关于机械企业档案管理工作探讨

刘娜

摘 要：机械行业发展到现在，已经成为我国经济的重要支柱产业，作为国民经济的支柱主体，在行业快速发展的同时，企业内部的档案工作却没有得到更多的重视，出现了一系列关于档案管理工作的问题。文章针对机械行业档案管理现状，总结出企业档案管理工作的相关问题，并根据这些问题提出了相应的解决对策。

关键词：机械企业;档案管理;解决对策

在国家经济发展的初期，机械行业以使用，修理和配件生产为主，随着国家经济的百废待兴，60世纪年代初，我国迈入了机械行业形成发展的初步阶段，从此机械行业有了新的提升。在这一计划发展阶段，相关的机械研究所业相继建立，为机械企业发展提供了相应的开发基地和科学研究支持，如今的机械行业蓬勃发展，成为我国经济的支柱产业打破了国际市场。然而在不断发展的行业中，忽略了一个重要问题，未能对行业的档案管理工作进行重视，导致档案管理缺乏秩序，甚至有的档案被遗弃丢失，这些无形的财富未能发挥作用，推动行业进一步发展，因此必须加强对机械企业档案管理工作的重视，才能够更好的帮助企业在未来的发展中变得更加规范。

一、机械企业档案管理工作的重要性

（一）档案管理间接指导工作开展

企业工作中形成的文件和资料，对企业而言具有重要作用，如果能够重视档案管理工作，那么文件资料及图纸就会向企业的“眼睛”，指导着企业更好的发展，提升企业的工作效益。

（二）档案是一种无形资产

企业的档案资料，不仅仅是企业的无形资产，也是企业的宝贵财富。对档案资料的合理利用，会在行业未来的发展和生产中，发挥每一张图纸和文件的作用。因此档案管理工作，应该从图纸，文件和每一项技术抓起，才能够更好的实现档案的无形价值，机械型企业档案管理工作的重要性由此可见[1]。

（三）档案资料是机械企业历史发展的记忆凭证

档案所承载和展现的信息十分重要，是最原始的固化信息，也是第一手的信息资料。企业在发展的过程中，档案能够最真实完备的记录和反映企业的发展过程，是没有经过任何加工修改装饰的信息源。因此，不仅仅是企业逐步完备过程中有所记录的第一手资料，也是企业整个历史发展过程中的原始资料。

（四）档案保存管理工作的法律意义

档案工作必须坚持围绕中心，服务大局的理论，在我国的《档案法》中也明确规定，“集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案，应归本企业所有”。这些规定对于档案的保管工作赋予了企业责任和法律意义，也使机械企业发展的过程中更好的关注档案管理工作的作用。

二、机械企业档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理工作机制不完善，制度不规范

对于目前的机械企业进行调查，发现大多数的档案管理工作尚未真正落实，甚至未能列入到企业的整体工作之中，而档案管理工作的组织原则和管理体制也不够统一。有的企业单位中未能设置相应的管理档案部门，有的企业设置了档案部门，却没有进行统一领导，导致文件归档范围和分类方法上存在不完善的地方。机制不够完备，制度规范不够健全，都影响着机械企业档案管理工作的正常运行。

（二）档案管理工作基础薄弱，工作人员业务素质缺乏

受到地域环境的差異影响，以西北地区为例，这部分地区的机械企业在经费上资金补助不够平衡，导致这一部分地区的机械企业，将企业运营的重点投产于生产和研发，忽略了对档案管理工作的费用投入，造成了档案管理工作的基础过于薄弱。同时，档案管理工作的人员缺乏结构合理，科学有效地建设体系，大多数档案管理人员是企业内部人员，档案管理工作也是专职人员进行兼职，没能进行有效的，系统的学习与培训，使管理人员所需的业务素质水平影响着企业档案管理工作的运行[2]。

（三）档案利用率低，档案编研工作被忽视

由于企业对档案管理不够重视，因此在对档案的利用中，也未能达到充分挖掘档案价值的作用。企业中各个部门单位所形成的档案文件不能实行分级管理，使其分散于各个部门，在借阅利用时增加了难度，也让档案工作没有被大家充分了解和认可。同时企业忽略档案的编研工作，不注重档案资源的二次开发，这一行为必将影响到企业经济效益和社会效益的产生。

三、机械企业档案管理工作的解决对策

（一）建立完备的工作机机制与制度规范

档案管理工作中应严格遵守统一领导，分级管理的组织原则，在这一管理体质下，将档案管理工作纳入企业整体工作之中。使企业领导以及下属人员都能够对档案工作进行重视，从而让档案主管部门对档案工作加强宏观管理，才能够帮助机械企业根据《档案法》的相关制度和标准，修订有关档案管理工作的制度规章，结合企业的实际情况，对档案进行分类大纲，鉴定标准，归档范围等具体工作设立相应的规章制度和管理办法。

（二）加强资金投入，夯实档案管理人员队伍素质

对档案管理工作进行相应的经费投入，同时对经费进行合理分配，才能够在档案的管理过程中以信息化，网络化的开发和管理夯实档案管理工作的基础。为档案管理工作的后续展开，配备必要的基础设施，同时调整企业内部的招聘计划，全面提高整体人员素质，为档案管理工作设置相应的专职人员，使管理工作人员的培训工作能够在良好的环境中进行专业素质培训，提升档案人员的综合素质和知识结构[3]。

（三）重视档案利用和宣传工作

加强对档案管理工作的重视，加大档案利用工作力度，能够根据档案所提供的信息，发挥档案保管的目的，使档案保持活力和良性循环，避免出现档案利用率低的现象，同时加大档案的宣传工作，才能让档案这一宝贵财富和无形资产发挥作用，被人们充分的认识和了解，将其作为一种信息源，使档案发挥产生经济效益的作用。同时。熟悉档案内容，根据企业的实际情况对档案文集进行编研，才能使档案价值和增加值达到最优。

四、结束语

综上所述，对于机械企业而言，在经济发展的现在，不断提高企业内部经济效益的过程中，应该重视对企业内部档案管理工作的运用。为其建立完善的工作机制，提高相应的专业人才素质，使档案管理工作发挥出其应有的价值，保证机械企业在未来发展的过程中能够更加全面，让企业的前端生产和后勤保障更加完善。

参考文献

[1] 张微.关于做好企业电子档案管理工作的探讨[J].赤子，2019，000（016）：148.

[2] 王海蓝，胡莹莹.关于强化企业档案规范化管理的探讨[J].办公室业务，2019（16）.

[3] 陈立香.对工程机械企业档案管理系统功能需求的思考[J].当代旅游，2018，000（003）：89，98.