“新工科”背景下实验室设备采购管理平台的构建

肖新华

(湖北理工学院 机电工程学院，湖北 黄石435003)

0 引言

高校实验室的仪器设备一般是通过外部采购、师生研制等形式形成资产。国家和企业对高等院校投入的资金大部分用于购买先进、精密的科研及实验教学仪器设备。然而，很多高校对实验室设备的采购、使用和维护等管理工作的重视程度还不够，尚未建立统一有效的实验室设备采购管理平台。若仅依靠传统的人工管理方式来完成实验室设备的管理工作，既难以保证数据的及时性和准确性[1]，又无法充分发挥设备的使用效益。高校实验室设备的采购管理是高校教学、科研、资产和预算管理的核心，加强实验室设备的采购管理是科学合理地分配使用经费、确保设备使用效益最大化的关键，也是实现国有固定资产管理与学校财务预算管理以及教学、科研需求管理有机结合的桥头堡。“新工科”理念的提出为高等院校实验室设备采购的科学管理和实施提供了新的思路。

本文在“新工科”理念的指导下，结合管理信息系统的相关理论和最新发展动态，对高校实验室设备采购管理系统进行深入研究，并结合多年的实际工作经验，提出采用精细化管理模式，初步构建适应“新工科”教学体系的高校实验室设备采购管理平台，旨在加强实验室建设及实现设备配置的全过程管理。

1 实验室设备采购管理的现状

1.1 设备类型采购不合理

目前，许多高校在进行设备采购时，对实验室的建设需求未进行充分调研与统筹规划，一方面购买价格昂贵的“高精尖”仪器设备，另一方面又购买低端演示参观类仪器设备，而实验教学与教师科研真正需要的仪器设备却采购不到位。因此，设备采购出现严重的两级分化，“高精尖”仪器设备的功能没有得到充分发挥，低端演示参观类仪器设备形同摆设。这不仅影响了正常的实验教学，阻碍了教师科研水平的提高，降低了高校服务社会的能力，而且购买不实用的实验设备还造成了严重的资金浪费[2]。

1.2 实验设备资料档案不齐全

实验设备资料的归档是实验室设备采购管理的任务之一，也是设备后期使用管理和维护必不可少的指导性资料。 许多高校在实验设备购买和验收合格后，未及时合理地将实验设备的相关资料收集整理和存档。同时许多高校普遍存在设备管理规章制度不完善，或者规章制度的操作性不强、内容空泛、执行力度不够的现象。设备使用情况记录不详细或无记录、资料文件丢失，导致实验设备的统计数据不准确，影响设备的日常使用与维护，甚至会重复购买类似设备而造成资金浪费。

1.3 设备维护、保养落实不到位

目前，许多高校普遍存在重视新设备购置，忽视对现有设备定期维护的现象。 在购置的新设备验收合格后，往往忽视了设备的安装与调试，给排查设备故障带来很大的困难。特别是一些贵重精密实验设备，由于使用率低或长时间闲置，缺少日常维护，再次使用设备就容易出现故障。此外，很多实验室人员没有接受过操作专业设备的技术培训，因人员操作不规范或错误操作，影响了新设备的正常使用[2]，提高了维修成本，增加了设备报废率。

2 实验室设备采购管理平台的功能

为满足“新工科”背景下高校对高素质人才培养和服务社会的需求，对高校实验室设备的采购流程进行调研，并结合湖北理工学院机电工程学院实验室设备采购管理的特色，运用结构化编程的分析方法，构建一套完整的设备采购管理平台，该平台需具备如下管理功能。

2.1 项目采购申报及采购管理

各教学院根据学校下达的年度实验室建设采购项目任务，本着“先进、实用、通用”和优势售后服务原则选购仪器设备，同时考虑仪器设备的安装、调试、运行、维护等相关工作条件，依照科学论证和规划的原则，科学合理地制定采购计划，及时将相关信息录入到设备采购平台的项目库中。设备采购管理平台能对申报的项目进行受理、汇总、归类，然后分送给主管部门及领导审核，审核通过后自动生成采购计划书，由采购人员负责计划并执行采购。项目采购申报流程及采购流程分别如图1和图2所示。

图1 项目采购申报流程

图2 项目采购流程

2.2 项目采购合同管理

校设备处根据已审核通过的采购项目与供应商签订项目采购合同，校法制办备案报送省财政厅，授权同意后生成政府采购合同备案表，最后签订采购合同。合同生效后便可实施采购计划，要求供应商在规定时间内供货[3]。合同管理流程如图3所示。

图3 合同管理流程

2.3 项目经费管理

根据合同规定，采购管理平台记录资金的流向及状态，并实时追踪项目的余额，避免出现项目经费浪费的现象。

2.4 项目进展统计查询

学校相关部门可以通过设备采购管理平台查询设备采购和使用中的各种信息，以便对数据进行分析、比较和统计，获得相应的数据报表，指导后续工作有序进行。采购管理平台对所有采购项目实现全过程管理跟踪，以项目执行任务书、合同为依据，能以可视化的方式随时将项目完整的资料展现出来，使得查询更加直观、便捷[4]。

2.5 设备远程管理

设备管理人员能通过设备采购管理平台查看设备的存放位置、使用情况、报废情况和责任人，对设备信息进行动态管理，提高设备管理水平[5]。

3 实验室设备采购管理平台设计

3.1 软件功能设计

实验室设备采购管理平台的项目采购计划申报流程如图4所示，项目采购计划审核流程如图5所示。

图4 项目采购计划申报流程

图5 项目采购计划审核流程

3.2 数据库设计

本设备采购管理平台按照计算机技术中的第三范式(Third Normal Form,3rd NF)要求设计数据表、运行数据库、统计数据库等。该数据库可以生成各类报表，并能够根据用户需要加入二次开发功能，包含经费预算表、项目计划表、项目明细表、采购计划表、合同及明细表、付款记录表、维护保养表[5]。

3.3 开发工具及模式的选择

选用Microsoft Visual C++开发前台软件，利用Microsoft SQL Server 2000创建后台数据库。采用C/S模式(Client/Server,客户机/服务器模式)开发管理系统，C/S模式充分利用了两端硬件环境的优势，将任务合理地分配给客户端和服务器，满足系统通信速度的要求，具有可靠的交互性和安全性[6]。

4 设备采购管理平台的具体实现

设计开发的实验室综合管理系统、设备采购项目管理系统、固定资产管理系统分别如图6～8所示。

图6 实验室综合管理系统

图7 设备采购项目管理系统

图8 固定资产管理系统

5 结束语

高校的实践实验教学和科研服务工作是“新工科”教学体系的核心组成部分。实验室仪器设备的管理水平对该工作的顺利开展起到至关重要的作用[7-9]。基于目前仪器设备管理中存在的采购不合理、实验设备资料建档不完善和保养维护不到位问题构建了设备采购管理平台。该设备采购管理平台可对仪器设备使用和设备采购的全过程进行管理，增强设备信息的共享，提高仪器设备采购管理的效率。