还可以起到凭证作用。

二、干部人事档案中存在的问题

1.认识不足、重视不够。企业的中心工作是生产经营、产品销售、追求经济效益和企业形象是永恒的主题。干部人事档案工作由于不能给企业的生产经营活动带来直接的经济效益、往往得不到应有的重视与关注。有些领导认为干部人事档案工作就是收集资料、保管的事务性工作、只要能“守好摊”、不丢失、不泄密、能应付查档就行了。因此、一些单位领导往往忽视人事档案工作、没有将人事档案工作纳入议事日程、形成了 “说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的尴尬境地。

2.硬件设施配备较差。由于对人事档案管理不重视、企业在设施配备上基本采取“因陋就简”、“因地制宜”的原则、融办公、阅档、库房为一体、库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施不配套、安全措施手段也停留在较低的水平、工作必须的裁纸刀、打孔机、干部人事档案盒、隔页纸等工具载体也配备不全、致使档案装订不全、也不规范、达不到档案管理工作的科学化、规范化要求。

3.档案管理不适应形势发展的要求。在数字化、网络化、信息化的今天、要及时准确地把人员变化的信息进行记录、分析和管理、需要完备的信息系统和具备一定素质的人才、但企业人事档案的管理手段的滞后性已经严重制约了人事档案管理的发展。许多单位仍是手工操作、使得档案不易于检索利用。即使一些已经运用计算机的单位、也因人员素质、系统功能、资金等原因而未能达到预期目标。除此之外，还有的单位不填写干部人事档案转递通知单、档案不密封、也不加盖密封章、随意交由本人自带、致使篡改、丢失干部人事档案的现象时有发生。这些现象既不利于企业干部人事檔案的规范化管理、也不利于档案完整性、真实性的保证、从而影响个人事业的发展。

三、干部人事档案的对策

1.提高认识、加强领导。应把干部人事档案工作列入重要议事日程、制定切实可行的计划、采取积极有效的措施来促进干部人事档案工作的开展。组织人事部门要有分管的领导主抓干部人事档案工作、从组织上保障档案工作顺利开展、真正把干部人事档案工作当作经常性的大事来抓。要结合本单位的实际惜况、提出具体工作目标、做到有计划、有部署、有督察、有落实、发现问题及时解决。建立干部人事档案管理达标升级考核机制、对干部人事档案工作实行定级定量考核、不断提高干部人事档案工作管理水平。

2.加强培训、提升素质。干部人事档案管理的好坏、很大程度上取决于档案工作人员。要选取政治素质好、责任感强、坚持原则、严守纪律、忠诚可靠、意志坚定、保守秘密、遵守制度、善于学习、刻苦钻研、身体健康、熟练操作多种办公自动化信息化设施、无不良嗜好的人管理干部人事档案。采取面授、传帮带、自学等多种方式、使其熟悉干部人事档案工作的各个环节和基本要求、尤其要熟悉中组部和上级组织人事部门的政策法规、有关规定和要求。努力掌握科学管理的原则和方法、提高工作效率、提高干部人事档案材料的质量。

3.加强子部人事档案工作的基础建设。干部档案管理部门要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房、配置铁质的档案柜、防盗门、防盗窗、有条件的配置报警器。库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施要求：温度14C～24C、相对湿度45%～65%。实行档案库房、阅档室和档案人员办公室三室分开。同时要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术、逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。

4.加强信息化建设、提高干部人事档案管理水平。要积极引进或研发人事档案管理信息系统、有效整合企业人力资源管理信息系统与人事档案管理信息系统、实现企业人力资源管理信息系统与人事档案管理信息系统的无缝对接。积极开展有效的数据收集、分析、归纳、开展信息管理建设及信息流动渠道设计与关键环节确定等具体工作。借助信息化管理平台、实现企业人员信息利用效率的最大化。

干部人事档案工作是长期、复杂而重要的基础性工作，在新的社会发展形势下必须采取有效措施，与时俱进，积极探索，不断完善和改进，为企业的发展提供更好的服务。