新时期如何做好社保部门文书档案管理工作

丁琳玲

摘 要：规范管理是社保部门文书档案工作中的重要环节，并随着新时期的科技不断发展，管理手段和措施相应发生新的变革。本文立足社会保障部门文书档案管理工作的特点，从档案管理人员素质提升、规范化档案管理及实施信息化管理等三方面，阐述新时期做好社会保障部门文书档案管理工作的策略。

关键词：文书档案;社保部门;管理;策略

社会保障原包含的范围面较广，主要是指：社会保险、社会助和社会福利三个方面，其中社会保险是覆盖面最广的一个项目，也是在职人员必须要参加的个险种，社会保险费由职工个人、职工所在单位，国家补助三部分构成。社保部门文书档案的管理是建设社会保体系中最重要的内容之一，社保档案管理的规范、细致与否直接关系到参保大众的合法权益。在现阶段的政府机关及企事业单位办公中，信息化、自动化技术的覆盖范围越来越广泛。运用计算机与互联网实现文书的打印、保管及传输也成为了当前文书工作中的常态。那么，在这种信息化背景下，又该如何更加合理有效地进行社保部门的文书档案管理，并在顺应新时期社会发展趋势稳定基础上实现文本档案资料的可靠保管、精准查询呢？这已经成为了新时期社保文书档案管理人员亟待考虑的首要问题。为此，本文就新时期如何做好社保部门文书档案管理工作的一些策略进行如下探讨。

1认知社保文书档案管理特点，提高新时期档案管理的针对性

在信息时代到来之际，社会保障部门文书档案管理也逐步从过去的纸质资料逐渐向硬盘存储、网络备份等方面转变。尤其针对数量巨大的文本档案资料，将其进行扫描存档已然是时代进步的必然趋势[1]。由此而言，新时期社保文书档案管理工作具备以下几点与传统文档管理相去甚远的特点：

1.1工作强度降低。新时期的文书档案管理工作极大的降低了文档管理人员的工作强度，并改善了文本归档方式。传统文书档案管理中，文本档案的分类与归档都需借以人力完成，此后还需要进行人工组卷，并将卷内文件目录、卷宗标题、保管期限等信息誊写下来、手工装订立卷。这一整个工作流程异常繁琐，且极易出错，效率普遍较低。而新时期的文档管理则主要借助计算机完成相关操作，可在建档内容上加以修改、更正;针对固定项目则直接借助软件填写关键信息即可;相同内容只需通过快捷键操作，极大提升了工作准确性与便捷性。

1.2工作效率提高。新时期的文书档案管理工作效率普遍得到提高。借助计算机进行社保文档整理后，不需要再经过传统纸质资料管理中的复杂流程，免去了大量工作程序，降低了人为因素干扰，既提升了档案管理水平，也提高了工作效率。

1.3文档查阅方便。新时期的文书档案管理工作显著改善了以往纸质文书查阅不便、查找困难的弊端。在传统文书档案管理中，查阅档案往往需要以手工查找，这就要求查找人员必须详细掌握各类文件资料的发文时间、文件名、关键词等具体信息，才能有针对性的查找。这也就需要文书档案管理人员具有极高的工作水平，即便如此，在遇到文件归档不明确、组卷错误、案卷标题错误等情況时，仍无法准确找到需要的资料。而新时期的文书管理中，采用计算机扫描的形式对文书档案进行归档、建档，可显著提升档案查询速度。而且在查询中不仅能够有针对性的一对一精准查找，还具有模糊查找、关键词查找、时间段查找等检索方式，可快速、准确的找到需要的档案资料。

2与时俱进创新管理，提高新时期档案管理的实效性

新时期的社会保障部门文书档案工作要根据其自身特征，充分利用现代信息技术，与时俱进，开拓创新，不断提高新时期社保文书档案管理的实效性。

2.1 加强业务培训，提高档案管理人员的专业性。文书档案管理工作是一项对管理人员要求较高的工作，不仅需要管理人员具备良好的责任心，还要具备足够的专业素养及专业知识，尤其在现代信息技术的不断发展下，面对新时期的文书档案管理工作，还需要相关档案管理人员具有一定的信息技术能力[2]。从此一来才能在互联网技术高速发展的形势下，顺应新时代的发展，推进文书档案管理工作质量与效率的全面提升。而针对管理人员专业素质的提升，可通过加强对从业人员的专业理论、信息技术培训，或组织知识讲座等形式促进文书档案管理人员专业水平的提升，进而构建一支专业的、高素质的管理队伍。

2.2 严格工作要求，加强档案管理工作的规范性。在新时期的文书档案管理工作中，加强管理工作的规范性也是做好管理工作的关键环节。在具体规范中，可从管理方法及管理程序等方面加强规范，具体措施如下：其一，彻底而细致的盘查文书档案卷宗，从而及时将没有使用价值或已过期的文书档案淘汰;同时，还需要规避重复性文书档案，降低文书档案的管理与检索难度[3]。其二，重组与整理文书档案，针对内容复杂且卷数较多的文书档案资料可进行适当的组合整理，例如综合内容或其他方面有关联的部分。针对缺少页码、目录、标题的文书资料，则需要着重进行信息完善，补充缺项漏项，以便于推进文书档案管理的规范化。其三，要注重文书档案的提名工作。针对文书档案做好分类与标号工作，能够有效保证文书档案的完整性，避免遗漏;而做好提名工作，才能有效提升文书档案检索准确性。因此，将这二者结合，才能进一步提升文书档案管理工作的规范性。例如在机构的简称方面，就需要加以规范，制定统一标准机构名称简写目录，或统一使用全称，以免因机构名称简写含糊而增加检索难度，降低准确性。

2.3 运用信息技术，提升档案管理与技术的融合性。伴随我国近年来信息技术水平的不断提升，计算机技术、网络技术等都得到了广泛的普及与应用，在各企事业单位都发挥了极大的价值。而在企业的不但发展中，文书档案数量也在快速增加，使文书档案管理工作难度不断增加。对此，子啊新时期的文书档案管理中，也需注重将信息技术与文书档案管理的结合，以提升管理效率。具体实施可从以下几方面着手：第一，在整理文书档案时，可将计算机技术融入其中。结合目前国家颁布的相关整理规定，可将文书档案以文件形成顺序加以整理、打印。从而降低文书档案归档难度，降低人力消耗，节约时间。第二，推进文书档案管理工作向信息化、自动化方向转变是顺应时代发展的必然趋势，而要想合理推进文书档案信息化发展，还需要相关从业人员积极提升自身素养，并积极掌握岗位需求及变化，不断完善自身专业水平，以更好的推进文书档案管理工作质效的提升。第三，要在文书档案管理工作的细节中融入信息技术，例如在文书档案的形成及转换中就可充分借助信息技术手段加以实现。第四，在文书档案检索中也可以借助计算机技术实现。通过计算机技术的运用，能够显著降低人工检索难度，并规避人为失误，促进文档检索准确性的提升，提高检索效率。

3总结

综上，在社会保障事业发展中，文书档案具有十分重要的地位和作用。对此，要随着新时期科级水平的提高，文书档案管理人员充分重视起文书档案管理工作，并明确新时期文书档案管理工作特点，通过提升管理人员专业素质、加强档案管理规范化、推进档案管理信息化等形式，全面推进社保文书档案工作的完善与优化。

参考文献

[1] 徐源. 探究新时期如何做好文书档案管理工作[J]. 时代金融， 2018， 000（003）：292，297.

[2] 杨吉平. 探究新时期如何做好文书档案管理工作[J]. 卷宗， 2019， 009（001）：97-97.

[3] 周唯薇. 新时期事业单位如何做好档案管理优化工作[J]. 兰台世界， 2018（S2）：69-70.