建筑工程档案电子文件管理分析

陈雅静

【摘 要】在过去，工程档案重点依靠纸质归档立档方式来归集档案，从而造成工程档案归档流程非常复杂，同时伴随着纸张翻阅频率的提升，极容易发生损毁，或者字迹不清楚问题。现今提倡的电子文件归档管理对比过往纸质文件归档管理来讲优势显著，比如：借助各式各样方式，且综合参照本身特性，从而对工程档案实施针对性处置解析，进一步提高使用率，此时不仅降低原件翻阅频率，此外也呈现出信息储备量大与高密度性等特征。

【关键词】建筑工程档案;电子文件;管理;分析

尤其科学技术水平持续提升，电子文件在建筑工程信息处置中普及率极高，与此同时，当前国内建筑工程电子文件管理系统存在漏洞，造成电子文件管理非常杂乱无序，基于此，建设行政主管部门务必强化建筑工程电子文件档案管控，创建完备的档案管理系统，进一步确保建筑工程电子文件能够获得有效的储存与管理。

1.在建筑工程中使用电子文件管理优点

1.1更有助于保管

电子文件受到信息多媒体、及其新储存介质的产生与发展，直接干扰到电子文件的可使用周期。因此，档案职能部门归档电子文件之后将格式替换，借助统一格式储备汇总的电子文件档案，便于今后计算机技术创新后，依旧能够获取之前储存的文档，确保信息资源的便捷应用。

1.2便于分类与编目等管控

借助电子文档的特殊性，档案职能部门收到文档时，需要立刻给文件编辑独立编号，且汇总对应分类号与档案号，参照上下行文相互间的关联，随即做出文件编号，在汇总时标注主题词。技术条件具备的情况下，需要编写多角度、全面的检索工具，便于筛查相关文档信息。使用者只要提示文件分类号或主题词，便可迅速查阅出对应文档与上下级行文及其附件关联，进一步降低档案管理人员工作压力。

1.3归档及时便捷

电子文件借助电子编码技术，能够编辑修订且不遗留任何迹象，载体不能确定，部分鉴别文件早期凭证性重要数据也需替换，从而造成电子文件早期凭证性分辨非常繁杂。基于此，电子文件在产生实践中，务必实施身份验证与加密措施，从而确保文件在传送、处置实践中不发生偏差，从而保证档案职能部门获取到的电子文件原始性、真实性与精准性，确保电子文件的法律凭证地位。

2.当前国内建筑工程档案电子文件管理的情况

2.1电子文档归纳不到位

在建筑工程实践中，借助信息化处置的电子文档，拥有较强操作，对于有关文件管理职员专业知识要求非常高，相反国内此方面人才严重缺失，少数区域的文件管理职员专业技能水平较低，根本不能胜任繁杂的文档管理任务，从而造成大部分区域电子文档归纳不到位状况屡见不鲜。

2.2电子文档管理员职责划定不清楚

大部分建筑工程场地针对电子文档管理职员的职责划定不清楚，绝大多数公司把电子文档管理任务移交给计算机技术相关人员，相反此类人员严重欠缺电子文档管理技能，尤其在电子文档处置及其管控中极易产生漏洞，造成建筑工程档案电子文件管理出现杂乱无序状况。

2.3电子文档真实性与可读性非常差

在建筑工程档案电子文件管理中，其突出的问题为真实性与可读性非常差。一则，建筑工程电子文档要想符合相关标准，相关内容出现虚假信息状况。二则，大部分建筑工程企业相关档案管理员出现了应付差事的工作态度，造成了电子文档内容可读性非常差。上述状况极大造成建筑工程档案电子文件相关内容可用性较弱。

3.建筑工程档案电子文件管理具体措施

3.1确立档案管理员的职责

在建筑工程档案电子文件管理中档案管理员为主体，所以务必确立相关人员的职责所在，从而保证电子文件的安全管控。一则，建筑工程企业要派遣专人来管理档案，针对电子文档实施管控。二则，务必强化相关人员的档案管理技能培训，提升专业性。

3.2提升电子文档管理思想

目前，从建筑工程企业来讲，势必要拥有完备的电子文档管理思想，以至于，地方政府职能部门急需促进建筑工程电子文档的管理任务，进一步将电子文档管理执行到每个建筑工程企业中，才可保障每个建筑工程的电子文档获得妥善、高效的储存与管控。

3.3统一建筑工程电子文档格式

建筑工程方面的电子文档非常繁杂，一旦无法将格式统一，势必在搜索时有一定难度，所以在建筑工程中，統一建筑工程电子文档极为关键。此方式不但能够带来搜索文件的便捷，并且也有助于档案管理的完备，有利于今后搜索与纠正等。

3.4建筑工程每个时段执行电子文档管理

针对电子文档归纳其不光是在建筑工程完工之后才开始，而是要在建筑工程每个时段务必贯彻执行电子文档归档管理工作。其中需要引起注意的是，务必确保电子文档归纳的完整性，便于今后相关工作的搜索，打下良好的基础。基于此，在电子文档处置实践中，确保数据真实性，预防相关人员为了项目数据达到标准，随意更改电子文档内容。

3.5提升电子文档鉴定技术

针对建筑工程档案电子文件管理归纳，其真实性与高效性非常关键，所以务必确保电子文档能够客观反馈相关工程的整体数据，且可提供高效的数据检索功能。因此，则务必提升电子文档的鉴定技术，保证建筑工程电子文档的真实性与高效性。需要招聘专门鉴定技术员，针对电子文档内容实施筛查，方才保证电子文档有关内容不被随意修改。

3.6完备建筑工程档案电子文件管理系统

要想创建建筑工程档案电子文件高效管理，则需要借助有关系统来管控，只要完备了建筑工程档案电子文件管理系统，方才确保电子文档的有效管理。一则，需要相关人员针对电子文档内容来核查，二则，科学储存已完成归档的电子文档，预防病毒侵扰造成电子文档损坏。并且预防相关技术人员随意获取电子文档内容，保证建筑工程档案电子文件可以安全完善储存。

总结：

总而言之，在建筑工程实践中，电子文档归纳管理对于政府职能部门、及其电子文件产生部门具备实践意义。因此，建设责任主体单位和行政相关职能部门务必主动加入到电子文档归纳管理中，且需要跟技术服务部门、法律人士与文档收集保管部门等相关人员紧密合作，加强相关人员档案管理法制思想，一起尽全力促进电子文档的社会化、标准化、自动化，强化电子文件档案管理工作，从而保证电子文档归纳管理工作积极展开，才能对建筑工程电子文档信息资源共享做出相应贡献。

参考文献：

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