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信息化背景下档案管理技术创新问题分析

2020-08-16方海忠

西部论丛 2020年5期
关键词:技术创新档案管理信息化

摘 要:随着科技的飞速发展,信息化技术已经广泛的渗透到各行各业当中。加强档案管理技术信息化不但是顺应时代发展潮流的举措,更有利于提高档案管理自身的准确性和操作便利性。本文首先简单叙述了档案管理技术创新应用的选择,其次分析了档案管理技术的各项需要,最后针對档案管理技术创新的实时策略进行分析,从而为关注这一话题的人们提供参考。

关键词:信息化;档案管理;技术创新

引 言

在新时代的背景下,各项业务的管理技术都趋于信息化,不但操作便利,更能优化管理过程,提升管理效率。但是在现今档案管理技术信息化的过程中,尚且存在着一些问题。所以在进行管理信息化推进的同时,档案管理应注意应用技术与实际需求的融合,并加强各方面管理举措的具体实施。因此,本文对信息化背景下档案管理技术创新问题分析,具有重要的意义。

一、档案管理技术创新的应用选择

(一)物联网

在传统档案信息管理中,只能通过人工的方式实现档案查找,这样查找的精准度往往取决于人力,查找时间较长。且传统的纸质的档案不一定存有备份,容易在取用和查阅的过程中缺页丢页,甚至整本丢失,从而导致数据丢失的情况发生。将物联网技术应用其中,可通过网络平台存储并实现信息传递的高校进行。物联网还能通过建立局域网构建区域信息管理模式,将相关的多个档案存储机构的网络平台进行连接,便于同类资料的查找和下载。这种方式不但便于使用者借阅,也便于管理者进行管理[1]。

(二)云计算

在档案管理工作中,为提升管理运算速度,应加强云计算在管理过程中的应用。云计算作为一种新型管理依据,能在多个线上档案构成的档案数据库中进行快速的信息提取,并建立起关键词与数据之间的相互联系,累积相关信息,实现不断突破查找成熟度的高效检索的目的。云计算除了影响档案管理信息处理速度,还影响信息使用过程的有效性。其核心理念是通过收集并整理档案管理和查阅的大数据,优化存储与信息共享的过程,从而对于档案信息分类进行系统化的整理。因支持其计算的数据都存储于互联网云端,也能大大减少相关数据存储占用。

(三)移动互联网

移动网络技术已经普遍应用于人们的日常生活当中,档案管理技术如对其加以应用,则可使档案使用者在任何地点根据自身需求需求向管理系统发出资源查找请求,进行档案信息的即时查阅。在涉及到档案信息的跨部门传输时,移动互联网也起到了相应的作用。有了移动网络的技术支持,管理人员也可在整理在库信息的同时批准来访者的借阅,多项工作并行得以实现,同时,在库档案数据有所更新时,也可进行及时的云端数据同步。

二、档案管理技术的需要和信息化的融合

第一,是档案管理信息化需要。信息化产品随着时代的发展存在着折旧的现象,即使是刚投入应用的部分也会很快被新的产品代替。因此在考虑档案管理技术信息化的同时,也要考虑所用系统的前瞻性和扩展性,并根据当前的管理工作对系统进行不断的升级和革新,从而适应未来的各种应用需求。第二,是数字档案馆建设需要。信息化的档案管理本身便是由便利的查阅功能和全面的整合数据所组成,如将多个档案信息平台融合建立数字档案馆,不但能提高使用者的档案查阅效率,还能提高数据整合的完整性[2]。第三,是档案信息存储的客观需要。随着文件数据的数量增加,需要的存储容量的上限也在不断刷新。云端存储具有高效性和经济性,能很好地解决此类问题。第四,档案服务提升需求,近年来人们对档案服务质量提升了需求,信息化技术能很好地满足使用者的各种需求。在查阅相关信息时如没有符合要求的资料,系统将推荐与之相近的资料,为查阅者节省时间,提升信息查阅效率。

三、档案管理技术创新的实施策略

(一)实务档案的存放管理方面

在进行档案信息化管理推行的同时,也不能忘记原有纸质档案的存放和管理。信息化档案管理是基于网络平台管理下的电子模式,不但能存储档案数据的内容,还能进行纸质档案实物存储的相关管理。可将现有纸质档案进行编号并加以排序,并以同类同年份等类别进行集中存储,减少所占空间。最后,在档案管理平台进行编号名称的录入,在附注内容概要和所在区域,并在同内容的电子档案末端添上实体档案的相关信息。实体档案室应避光,并安置通风口保证室内干燥。在实体档案借阅时,也要在系统对应数据下进行详细登记,避免档案资料丢失,增加档案存储的安全性。

(二)实现电子档案的共享模式

在进行数据的系统录入后,相关的资源共享成为了实现档案信息价值的新途径。为发展信息共享模式,应加强各地档案管理人员积极使用电子档案管理系统的统一性,促使管理人员信息化管理理念逐步提升。档案管理者也应加大档案查阅平台的宣传力度,提高线上信息查阅在使用者之间的普及程度。同时利用移动互联网功能促进多终端进行档案信息传递,优化传递方式和过程,可通过扫描二维码进行便捷的信息分享。这样双向互动能明显提升电子档案系统应用,逐步在人民群众中形成积极应用创新形式的理念和档案信息的共享模式,从而在系统的应用中不断完善,从而实现档案数据的充分利用。

(三)电子文件归档方式

通过将纸质档案信息录入系统,形成电子档案文件并加以保存,可节省大量的存储空间,同时可完成构建数据库目录,将现有数据更加明晰化地整合。在进行电子档案管理时,应采用统一的执行标准,对应规范的管理方法,在有人申请访问档案数据时,访问过程也应按部就班。首先应将访问者信息和档案借阅时间详细录入,避免现有数据出现丢失或被篡改的情况出现。这种归档方式能有效解决现有档案保存和查阅的问题,并结合信息化技术优化档案管理工作,使管理工作流程更加简明,操作更加便利,有利于促进档案管理工作未来的进一步发展。

结 论

总的来说,在信息技术发展飞速的今日,各单位的发展面临着各种新挑战,档案管理作为促进信息存储和利用顺利进行的工作,应当顺应时代潮流,勇于创新,积极地与信息化技术相结合,应用物联网、云计算、和移动互联网等新兴技术对现有管理技术进行改进和完善,进一步实行电子文件归档,促成电子档案共享模式,并引用新式管理技术对传统的纸质文档进行整合并优化保存手段。在信息化背景下,档案管理技术通过不断创新,为其长期健康的发展打下坚实的基础。

参考文献

[1] 韩璐.互联网下的中职学校档案管理的挑战与应对策略[J].才智,2020(18):231.

[2] 刘悦捷.新形势下档案管理创新与服务模式变革探析[J].企业改革与管理,2020(06):19-20.

[3] 陈丽萍.档案信息化建设与档案管理思考研究[J].办公室业务,2020(01):64+66.

作者简介:方海忠(1978.8—),性别:男,民族:傣族,籍贯:云南省玉溪市,职务/现职称:新平县卫生健康局/办公室主任。研究方向:信息化时代下的档案管理,人事所属单位:新平彝族傣族自治县人民医院,学历:本科。

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