试论档案管理中的声像档案管理策略

张灿

摘 要：声像档案是指国家机构，社会组织和个人在各类活动中形成的对国家和社会有留存价值的照片，声音和其他材料，如照片，底片，电影，唱片，录音带和录像带。主要以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。所以，为了充分发挥其作用，本文论述了声像档案的主要特点，并简要解析了声像档案管理存在的问题及其档案管理策略。声像档案是现代档案馆的关键构成部分，在实际考察应用中发挥着重要作用。所以，为了更好地保护和利用这些生动和形象的独特载体档案，我们务必采用相应的策略。

关键词：档案管理;声像档案

一. 声像档案的主要特征

1.作为其它档案资源的有效补充

虽然声像档案具有传统纸质档案不能相比的优势，但是并不表示传统的纸质档案就会不存在，相反，这种存档载体可以相互补充并相互相成，例如，在会议档案的情况下，会议形成的决议和会议记录都是纸质档案的形式，参与者的照片，演讲和会议进程能够以声像档案的形式存储，当研究人员需要研究会议状况时，纸质档案和声像档案可以使研究人员从不同的方想知晓整个过程和画面，使会议的研究成果更加真实，值得信赖和直观。

2.直观形象特征

声像档案以音频，视频等形式存在，因此可以实现音视频所承载事件的客观详细记录，档案信息更直观盒形象性，并且对于纸质档案来说，声像档案比纸质档案相对更可靠。所以，声像档案资源的优势是纸质档案不能相比的。

3.提高办公效率

我们所认知的档案管理，大部分是最为传统的人工参与操作的文书整理和保存，操作的整个流程比较繁琐，并且特别耗费时间，对于档案信息安全存在很大的隐患性。实现档案管理的信息化管理，使得档案管理工作变得简单可靠，节省人力、时间，易于查找。档案管理的信息化，一方面能多方向地实现资源共享，并且查阅的速度也能适当性的对所需要的信息进行针对性的查询，并且也不会受到时间或存档单位的基本限制

二.档案管理中的声像档案管理问题解析

1.保存问题

声像档案的存储要求比纸质文档的存储条件更严格，可是，一般单位把声像档案存储在文书柜中并与其他档案混合，它们没有恒定湿度，恒温和防磁的存储要求，结果，一些照片变黄并褪色，胶片粘附和劣化，磁带损坏，不利于声像档案的长期存储和利用。

2.归档问题

声像档案具有很强的时效性和特殊的归档要求，比如，照片底片应该一起存档，图像应该补充文字注明，假如没有及时归档，以后摄影师也很难完全准确地回忆起它们。调查发现，许多单位累积了未归档的照片，大部分照片和底片已经分开或没有底片。文字说明也难以解释。最初是一张非常珍贵的照片，但鉴于缺乏及时归档而失去了存储和使用的价值。

3.管理制度问题

通过调查发现，只有少数单位开发了相应的声像档案管理制度，许多单位处在自由组建和无规则自由处理的状况。而且，许多声像档案不是集结统一管理，缺少必须的管理制度，还有些单位有管理制度，但实施不够。

4.意识问题

随着社会的发展和工作的需求，机构，企业和事业单位的声像设备得到了非常大的改进，大多数单位都配备了声像设备，一般来说，声像设备相对齐全。可是，声像设备的管理也存在不同程度的混乱，大多数单位没有声像设备管理制度和使用需求，这可能导致一些设备搁置并且不能充分发挥作用，一些设备存储在部门或个人手里，并且使用人员不清楚或经常更改，设备无法有效使用，最终一些重要活动未及时记录，档案未完全保留，给声像档案的生成和存档带来了后患。

5.缺乏专业管理人员

现阶段的电子档案管理还没有完全达到信息化和人工智能化管理，仍然需要专业的专业人员进行管理。电子档案在进行专业管理的过程中，很多人员不是专业档案管理人员，而且现阶段大部分档案管理工作是老员工兼职管理档案，但是这就存在老员工学习能力差、新技术接受性低的问题，严重阻碍了档案管理工作的效率与创新。

三.档案管理中的严格声像档案管理策略解析

1.做好声像档案保存

声像档案管理需要基于声像档案安全存储的需求，恒温，恒湿，防磁，防光，防火等是必不可少的要求，所有机构必须配备有关的设施和设备，声像档案必须单独卷成卷，分别存放在声像柜或封闭的铁柜中，严格把握仓库的温度和湿度，远离光源，磁场等，并采用按期倒带查验保护措施，如磁带，录像带和光盘，并且实行数字化存储，定期拷贝，最大限度地延长声像档案的使用寿命。

2.加强声像档案归档管理

档案管理的声像档案归档管理策略重点是：一是通过正常移交接收。该科室移交给档案室，档案室移交给档案馆。二是核心单位和核心部门重点征集。对于产生大量声像档案的本地关键单位和部门，有必要集中加强征集，定期沟通并掌握情况。三是直接从摄像师那里收集。对于归于摄像师手中存档范围的声像档案，有必要努力收集。四是普遍的社会收集。对于散布在私营部门的声像档案，使用發布公告，发布文件，上门实地寻找，采用有償征集、无偿捐献、创建名人全宗、个人代存等方法大量收集。

3.创立完善声像档案管理制度

对于声像档案管理中出现的问题，档案管理的声像档案管理必须合理地制定实用的管理制度，以规范声像档案的管理。所以，每个单位必须创建健全相应的管理制度，强化规范化管理，对形成的声像材料从收集，整理，备案到移交到档案室统一管理，拟定严格的制度，禁止分开流失，杜绝据为己有。明确规定日常存储，借阅和使用声像档案，应将声像档案的悠久和长远存储按期移交给档案馆，以保证实施有关的规章和制度，要制定有效的完整策略，确定责任，依法管理，遵循规则和遵循法律，逐步形成自觉的行动，保证声像档案归档的质量。

4.提升声像档案管理意识

档案管理工作不但是档案部门的事情，也是所有立档单位乃至整个社会的事情，各级领导的关注是做好档案管理的主要保证，结合有关实践分析：一是要争取主管部门和新闻机构的支持，引起社会的广大关注，因而提升全民的档案意识，尤其是各级领导和相关人员的档案意识，营建优越的档案工作氛围。其次，我们必须把握住机遇，在服务中心工作。档案部门和每个立档单位要善于抓住机会，结合当地和单位中心的工作，通过馆、室藏档案和生动的运用实例发挥档案的宣传教育作用。

5.整分管理原理在档案管理中的运用

整分管理主要是针对档案管理的每一个步骤进行的，档案管理包括信息的收集、整理、统计以及档案编号几个方面。"整"主要体现在对档案管理的整体进行分析，确定档案管理的基本方法与管理规律，总结出整体档案管理的功能。然后是"分"，分是指针对档案管理中各个细节处采取特别的管理方式，根据档案管理的不同进行分解调整，然后收纳归类，方便管理。利用整分的管理方式既可以保证档案管理的稳定性与整体性，又能针对问题提出解决方法，极大的提高了档案管理的效率，也更有助于实现现代化。

结束语：总而言之，随着科学技术的进步，办公室，企业和事业单位逐渐实现现代化，同期形成了大批的声像档案。这些声像档案是每个单位档案的关键构成部分，并增强了声像档案的征集和管理，这对单位和社会具有重大意义。可是，鉴于各方面原因，造成声像档案的管理存在很多问题，所以，采用相应的措施来增强声像档案的管理具有重大意义。

参考文献：

[1]莉伟.档案管理原理在档案管理现代化应用中的分析[J].办公室业务，2019（01）：55.

[2]杨鑫.谈档案管理现代化中档案管理原理的运用[J].才智，2018（17）：200.