大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用

孙巧玲

摘 要：随着时间的推移，科技水平的高速发展，我们即将迎来一个全新的时代，“互联网时代”，信息化的全面普及，带给我们方便快捷的同时，也在考验着我们对新时代新事物的接受与优化能力，如何将新兴的大数据管理模式与企业文书档案的信息化应用相结合就是本文要讨论和阐明的问题。

关键词：大数据;企业;文书档案;信息化管理;利用

引 言

企业文书对一个企业来说是非常重要的重要凭证，它是一个企业在生产管理中对于国家、社会所产生责任的文字记录，对于一个企业来说它是正常生产运行的重要凭证和依据，所以企业文书档案的管理利用方法的革新对于一个企业来说是非常重要的。也是一个企业在社会上赖以生存不可或缺的重要条件与依据，它的管理方法是否科学化对于提升一个企业的行业竞争力来说至关重要，这就是笔者要讨论的话题。

一、在大数据背景下对于企业文书档案的概述

企业文书档案是企业具有基础指导意义的文件，它包含了企业发展中的诸多文件，例如关于企业策划的文件、企业往来文书、指导建设文件，合同等等。以往的企业文书档案多为人工整理，费时费力，不仅耗费精力而且工作效率不高，没办法高效便捷的将所有资料档案规整完毕，而且人工整理的另一个弊端就是容易出错，同时在查询时也极为不方便，种种原因致使企业没办法做出规模调整改进，限制了影响了企业效率，企业的发展。

随着互联网时代的逐步推进企业文书档案的管理也需要与时俱进，信息化技术的普及也必将改变企业文书档案的管理方式，在档案管理中，数字化的处理方式不单单是解决了人力浪费问题，同时提高了效率，强化了准确性，做到了方便快捷，省时省力，甚至还可以做到及时传递，实时共享，有效的提高企业效率，增强竞争力，对于企业发展具有重要意义。

二、大数据环境下企业文书档案的信息化管理主要内容

（一）企业文书档案的数字化管理

为了从根本上提高企业文书档案管理的水平，革新处理方式，提升工作效率，所以有了对企业文书档案数字化管理的转变，传统意义上，企业文书档案通过人力整理分析，以柜、盒、文书的方式进行储存，费力占地。企业随着时代发展而发生变革，文书档案的管理方式也随之改变，数字化的技术应用其中，通过计算机和互联网进行文书档案的整理与储存。这种不同于传统文书档案的管理方式，又被称为数字化档案，它们也是大数据时代的重要组成部分。数字化的管理方式实现了文件的高效整合与资源共享，为企业的高速发展提供了可能。

（二）企业文书档案的安全化管理

作为新时代的企业文书档案管理方式，方便快捷是他的优势，高效处理是他的核心，但伴随着数字化带来的便捷同时，也带了数字信息化的一大弊端“安全性问题”作为新的管理模式，他在诸多方面还存在着些许问题，而作为信息化的受用者，这些潜在的问题，我们不得不重视起来。首先作为网络化的管理系统，日常硬件防护一定要做到“定时、专人、专业”

1.定期进行检测，对所有文书档案管理设备进行全面检测，包括硬件软件的及时更新、实时数据正确性、安全性的检测。

2.专门有负责设备维修检测管理人员，确保硬件设备的正常使用，确保设备日常的正常使用，并要做到随时维修、随时补救。

3.网络安全管理团队，作为线上储存管理系统，遇见潜在的黑客、病毒、系统漏洞都是不可避免的，所以要做到有专门专业的队伍，对文书档案的信息化管理做到实时防护，实时监测，做到应变及时，对文书档案提供线上的安全防护力量。

（三）企业文书档案的网络化管理

当企业文书档案的管理模式从之前的传统人工调整为现在的数字化时，那么伴随而来的就是网络化管理，当书面上的文字数据同步到电脑计算机上存储时，为了方便上传数据，网络化是必不可少的，网络的应用可以进一步提升数字化的便捷程度，同时他还为企业文书档案管理提供数据检索支持，提升数字化的处理速度，优化工作能力，可以实现随时随地的管理，同时也为文书档案数字化的传递，更改，共享提供线上条件。实现大数据环境下的高效管理，快捷服务。

三、大数据背景中企业文书档案的信息化利用分析

（一）线上企业文书档案的优势与好处

在互联网时代的背景下，企业文书档案的管理模式应该將大数据背景的优势合理运用，现在的数据交换极其方便，简单网站，数据，文本就可以实现最基础、最简单的线上数据交换，所以现在这样的环境背景下，就给了我们大量极具价值的企业文书档案可供参考和学习，颠覆传统企业文书档案的封闭形式，新兴的处理方式 实现了快速高效的资源整合，资源共享与利用。利用网络实现网络化分类、线上归档、高效检索、云储存等等，为企业文书档案的管理提供一系列的便捷服务，从本质上改变企业文书的管理意义，实现新旧的交替，完善管理模式。

（二）加工处理企业文书档案

基于大数据的环境下，本着高效、简化的原则对企业文书档案进行再加工、二次处理。企业文书档案的加工处理核心是文件的检索能力，文件的准确性。

1.对于文件档案的分类是提升检索效率的最佳途径之一，运用信息化的手段对企业文书档案进行收集、整理、录入、储存、整合、分类最终形成科学简洁的数字化企业文书档案，在使用时以会议、合同、行程、规划等内容进行分类管理和查询，用科学的方法实现企业文书档案检索能力的提升。

2.当上述企业文书档案形成有效的资源管理框架之后，就可以将数据库整合制作成网络连接，并通过互联网、局域网、专用网等各种网络线上的形式对各个企业文书档案进行汇总形成资源共享平台，并依托平台对企业文书档案实现关键词检索，提升准确性。

结束语

通过上文可知，企业文书档案在大数据环境下实现信息化管理是必然的趋势，随着网络水平的不断提升，大数据环境下文书档案的管理方法科学化具体化也迫在眉睫，所以为了将服务高效化，科学化，提升服务质量，所以将信息化应用到了档案管理上。

参考文献

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