新形势下公安档案管理信息化建设的有效途径

钟华

摘 要：本文主要结合新形势下公安档案管理信息化建设的新要求来分析具体的建设途径，提出合理化的档案信息化建设意见，为推进公安部门档案管理的高效运作提供一定的参考，解决传统档案管理存在的积压、杂乱、人员冗余的问题，让公安部门档案管理工作能够跟上信息化、自动化、智能化时代的发展。

关键词：新形势;公安档案;信息化;管理;途径

公安部门档案管理工作具有特殊性，其所涉及的档案管理内容繁杂众多，因此，在档案管理中应尽可能选用高效便捷的方式。在“互联网+”信息技术时代，档案管理信息化已经成为新的趋势，公安部门在建设信息化管理平台的过程中也应该加强档案信息化建设。

一、新形势下公安档案管理信息化的建设要求

当前，我国在城乡一体化建设及社区网格化管理方面发展迅速，社会形成了信息化的网络，公安部门开展档案管理工作也面临着新的要求。想要提高公安档案管理的效率，就必须考虑到以下几个方面的要求。

1.满足档案管理效率的新要求

档案信息资源的存储及调用应自动化，并且有比较高的查找、提取效率。就公安部门而言，其内部需要存储的档案形式、内容资源都比较多，除了公安部门内部的一些人事档案、文件档案之外，还有很多是案件档案。随着时间的推移，档案的数量只会增加，那么档案管理的难度会越来越高。特别是以往留存年限较长的一些档案需要重新归置和整理，那么，在新形势背景下，公安档案管理信息化建设的目的就是为了提高档案管理的效率，为各类档案的归档、查阅、调取提供便利。

2.满足档案管理技术的新要求

档案管理信息化建设需要相应的信息技术、软件技术、平台技术以及大数据技术等的支持，构建公安系统内部的档案管理网络系统及平台系统，以打破传统档案管理过程中的时空限制。新形势下，新技术的应用也必须有相应技术部门的支持，所以公安档案信息化建设作为公安系统信息化建设中的重要部分，其有必要实现技术部门和档案管理部门之间的合作。

3.满足档案管理安全的新要求

公安档案内部有很多机密信息，在信息化管理过程中需要特别注重安全性，避免档案信息内容的泄露，因此，在信息化环境下可以通过加强防火墙建设、提高风险防范安全等级的方式来强化档案信息的安全管理。档案管理部门相关人员也应将注意力放在更深层次的档案管理工作中，而不用耗费精力去关注一些基础、重复的档案工作。

二、新形势下公安档案管理信息化建设的有效途径

1.做好公安档案电子化归档

在公安部门相关单位进行档案管理信息化改革时，应做好对档案管理信息化过渡阶段的工作，从传统的档案管理到新型的信息化档案管理模式的构建，其过程中需要对原有的档案进行电子化归档，这样才能确保档案电子化管理的一脉相承。但是这方面的工作量十分庞大，并非短时间内可以完成的。在对原有档案进行电子化归档时，可以从电子搜索表格开始做起，对原有的档案做好电子索引，这样就可以在延续传统档案管理模式的基础上用好信息技术。然后，有计划地对原来的纸质档案进行重要程度、留存紧急程度的分级，先对一些紧要档案进行扫描、编辑，做好档案内容和索引的对应，形成电子档案版本，从而可以方便档案的查询、调阅，也可以更加快速地完成公安系统内部档案的传送。

2.建设公安档案信息化管理系统平台

公安部门档案的信息化管理需要基于专业技术来构建档案信息化管理系统及平台，后台系统是基础，而平台是窗口。公安部门内部可以通过公安档案管理平台来进行档案的电子化管理，在构建公安档案信息化管理平台时，其内部管理系统要适应公安档案的管理需求，与其他企事业档案管理的要求并不相同，因此，后台系统的设置需要十分专业，且具有高度保密性、安全性。而且平台的使用权限是有等级划分的，相应权限等级的秘钥也不相同。公安档案管理系统应是统一管理的，而且要由公安部门自主开发，能够形成内部互联互通，上级单位应拥有下级单位的平台管理权限，特别是监督权限，以保障各级公安部门档案管理工作的有序开展。

3.开展公安档案管理人员信息化培训

公安档案管理形成信息化模式之后，原有的档案管理人员需要进行信息化转型，因为信息技术代替人力完成了很多之前基础性的工作，一些重复性的劳动都可以依托计算机来完成，所以，档案管理人员最需要提升自己的技术能力，将自己的工作重心转移到信息化平台应用中来。公安部门应对档案管理人员进行必要的调整，然后展开内部培训，并对相关工作人员进行必要的信息化考核。另外，在选聘新的档案管理人才时，应将信息技术应用能力作为一个新的考核标准，建设全新的高素质、信息化管理队伍。

4.规范公安档案信息化管理流程

公安档案信息化建设还必须规范相应的流程，也就是说，公安档案信息化管理必须要有一定的流程要求，这样在相关工作人员进行档案管理方面的工作时就能够有据可循，按照既定要求的流程来完成工作任务。在管理不同档案时，相应的流程也应有所区别。一般来说，档案信息管理需要将相应的信息填到电子档案表格中，或者是以扫描的方式来进行纸质档案的电子归档，而且每个档案要有相应的索引编号，已完成的档案和正在整理的档案需要区别开来。明确和优化档案信息化管理流程可以避免操作失误，在档案建档之后，也需要由管理部门的领导进行检查和审核。

三、总结

综上所述，公安部门档案管理关系到各类重要信息的保管，在社会发展新形势背景下，对公安档案的管理必须发挥新技术、新平台的作用。可以以档案信息化管理为抓手，提高公安部门为民服务的效率以及行政管理方面的能力。

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