多查 多思 多改

张英辉

今年以来，随着省档案馆“业务提升年”各项工作的顺利推进，《河北省档案馆指南》的修订工作已全面启动。编写好《档案馆指南》是省馆业务建设总体规划，也是国家档案局业务测评提出的整改要求。全宗介绍作为《档案馆指南》的基础，是《档案馆指南》的重点和主要部分，没有高质量的全宗介绍，编写出高水平的《档案馆指南》就无从谈起。省档案干部培训中心承担了24个全宗介绍的编写任务。经过编写省直有关单位的全宗介绍，谈以下几点粗浅体会：

一是多查。在编写全宗介绍过程中坚持多查，有多方面的原因。一方面，每个单位在它成立、撤销或更改等机构演变过程中，都会留下相应的文字材料，有的保存齐全、完整，查找起来比较容易。但也有相当一部分，由于机构变动频繁，档案整理基础较差，编写起来就需要多查多找。如河北省省直某个单位的全宗，一本目录，永久、长期、短期的搀杂在一块，排列不按组织机构、不按年代、也不按类别，该单位主要职责的文件，经反复查找后，才在全宗的最后一卷找到。又如在编写河北省国税局、地税局全宗介绍时，发现只有1994年以后的档案资料，查找几遍，也没有找到立档单位机构沿革和全宗历史方面的材料，询问在税务工作的朋友，也是一知半解，说不清楚。我先试着在国家税务局官网进行查找，找到这样一段文字：1949年11月，政务院确定建立副部级税务总局，由此，才弄明白税务机构的成立时间。我又在河北省国家税务局官网查找有关我省税务机构的历史沿革，但没有找到有价值的信息。档案是历史的真实纪录，因此在全宗介绍中所引用的资料，都必须真实可靠，经过认真考证，符合历史的实际。为此，经过多方联系沟通，终于在《税务志》的资料上有了新的发现：河北省的税务机构和管理体制大致分为两个时期：一是财税合设与分设时期。1970年2月，河北省成立财金局，设税务组负责全省税收工作。二是税务系统垂直管理时期。1989年3月，省政府下发《关于坚持依法治税强化税收管理的通知》，决定自1989年1月1日起，全省税务系统实行上级税务机关和同级政府双重领导，以税务系统垂直领导为主。1994年，河北省实行分税制财政管理体制，在这种条件下将过去的税务局分为国家税务局和地方税务局。由此，经过多方查找，终于明白了国税局、地税局馆藏档案为什么没有1994年以前独立的档案资料。

在编写全宗介绍时坚持多查还有另外一个原因，有些立档单位不注意保持档案的完整性，向省档案馆采取选择性、有保留地移交档案造成的，遇到这些问题，解决的办法只能是通过多調卷，或是通过查找省编办有关文件进行论证，所以，几乎每写一篇全宗介绍，都不得不多查多看很多资料。

二是多思。编写全宗介绍对我来说，是一项新工作，做起来困难很多。经过学习全宗介绍方面的基本知识，掌握了全宗介绍大都有立档单位的历史沿革、档案的完整程度和整理情况、档案的主要内容等组成。

在编写全宗介绍的过程中，我了解到，有的立档单位，档案数量庞大，如果按照常规的编写方法，该单位的全宗介绍编写下来就会产生很大的篇幅。对反映立档单位主要职能和活动的档案要力求精练、简明。因为一个单位往往有多项主要职能，每年的工作重点不同，若将反映主要职能的档案详细介绍，势必会增加全宗介绍的篇幅，易使利用者只见树木，不见森林，难以从整体上利用档案、分析档案，给利用者带来查询上的不便，就不会起到应有的作用。只有既反映立档单位某一主要职能，又具有全省、全国影响的历史事件或知名人物（如馆藏的建国初期发生在我省的刘青山、张子善案件，被称为新中国第一大案），或具有地方特色和重要科研价值的档案，或馆藏年代久远和特殊载体的档案，才作为重点详细介绍。

在编写某单位的全宗介绍时，还发现有的单位案卷标题不能准确揭示档案内容，甚至出现错字漏字，忽略了某些需要归纳的重要的东西;有的证明同一件事的文件被分散在几个案卷中，特别在历次政治运动中保留的档案，几经反复，组卷时难免混乱，而档案内容介绍又要求编写者提供准确的查档线索，因此工作中就需要认真加以思考和权衡，除了认真翻阅每一个案卷全宗目录外，还应多调阅一些案卷，力求深入档案，较为彻底的了解档案内容。

在全面了解档案内容的基础上，就需要对其准确总结、科学分类（综合类、党务人事类、业务类、财务类等等），才能使这些材料眉目清楚、主次分明，让利用者一目了然。因此，在全宗介绍编写中更要重视思考，只有深刻而全面的思考，才会有新的发现，才有可能避免许多可以避免的失误。

三是多改。有人可能会说“写全宗介绍有什么，不就是查查目录，把有关的文件资料摘抄下来么，凑到一块就大功告成了么。”诚然，摘抄是必要的，但摘抄只是全宗介绍编写过程中的最基础的准备工作，只是给编写工作提供必要的依据和参考，从编写到成品全宗介绍，中间需要投入大量的、复杂的劳动。这些劳动主要包括：从大量的目录或案卷中选择摘抄出可以利用的部分，章节内容的增加和删减、语意表达的反复修改等等，最终形成经得起利用者和历史的检验的全宗介绍。

结合省档案馆去年开展的“解放思想、创新机制、转变作风、提升能力”大讨论活动的成果转化，作为全宗介绍的编写者，只有牢固树立为利用者服务的思想，站在利用者的角度对已完成的全宗介绍经常“回头看”，仔细品一品，打开思路，既要控制一般性、重复性内容，也要确保重点内容不遗漏，力求用最准确和精炼的语言去表述，只有坚持反复多阅读、多思考、多修改，才会使全宗介绍符合逻辑、言简意赅。

作者单位：河北省档案馆