基于财务视角的合同全流程管理探索

孙勇 郭阳 罗燕 王卓瑜

国网新源控股有限公司

一、引言

对一段时期内公司所签订的全量合同，按照招投标、合同订立与签署、合同履行、变更、结算，以及合同履行后管理阶段进行全面梳理。通过合同事前审核、全流程跟踪管理的方式，以预算控制、进度控制、资金控制、发票结算控制等全流程管控方式，对合同履约执行及结算过程进行全面梳理，总结规律，建立公司的合同管理业务流程，并以合同为核心建立公司的供应链、业务聚焦、价格评估、执行评价等业务模型，最终形成公司全业务生态网络等业务模型，体现合同管理的精准画像。

利用文本挖掘及机器学习等技术，对合同进行数据化转化，提取合同管理及财务管控相关的特征信息，建立基于合同管理及财务管控的文本挖掘词库，开展合同关键信息（包括但不限于支付、决算等相关指标）识别提取，建立合同与财务深度关联数据库，为财务、经法数据支撑合同全链条监测提供数据基础。基于合同全流程监控视角相关的重点、关键指标进行分析研究，在公司信息平台完成可视化展示。

二、合同规范化管理

一个企业的经营成败和合同管理有密切的关系，成功的企业需要对合同进行有效管理，有利于企业提高管理水平，并且对经济效益的提高产生巨大的推动力，促进企业稳步发展。企业作为经济活动主体在市场中独立承担经营风险，合同既是企业从事经济活动、取得经济活动的纽带，也是产生纠纷的根源。企业经营中的风险有许多是在合同的立项、订立和履约中产生的。企业要就合同管理全过程的每个环节，从合同签订到履行完毕，制订一套比较完善而严密的切实可行的合同管理制度，使合同管理有章可循。这些环节主要包括：合同的洽谈、草拟、评审、签订、下达、交底、学习、责任分解、履约跟踪、变更、中止、解除、终止等。

检查合同基本内容是否齐全，项目执行地点、交货地点、服务期限、交货时间、税率、合同份数是否齐全明确。重点关注合同签订过程中存在的下列事项：合同签订未在招标文件约定时限内完成，或未在中标通知书发出之日起30日完成；合同签订时间早于中标通知书下达时间；合同金额不等于中标金额；合同变更处理不规范，未在规定期限内进行备案管理；合同解除管理不规范等。

通过上述数据分析，形成可视化展示。

三、成本管理

针对大部企业而言，买卖类合同通常占企业所签订合同的数量、金额较大，因此，对买卖类别的合同进行分析就变得至关重要。对于大型企业物资采购部门所签订的合同，可以从以下几种情况进行分析：

（一）针对同一物品，同一规格型号，同一供应商，同一年份，不同系统内单位价格变动情况，依此分析集团公司下属不同单位在购买同一供应商相同物资成本的差异。同时，针对同一物品，同一规格型号，同一单位，不同年份比较价格变动情况，分析不同价格变动的情况。如下表所示：

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（二）针对同一物品、同一规格型号、同一单位、同一年份、不同乙方价格变动情况。以及同一物品、同一规格型号、同一供应商、不同年份比较价格变动情况。如下表所示：

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四、合同履行方面

检查合同履行情况，包括到货及时性，延期到货情况，工期、项目延期情况，履约、质量保证金、货物、服务、项目质量情况，合同标的物是否交付、规格型号、数量、单价是否一致。

（一）合同到货情况分析

其中，到货及时性衡量指标到货及时率（及时到货标的物金额/货物采购总额）；延期到货情况-延期到货天数、涉及的合同金额、涉及的合同数量；工期滞后情况-工期滞后天数、涉及的合同金额、合同数量；项目延期情况-延期天数、涉及的合同金额、合同数量；货物、服务、项目质量情况-货物、服务、安装调试、项目验收等情况；履约、质量保证金-是否按照合同规定及时提供履约保函或者支付保证金，是否存在未提供相关担保就开始进行合同结算。

（二）付款情况分析

1.分析预付款项是否超比例。针对预付的工程款、物资款，合同规定工程施工、物资采购等需提供预付款保函的，必须收到对方单位保函后才能支付，且保函金额应与预付款金额相等。主要材料由建设单位自行采购的工程项目，预付款额度原则上不超过工程价款总额的10%；主要材料由承包单位代为采购的工程项目，预付款额度原则上不得超过工程价款总额的30%。其他预付款，应严格按照合同支付，原则上不应超过合同总价款的20%。对于合同期满仍未冲账或因其他原因长期挂账，经过认真清理确实无法转销或收回，已不属于预付性质的预付款，应将其余额转入其他应收款核算。2.应付暂估挂账是否超过3个月。业务经办部门应加强物资采购和工程项目进度管理，动态跟踪供应商交货和结算情况，对已交货但因结算单据传递不及时而形成的应付暂估款挂账应及时清理，原则上应付暂估挂账时间不能超过三个月。3.质保金扣留情况是否合规。质保金未扣留，存在潜在损失风险。合同约定有质保金的，在货物质保期满，并无索赔或索赔完成后，供应商凭货物质保单和质保金收据到供应商服务大厅办理质保金支付手续。4.应付款是否长期挂账。应制定合理的应收款项信用政策，规范会计核算、严格台账管理、加强跟踪分析、落实核对清收责任，降低应收款项长期挂账余额，切实防范经营风险。第二十五条各级单位应于期末对应付款项进行全面检查。对债权人没有追索且已超过诉讼时效的逾期应付款项，以及长期挂账超过三年且有确凿证据证明无法支付的款项，经各单位总经理办公会议或类似机构批准后计入营业外收入。

（三）合同变更分析

合同变更依据是否充分，是否存在以变更的形式规避正常招投标的问题-变更合同个数、变更金额、变更原因、变更后的合同金额、合同变更率。合同变更实质上是对合同的修改，是双方新的要约和承诺，这种修改通常不能免除或改变供应商的合同责任，但对合同实施影响很大，造成原“合同状态”的变化，必须对原合同规定的内容做相应的调整。同时要对合同变更的影响作进一步的分析。合同变更是索赔机会，应在合同规定的索赔有效期内完成对它的索赔。在合同变更过程中就应记录、收集、整理所涉及到的各种文件。

（四）合同涉诉情况分析

涉诉合同的个数、金额、诉讼标的金额、涉诉原因、诉讼阶段、预计负债金额。企业在快速发展的过程中，因市场拓展、经营规模快速扩张和内部资源相对不足、经营资金紧缺等矛盾普遍存在，发生部分经济纠纷案件已在所难免。案件发生后，如何处理好已发生的经济纠纷案件，将直接关系到企业的市场信誉和形象，关系到企业的生产成本和效益，所有企业管理人员必须予以高度重视。

结束语：总之，合同管理流程是合同承办部门根据相关规定确定合同对方当事人、起草合同文本并在经法系统中发起合同审核流程，合同专业审核部门、法律审核部门以及相关审核人员在其职责范围内对合同进行审查，合同归口管理部门进行合同编号，合同承办部门组织合同履行和合同资料归档的过程。合同管理在现代企业的管理中发挥着极为重要的作用，高度重视企业的合同管理，才能使合同管理更好地为企业提供保障，促进企业经济发展。