信息化建设对留学生传统档案管理模式的影响

王芳 毕悦倩

摘 要：来华留学生档案包括外国留学生的入学申请资料、外事管理资料、教学教务资料等信息，长久以来，纸质档案是我国来华留学生档案管理的主要方式。随着我国来华留学教育进入提质增效新阶段，在快速发展的大数据背景下，来华留学工作也渐渐进入信息化建设新阶段。来华留学的信息化平台的建设对传统来华留学生档案管理模式产生了较大影响，本文通过分析信息化建设对留学生纸质档案管理模式的影响，提出新形势下来华留学生档案管理模式的对策。

关键词：来华留学工作;信息化建设;档案管理模式;影响

中图分类号：G272 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 （2020） 18-0-02

一、引言

随着国内高校国际化办学水平不断提升，对外交流联络、教学科研合作及师生互动的日益频繁，各类外事档案呈现显著增长趋势。作为外事档案的重要组成部分，来华留学生档案的收整业务量也相应不断增加。2018年，我国接收的长短期来华留学生已突破49万，来自196个国家，分布在我国超过1000所高校进行学历或者非学历学习，来华留学工作进入新阶段。新形势下，来华留学工作“提质增效”这一工作目标和“扩大规模、优化结构、保证质量、规范管理”的工作准则对来华留学生档案提出了新的要求。来华留学生档案包括外国留学生的入学申请资料、外事管理资料、教学教务资料等信息，长久以来，纸质档案是我国来华留学生档案管理的主要方式。进一步认识来华留学生档案的重要性，加强留学生档案的管理，不仅对留学生个体发展和接受培养单位有重要意义，而且充分利用档案资源进行科学分析，将进一步推动来华留学事业的发展。各校为了进一步提高来华留学生工作效率，将来华留学生信息管理的重心由纸质记录转移到信息化建设，在此过程中，来华留学生信息系统的建设和发展给传统纸质档案的管理方式产生了较大影响。

二、现阶段来华留学生工作信息化建设概况

国内各高校普遍使用的来华留学生信息化平台开始于21世纪初的“来华留学生管理系统”，该系统包括来华留学生基础信息收集功能、来华签证邀请表等表格证书的打印功能、数据统计和上报功能，为留学生信息平台的建设提供了最初的模板。随着来华留学工作进入新阶段，2019年，教育部推出“全国来华信息管理平台”，不仅具备信息收集和存储功能，还增加了审核功能和信息互联功能。

与此同时，各奖学金主管部门的信息管理平台在不断完善和发展，各高校也委托专业公司开发了适合自身发展需要的信息管理平台。

随着教育对外开放程度的提高，各校对来华留学工作的重视程度也越来越高。留学生规模达到一定程度的高校，相当一部分已经根据各级政府及主管部门的要求，以及各校实际情况，委托专业公司开发了高校的来华留学生管理系统。一般来说，高校自主开发的系统包含申请、录取、管理、教学等功能，从学生的个人基本信息、护照信息、学历证明、成绩证明、财力证明等入学前信息，到学生入学后的班级信息、奖惩信息、学分信息等教学与管理过程中产生的信息均体现在信息系统中。以上各类信息系统均为新阶段纸质档案形成的基础。

三、目前来华留学生档案整理现状

（一）纸质档案内容

现阶段，在来华留学生离校后进行档案的整理和转交是高校通用的留学生档案整理方式，一般以纸质档案为主。来华留学生个体的纸质档案中，主要包括以下内容：入学申请表、身份证件复印件、学历及成绩证明、外国人来华签证申请表（JW202/JW201表格）、入学推荐信、个人研究成果、获奖证明等。因外国留学生学习专业的分散性和群体特殊性，纸质档案一般由接受院校的留学生管理归口部门统一管理。

（二）纸质档案分类

根据来华留学生学习情况，其分类标准多样。根据学历类别分，来华留学生分为普通进修生、高级进修生、本/专科生、硕士研究生、博士研究生;根据经费来源分，它分为中国政府奖学金生、中国政府各部门奖学金生、地方政府奖学金生、学校奖学金生、校际交流生和自费生;根据学习时间分类，它又分为长期生和短期生;根据所持签证类别分，它分为X1签证持有者和X2签证持有者;根据国别或者洲别分……同时，由于外国留学生个人信息构成的特殊性，其档案查询方式的分类标准存在多样性。在个人档案使用过程中，按照学生类别分类后按照出生年月排列的方法较为常见。现阶段，一般来说，同一批离校学生中，适用于档案整理的主要分类标准如下：

综合类院校：

一级分类标准：国别/洲别

二级分别标准：学生类别

三级分类标准：专业/班级

专业类院校：

一級分类标准：专业/班级

二级分类标准：学生类别

三级分类标准：国别/洲别

四、信息化建设对传统留学生档案整理方式的影响

（一）新机遇

（1） 取长补短，相互促进。来华留学生电子档案在信息化建设的推动下应运而生，信息化建设不仅成为来华留学生电子档案的原始依据，也为当前纸质档案的形成提供了初始平台。来华留学生信息管理平台系统的使用实现了留学生管理档案采集存档的网络化与信息化，实现了申请审批报告过程即是档案的采集过程，与收档同步进行。来华留学生从申请开始，便通过信息平台提交各项材料，即信息化系统从收集第一项来华留学生信息开始，便显现出比原始纸质申请收集方法更便捷的特点，不仅提高了信息传达效率，节约了时间、人力和资源成本，也对提高来华留学生生源质量、树立良好的来华留学形象起到了一定的推动作用。在信息查询方面，信息系统中衍生的电子档案存在着纸质档案不可比拟的便捷性。各国来华留学生姓名组成和排序方式不一致，虽然纸质档案归档时，会按照一定的分类标准进行归类归档，但是在后期查询时的不便使得来华留学生纸质档案未能发挥档案资源的优势，而电子档案则可以实现模糊查询，弥补了这一缺憾。而纸质档案以其出色的稳定性和持久性，也继续扮演着来华留学生档案管理中不可或缺的角色。

（2） 双轨制档案存放，提高安全性。来华留学生信息系统的建设，产生了来华留学生电子档案，现阶段来华留学生纸质档案的主要组成部分也来自电子档案。近年来，信息系统的建设增加了电子档案这一保存方式，与纸质档案并行存放，提高了档案的安全性。

（二）新挑战

（1） 信息一致性难以保证。①多平台并存，平台间信息存在不一致可能性。正如文章开头所说，目前来华留学生信息管理系统较多，信息化建设尚处于建设阶段，且根据国家政策和来华留学生工作的形势，信息系统随时处于更新和变化中。信息化建设带来的电子档案虽然其便捷性不容忽视，多平台并存为院校广泛收集信息的同时，因平台间尚无联动或验证接口，其信息重复性和平台间信息不一致现象存在。②信息系统和纸质档案信息存在不一致可能性。学生入学时，其纸质档案来源于信息系统，所以来华留学生的入学档案与信息系统是高度一致的。但是在学生学习的过程中，来华留学生会出现护照信息变更、奖惩信息变更、学习期限、学历信息变更等个人信息的变化。在以纸质档案为主进行管理的时期，高校留管人员主要以修改纸质档案为主，但在现阶段随着信息化建设，高校的管理方式逐步以信息化系统为主进行管理，高校留管人员主要以修改信息系统为主，这是造成学生离校后电子档案和纸质档案不一致的主要原因。

（2） 信息化管理使纸质档案更新及时性难以保证。随着来华留学生规模的不断扩大，来华留学生管理越来越依靠现代化手段——信息化系统。来华留学生的纸质档案一般形成于从其申请至入境阶段，但来华留学生入境到校报到以后，其包括证件信息、学籍信息、奖惩信息等的更新与管理均在信息系统完成，紙质档案对其在校阶段的管理作用逐步减弱，这容易造成学生离校后整理保存的纸质档案无法体现学生信息更新和变化。

现阶段，来华留学生工作的信息化建设在高速发展中，各类来华留学工作相关信息系统的建设给纸质档案的收集带来便捷性的同时，在一定程度上弱化了纸质档案的管理作用。从远期目标来看，来华留学生工作信息化平台的统一将为来华留学生档案存放带来强有力的支撑，但现阶段来华留学生档案仍应以纸质档案为主，电子档案为辅助手段进行管理和存放。两种存放方式取长补短，共同成为来华留学生工作的档案资源支撑，共同推进来华留学生事业的发展。

参考文献：

[1]郑慧，黄艳芝.“一带一路”倡议下高校留学生特色档案信息资源数据库建设研究[J].档案管理，2020（02）：75-77.

[2]邓羽.高校外事档案信息化管理[J].兰台世界，2016（01）.

其他作者简介：

毕悦倩，女，汉族，山东青岛人，硕士。研究方向：档案管理。