浅谈基层社会保险业务档案工作开展现状及对策建议

刘津津

摘 要：从局部试点到全面推开，中国的社会保险制度改革已经进行了20多年。各级组织已经积累了大量的业务记录，但是由于缺乏國家社会保险档案业务管理规定，各个地区的业务档案管理尚未统一。现阶段，我国档案事业正面临时代的机遇和挑战。档案是由各种机构组织和个人在特定的社会活动中创建的历史文件，可供保存和参考。档案有多种形式，是衡量和观察企事业单位管理水平的重要标准和窗口之一。

关键词：保险行业 社会保险 档案工作

【中图分类号】F274  【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）18-0297-01

1 目前档案工作开展现状

从2010年开始，全省各级社会保障机构根据省社保局提出的“全面建设、全面推广、逐步实施”的思想，实施全面的业务档案管理。目前，工作档案的标准化、信息化和专业化管理已基本完成，社会保险事业单位的管理水平得到了全面提高。以某地区为例，从2014年到2019年，完成了1019个社会保障档案的收集，并实现所有档案数据的同时导入到全省的档案管理信息系统中。

2 经办机构档案管理中存在的问题

虽然在社会档案工作的标准化，数字化和信息化方面取得了一定成果，但一些基层社会保障组织还是存在一些问题，例如，档案管理人员的缺乏，档案管理基础设施薄弱以及档案收集和分类的及时性、文件使用率低等问题。

2.1 基层社会保障机构人力资源少，工作量大，由于缺乏档案管理人力，难以管理精细的档案。在这种情况下，不能简单的部署专职档案管理人员。目前，大多数基本的社会保障机构只能派遣兼职文件管理人员，缺少文件管理人员，难以管理精细的文件。

2.2 基本社会保障机构的档案管理基础设施薄弱。某省社会保障厅发布《社会保险业务档案管理规范化达标考评内容》，与此同时，制定了商务档案设施建设的具体规定，其中最重要的是档案建设。当前，各级社会保障机构已经按照规定建立了档案等业务记录，但由于各地办公条件的限制，一些社会保障机构缺乏档案容量和社会保障档案量在增长。速度形成了鲜明的对比，将来将很难满足档案管理的需求。

2.3 档案收集整理及时性有待于提高。随着社会保险档案管理的延迟，仍然存在无法归档整理的情况，因此如何提高社会保险业务档案的及时性是面临的紧迫问题。

2.4 由于基本社会保障机构档案管理的数字化水平较低，因此大部分社会保障工作档案的查询和利用只能靠人工完成，利用率不高。本地档案管理信息系统的功能模块相对简单，并且今年只有少数合格的社会保障机构实现档案管理数字化，因此仍然只能手动执行对当前业务文件的查询和使用。如果仍处于翻转纸质文件的状态，则文件数字化过程的速度将直接决定文件利用率。

3 做好档案管理的措施和建议

3.1 地方社会保障机构不仅应有专职的档案管理人员，而且应加强对工作档案管理的了解，并对档案管理信息系统的运行和使用进行培训。社会保险业务的记录保存和业务管理是分不开的。记录保存全职经理必须具有记录保存管理和社会保险的知识。必须了解社会保险的整体工作。不断提高档案保存管理人员的能力和水平，它为实现精确的文件管理提供了人才保证。继续加强基层档案室的领导，提高全体员工的档案意识。领导的注意力是在档案室中使用档案的先决条件。领导把档案工作纳入全年工作的议事日程，充分了解归档的重要性，将归档与日常工作和生活联系起来，并促进归档工作的发展。为了提高全体员工的文件意识，使公众真正了解文件操作的重要性和作用，积极支持文件操作，促进和改善基层文件办公室的建立。

3.2 提高档案管理人员素质。首先是加强教育，文件管理是一项高度专业的任务。要成为合格的文件管理器，需要获得一些文件的专业理论知识，这是做好文件管理的前提。只有通过专业培训和继续教育，才能提高档案业务的质量。第二，了解部门的文件信息要求，提高识别和处理能力的水平，提高对文件信息资源开发的认识，并深入研究并不断学习和探索文件管理，亲自实践并向部门申请。可以制定文件存储时间表。改善档案管理水平的新思路。第三，树立与时俱进的思想作风，更新服务观念。将被动服务“等人上门”转变为主动服务，并及时向单位的各个部门提供有价值的信息。作为草根记录管理员，热爱自己的工作，树立正确的世界观，树立生活和价值观，严格遵守《中华人民共和国档 案法》，严格遵守政党和国家的秘密，遵守商业规则，以及有责任感和使命感，需要热爱自己的工作。从事的档案工作确立了全心全意为人民服务的思想，愿意成为模糊的奉献者。

3.3 完善档案室管理制度。建立和完善档案室管理制度是做好档案室的重要保证。主档案的工作必须制度化。一种是建立档案馆的收集和归档系统，建立档案馆的使用和存储系统，并制定有关档案馆存储期限，提交范围，分类和编目方法的规定。收集组织和存储散落在各个部门和个人手中的文件和资料，并集中于档案室进行综合管理和利用。完成各种注册程序，例如文件租用注册和使用效果注册。其次，更换草根阿萨伊野兽时，必须严格遵守旧规定，档案管理人员必须在转移前检查档案室中的各种文件，并严格处理转移程序。

3.4 加强档案基础设施建设和现代化管理。基层单位档案馆建设必须有一定的物质条件作为保证。档案馆的建设应纳入各单位的基本建设计划，并逐步改善工作条件，以确保档案馆的完整性和安全性。第一，建立一个由专门人员管理的单独的存储室。第二，增加资本投资，以购买归档所需的最新设备，例如具有高效信息处理能力并且可以非常快速地准确读取，存储和打印数据的电子计算机设备。计算机技术可以用来实现档案管理，数据统计、管理、编目和检索、档案系统管理的计算机化管理。档案业的发展应与社会发展同步，并与办公自动化水平的提高相协调。

4 结束语

综上所述，现阶段，基层社会保障组织还是存在一些问题，相关人员要及时解决出现的问题，不断提高档案管理人员和信息技术相关能力的整体素质，可以有效实现社会保险业务档案管理的信息化水平。

参考文献

[1]陈奕.新时代推进社保档案工作的几点思考——以镇江市社保档案为例[J].档案与建设，2019.

[2]冯静程.新形势下自收自支高职院校社保业务档案管理规范化研究[J].智库时代，2019.

[3]许雪锋，夏海超.与时俱进 探索创新 推动社会保险和公积金档案工作实现新跨越[J].档案与建设，2019.