高校基本建设项目工程档案管理初探

张雪娇

摘 要：信息时代，各行各业对信息技术的应用越来越广泛。尤其是信息技术在高校基建档案管理中的应用，有效解决了纸质档案管理的弊端，大大提升了高校基建档案管理的效率，节约了大量纸张，简化了办公流程，提高了信息传递的效率。与此同时，现阶段信息技术在高校基建档案管理建设的应用方面还存在一些不足，有待进一步优化和完善，以确保高校基建档案管理的质量，从而保障高校基建项目整体施工建设的品质。

关键词：档案管理;高校;建设项目

引 言

近几年，我国科学技术发展迅猛，越来越与各类经济和管理活动密不可分，在此大环境之下，高校档案管理工作也发生了翻天覆地的变化，这使它面临着全新机遇，同时也迎来巨大挑战。若想在新趋势中摆脱导致高校档案管理水平无法提升的障碍，就必须提高其管理水平。具体操作方式是根据时代发展特色，分析当前管理体系的不足，再融入创新精神，对管理制度进行深入改革，形成高效管理模式，进而提高档案管理水平。

1、新形势下高校档案管理工作面临的主要问题

1.1高校领导对档案管理工作缺乏必要的重视。其实，现在已经有许多高校知悉档案管理工作的作用，但由于种种原因其重视程度较低。对高校领导而言，即便档案管理工作处理得再好，也无法获得可量化的经济收益，亦无法改善高校的社会形象，因此虽然重视该部分工作却不会投入过多精力，甚至有部分高校领导层在该思想的引导下，认为高校档案管理工作只需满足形式化、场面化要求即可。在分配资源、资金时，也忽略了高校档案管理。导致该部分管理工作的投入资金减少、薪资水平也比较低，工作质量低下。

1.2档案管理信息化水平低。目前，许多高校档案均为纸质档案，无法体现出信息化特色，更无法提高信息化管理水平。还需花费较多的人力物力对其进行分类、管理，其管理质量也很难控制。但上文已讲述，高校管理层并未针对该领域投入大量资金，对其重视度较低，即便管理人员向上级提出建设档案信息化系统的建议，也很有可能被忽略。因此，只能以人工操作的方式进行档案管理。此外，虽然部分高校已采购信息化设备、引进信息化管理系统。但由于利用频率较低，经常被忽略或成为摆设。究其根本，是由于电子档案管理的普及度较低，许多档案管理者根本无法深入了解并掌握专业知识。面对电子档案系统时，由于操作手法生疏无法提高效率。

1.3归档周期长，过程管理机制不健全。基本建设项目从策划、筹备到竣工验收的周期，短则一年，长则数年。南京理工大学体育中心建设项目的施工周期为4年、图书馆建设项目的施工周期为4年，加之前期策划、建议书立项阶段则超过5年。项目从策划到竣工的周期越长，相应归档的周期也越长。由此存在2个问题：一是周期越长，档案人员变更大，很多人员会离开原来项目部或公司，导致需要多次更换人员。档案人员更替越频繁，对档案工作的稳定性、档案收集的完整性越不利，出现档案未交接或交接不到位的风险越大，文件的收集、整理很难达到归档标准。二是周期越长，与建设相关的法律法规、部门规章、审核标准等政策会出现修订、废止的情况。

1.4工程变更多，调整确认不及时。项目建设过程中会产生一些变更，包括：设计变更通知、技术核定单、材料代用核定单等。工程变更是工程施工过程中投资控制、质量控制以及進度控制的一个重要环节，需要尽可能减少变更的发生。但由于前期可行性研究、初步设计的不充分，会导致施工过程中变更增多，这对高校投资控制、质量控制以及进度控制都十分不利，也给档案管理工作带来很多不确定性因素。很多项目在施工过程中未及时对变更进行洽商、确认，并且未及时办理调整申报手续，以致后期找不到变更的支撑材料。这既给后期结算埋下了争议的伏笔，也给归档的完整性、系统性留下了隐患。

2、推进档案管理的措施

2.1加强高校基建档案管理的规划和组织工作。高校基建档案管理的组织工作开展的有效性关系到以信息技术为基础的高校基建档案管理建设工作的质量与效率。首先要制定相应的政策，设置相应的组织机构，对高校基建档案管理组织工作进行充分宣传，从而保证此项工作在开展的过程有一个良好的环境基础。其次是对相应工作进行合理的规划，通过对专业性人才的引进和培训加强管理队伍建设，从而为组织工作的开展提供一定的人才基础。最后是制定相应的考核方案，该方案需要以高校基建档案管理总体规划作为前提，从而推动和保障信息技术下的高校基建档案管理建设。

2.2完善高校基建部门的档案管理制度。为了实现档案的科学化管理，高校基建部门应建立健全完备的档案管理制度和标准，使档案管理的各个环节都能得到严格的质量控制和验收管理。高校基建部门应建立专门的档案信息管理部门，用于统筹信息管理系统的设立。针对一项建筑项目制定档案管理流程时，应由档案管理部门组织项目各部门的负责人一起交流、协商，共同制定信息化的档案管理办法，这种工作模式更有利于项目实施者的理解，便于信息化档案管理的实施。此外，在档案收集归档时应利用信息技术严格把控各个环节，比如在收集项目资料时，应做好信息记录，确保各个环节的信息都能及时收集，以免出现问题时互相推诿。

2.3确保工程建设与档案管理的协调。档案管理工作需贯穿于工程项目建设始终，因此，档案管理与工程项目的协调发展就显得尤为重要。建设工程项目初设立之时，就应该开展建档工作;在项目实施过程中，档案管理人员要对工程进程、质量严密关注，对工程建设的各方面资料材料进行全面核对检验。在项目合同正式签订后，要相继开展对应的监督管理工作，使工程建设项目逐步地、完整地被纳入监管、记录范围内，使档案管理工作能够渗透到工程建设的各个环节。

2.4加强建设工程项目档案管理的组。织调控按照相关要求，每个工程建设单位都会围绕工程项目建设设置自己的档案管理部门或称档案工作室，设置该部门的意义在于有效管理建设项目的各种资料，并将这些材料应用于实践，给出专业的指导意见，进而协调建设工程项目各部门之间的工作，同时还可以监督后续工程。为实现这一目的，就要求建设工程档案管理人员必须经常性参与工程建设的相关例会，以便更多更全面地了解工程建设实际情况，全面收集档案资料。相关人员要对档案资料的具体状态和内容进行监管，召集工作人员对施工单位的施工情况和进度进行定期核验。另外还需增强对现代化技术的学习与运用，一方面要组织相关人员在多媒体网络上加强自学，另一方面可以举办培训班或让档案管理工作人员相互观摩、相互介绍经验。

结束语

综上所述，随着信息时代的来临，在高校基建档案管理中应用信息技术是大势所趋。但在具体的应用过程中，还需要高校基建档案管理部门加大对信息技术方面的资金投入力度，转变档案管理人员的思维模式，提升档案管理工作的综合效能，加大安全监督力度。只有这样，才能有效提升高校基建档案管理的质量与效率，更好地服务于高校基础设施建设。

参考文献

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