做好企业养老保险业务档案管理工作的方法

杜晖

摘  要：随着国家法制的不断完善，养老保险、医疗保险、失业保险等等已经发展成熟，成为保证人民基本生活、基本权利的社保障体系，与此同时，也形成了较为复杂的养老保险业务档案。在企业的养老保险档案中，包含了企业员工的个人信息，和一些原始的数据，为了保证档案内容的真实性，应该加强档案的管理方法，完善档案管理的相关制度，档案管理工作人员，应该将不同的档案，分类管理，统一归档，认证分类，严格按照企业养老保险业务档案的管理办法，对该档案妥善保管。本文从我国养老保险业务档案管理的现状进行分析，对比传统的档案管理办法，对档案管理办法中出现的问题有针对性的提出解决策略，以此促进企业可以稳定的发展。

关键词：养老保险；档案管理；方法

前言：

企业的养老保险是对参保人未来的养老生活的基本保障，养老保险中的资料作为重要的民生档案，不仅仅记载了参考人的基本信息与保险信息，也记载了养老保险发展的印记，是社会保险经办机构的珍贵资料。

其中養老保险档案资料是在办理养老保险的过程中，直接形成的具有事实依据的专业性的资料与不同载体的历史记录，是参保人在进行养老保险的参保过程中留下的的唯一的原始凭证，是确参保人可以享受养老保险带来的权益的重要依据，因此企业应该重视养老保险的档案管理工作，随着社会保险事业的不断发展，养老保险的功能越来越重要。为了保证参保人的养老保险档案资料可以得到妥善的保管，企业有义务更新传统的养老保险档案管理方法，引进新的档案管理方法，确保档案的真实性与可靠性。

一、企业养老保险业务档案管理工作的发展现状

养老保险是社会保证体系中的基础保险，笔者查阅资料后发现，在专业的档案管理方面，企业中养老保险形成的文献资料的数量非常大，而且管理方式并不稳妥，因此相关的管理制度有待完善。

目前，我们国家企业对养老保险档案资料的收集整理工作一般都是以手工操作为主，劳动强度非常大，如果需要调取资料，需要手工寻找，难度大，任务重。同时，因为我们国家之前的养老保险资料均是纸质的，因此在进行储存归纳的过程中，难免会造成档案的磨损，而且纸质档案在收纳时会占用大量的空间。

长期以来，以纸张为载体的养老保险档案信息只能将原件存放起来，给档案的管理工作带来了很大的难题。

二、企业养老保险业务档案管理工作中存在的问题

2.1归档时工作量大

实物类的档案资料在存储时是非常耗时耗力的，企业自成立以来，尤其是大型企业，自这些企业成立以来，每年都会有很多的企业员工的养老保险档案资料，而且随着时间的推移，参保的人数会越来越多，再加上有的企业不仅仅给员工购买了养老保险，还有别的保险，在保险种类增加的背景之下，档案资料的数量增加非常快，这对档案管理工作来说，是非常难管理的。

2.2使用率过低

因为目前养老保险大多数都是纸质的实物保险，因此在某种情况上，直接限制了流通的效率，导致这些档案资料不能充分的利用起来。大多数企业在对档案进行调阅时，通常会采用手工操作的方式为主，这导致该档案管理工作经办的周期过长，效率过低，这样是非常不利于参保人的，经常会出现因为历史资料查不到的情况，导致该档案变成死档。

2.3管理不够规范

因为大部分养老保险的档案资料都是纸质的，因此在对这些档案进行维护与调阅的时候，通常会以手工操作为主，这样会导致劳动强度过大，容易出现档案资料流失、不能按期归档等情况，导致工作出现缺陷，按照传统的档案管理办法管理档案，已经不能满足当下的需求。

三、企业养老保险业务档案管理工作中存在问题的解决方法

3.1将纸质档案转变成信息化档案

将传统的纸质养老保险的档案资料进行收集，然后通过计算机录入磁盘进行保存，这样不仅仅不会导致档案资料出现磨损，也会节省空间，减轻工作人员的工作量。在进行档案收集之前，最重要的工作就是对原来的档案资料进行备份，不然出现误操作的情况，数据丢失，就很难恢复了。在整理的时候，要对每一份都编上独特的记号，例如使用投保人的身份证号码，以保证每一份档案都有自己独特的编号，方便后期查阅。

3.2档案信息的保存与维护

相比较传统的纸质的养老保险管理办法，电子化信息管理法固然可以更加方便，但是也有缺点，例如不够稳定。纸质的档案如果出现更改的情况，会留下修改的印记，但是信息化的管理方法却不会留下任何印记。因此，在养老保险档案的保存过程中，要保证该档案的完整性与真实性。

在存储光盘的保存时，要放在避光防潮的地方保存，同时要保证保存空间的温度不能过高，温度差异不能过大，温度过高或者温度过低都会导致硬盘损坏。

3.3完善相关管理制度

养老保险资料管理的未来发展离不开计算机，与此同时，电子信息技术的发展也是实现养老保险资料档案管理的重要条件之一。因此电子档案的管理制度的完善，是十分有必要的。

根据目前的实际情况，以下几种安全措施可以应用到档案的电子管理中。一种是身份验证，可以通过短信验证与人脸识别验证。对于一些只需要浏览部分资料的用户，可以对档案资料的信息进行权限设置，这样不仅保证了用户可以浏览相关资料，而且还能保证他们不能进行修改与删除资料，保证了档案资料的安全。

3.4提升档案管理工作人员的职业素养

提升档案管理工作人员的专业素养，可以保证电子档案管理的成功。因此可以有计划有步骤的开展档案管理工作人员的培训与再教育，这样不仅提升了工作人员的专业性，还可以为领导小组提供储备干部。在进行培训的时候，可以根据工作人员的工作职能进行培训，有针对性的进行培训。对于一些在养老保险管理机构从事时间较长的老员工，可以在培训的时候引入电子档案的管理方法与管理制度，帮助他们使用电子档案管理，以此适应新的时代。

结语

养老保险档案关乎企业工作人员的后半生的生活质量，是退休生活的重要生活来源之一，因此养老保险的档案管理工作的重要性不言而喻。近几年来，随着计算机的不断发展与互联网的发展，养老保险电子化管理已经取得了很好的效果，相比较之前已经有了很大的进步。因此本文对养老保险如何转变成电子化档案进行研究，期望可以为我国企业的养老保险资料管理提供一些力量。

参考文献

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[3]  邢桂红. 新时期如何做好社会养老保险业务档案管理工作探讨[A].