我国档案数字化建设实践与发展的探讨

阮春燕

摘 要：在信息化技术不断发展的大环境下，档案数字化逐步成为我国政府、市政单位以及很多社会企业档案工作的主要方向。档案数字化建设是技术、社会发展的必然趋势，决定着档案管理水平乃至单位经营管理水平。文章首先阐述了档案数字化建设的基本概念和内容，再从多个角度对我国档案数字化建设的必要性进行分析。然后从信息共享系统、安全机制、纸质档案处理、数据系统等角度，分析了档案数字化建设的实践要点，最后对档案数字化的发展趋势进行探讨。

关键词：档案管理;数字化建设;发展趋势

引 言

档案是一个单位经营管理活动的记录主体，反映了单位的经营状况，同时也是单位开展日常经营管理活动的重要依据。随着现代社会经济以及计算机、信息技术的快速发展，档案数字化是必然趋势。档案数字化是利用计算机硬软件，将传统纸质档案进行数字转化，并实现数字化储存、数字化传输的过程。对我国政府单位而言，需要及时开展有效的档案数字化建设工作，提高档案管理乃至整个单位的经营管理水平。

一、档案数字化的基本概念和建设内容

（一）档案数字化的概念

档案数字化是指利用计算机信息处理技术，将传统纸质档案中的信息转化为数字化信息，进而满足档案数字化储存、传输的过程。通过该技术，可以将常见的电信号、光信号、磁信号、声信号等转换为数字信号，再通过数字编码，以文字、语音、图像的形式进行储存和传输。在传统的档案管理工作中，几乎所有档案都是由纸质文件进行储存的，随着社会的迅速发展，传统档案管理模式下档案资料储存量小、占用空间大、应用效率低等缺点逐步暴露出来。而档案数字化依靠计算机、信息化技术，可以将各类档案文件、资料以数字化的形式，储存于计算机数据库乃至互联网云端，对档案管理工作的改革和优化，有极高的价值[1]。

（二）档案数字化建设的主要内容

首先，需要使用计算机、扫描设备，将单位原有的纸质资料扫描成为电子文件，然后储存到计算机之中，或是用于电子传输分享使用;其次，要对已经完成数字转化的电子文件和信息进行归类，确保电子档案规整有序，便于查询、调取和使用。在这个过程当中，不仅要完成相关数字档案的目录建设，还要对所有信息进行有效处理，再利用储存设备进行储存，最后通过计算机网络技术、软件技术进行查阅。

二、进行档案数字化建设的必要性分析

（一）档案数字化是时代与社会发展的必然趋势

在当今信息化技术飞速发展的时代背景下，计算机、互联网已经成为人们工作生活必不可少的一部分。在政府单位、企业的经营管理中，无纸化办公成为必然趋势。所以，档案数字化工作需要从传统的实物管理转变为数字化、信息化管理，而档案数字化建设则是首要任务。从政府单位的角度来讲，档案管理人员管理的相关档案是国家、社会信息资源的关键部分，具有很高的经济价值和社会价值[2]。通过档案数字化建设，不仅能满足越来越多样化的档案信息资料储存需求，还能提高政府单位社会化服务管理的效率。同时，数字化档案体系当中，在调取和使用档案资料时，不会损坏源文件，将能进一步保证档案信息的安全性。

（二）档案数字化建设是档案管理工作升级的必要途径

在当今社会金融大数据时代的背景下，各单位逐步开始重视线上经营与管理，涉及到的资源、资料体量越来越大，类型越来越多样化。显然，传统档案管理模式无法满足这么多复杂信息的储存和管理要求，档案管理工作机制与模式的改革是必然趋势。加上传统档案管理模式效率低、成本高等方面的缺点，积极开展档案数字化建设工作，成为各单位当下的重点工作之一。

（三）档案数字化建设是进一步挖掘档案信息价值的关键

在大数据时代当中，信息、数据是十分宝贵的财富，具有极高的经济价值和社会价值。就政府单位而言，面对越来越多样化的社会信息资源，利用大数据思维，深入挖掘信息数据中的价值，是提升单位经营管理水平、进一步实现社会资源优化配置的关键。为了做到这一点，要积极开展档案数据化建设工作，提高档案数据信息的收集能力和处理能力，促使档案信息资源得到进一步利用，为更高水平的社会服务打下可靠的基础[3]。

三、档案数字化建设的要点

（一）构建数据系统和信息共享机制

为了满足单位大量现有档案资料的数据转化储存以及未来信息资源储存需求，建立一套庞大的数据库储存系统是首要工作。为此，相关技术人员应当深入了解单位档案工作当下以及未来的数据库容量需求，然后结合单位经营管理性质，配置相应的硬软件。例如，民政部门在社会化服务的过程当中，涉及到大量社会民众个人资料信息的管理，需要构建一套以民政部为核心，各级民政单位为重要组成的系统化数据库系统。在该系统当中，以县为单位，分别建立民政档案资料数据库，再通过专属网络与市级、省级单位数据库连接，最终实现民政档案资料的全国互联，并在一定的权限管理机制下实现各地区的档案资料信息共享。另外，还要配置纸质档案扫描设备、光盘备份系统、软件管理系统等。同时，考虑到政府等单位日常服务、管理的过程当中会产生大量的数据、信息，数据库及信息共享系统应当采用双服务器的形式，再配以磁盘陈列储存、光盘磁带双备份，以及高速扫描仪系统化扫描转化等解决方案。值得一提的是，在云储存技术越来越成熟的情况下，云储存平台也将被应用到档案管理的资料备份以及远程调取环节之中。

（二）档案数据化系统的安全保障

档案数据化建设虽然通过数字转化、数字储存以及分享的方式，避免了传统档案管理中档案资料容易损坏的问题，但是数字化、网络化的特点，意味着档案数据化系统面临着新的安全威胁。一方面，档案数据化之后，档案资料可能会遭到来自互联网黑客乃至内部人员的窃取;另一方面，档案资料可能因硬软件故障，或是遭到计算机病毒的攻击，导致资料泄露或损坏。所以，档案数据化的背景下，需要针对性建立一套完善的安全保障机制。以政府档案管理工作为例：首先，政府单位应当针对档案管理数据库系统的基本特点，以及内部组织管理模式，对相关人员进行合理的权限划分，通过权限账号机制，让相关岗位人员在有限的权限下，访问和使用数据资料。其次，需要针对档案工作计算机、数据库配置防火墙、杀毒软件，并应用加密技术，避免外部入侵。最后，建立完善的档案数字化资料的备份机制，通过独立硬盘、云储存技术，将资料进行备份，进行统一管理[4]。最后，建立有效的档案信息安全管理机制和应急响应机制，将不同的答案资料按照重要程度划分等级，如果核心机密文件遭到泄露或被竊取，将进行自动锁定或自动销毁处理，避免造成重大损失。

（三）纸质档案转化与处理

在相关单位进行档案数字化处理的过程当中，普遍面临着传统纸质化档案文件资料的数字转化任务。为了提高档案数字化转化效率和准确性，需要利用先进的扫描设备，对标准化档案资料进行数字转化，并按照一定的目录机制进行分类储存。针对扫描设备难以识别，或识别误差率过高的档案资料，则采用人工转录的方式。最后，还需要对相关资料的数字转化准确性进行核查，确保档案资料的完整性和準确性。值得一提的是，在纸质档案数字转化完成之后，针对现有的资质档案资料应当尽量按照原来的管理机制进行管理，再逐步按照规范进行淘汰和销毁。另外，档案资料的数字化并不是一蹴而就的，需要建立纸质档案与数字化档案信息长期并存的准备。

四、档案工作数字化建设的发展趋势

目前，我国各地区各级档案部门已经逐步完成了历史档案的数字化处理，初步建立了数字化档案数据库与数字化档案管理机制。随着计算机、软件开发、互联网技术的进一步发展，各地区的档案数字化水平也越来越高。近年来，在我国深圳、上海等地区，数字档案馆的规划与建设工作正在稳步展开，取得了不错的效果。

不过，整体来看，对政府单位而言，档案数字化工作面临着效率、资源、技术、资金等方面的难题，政府独立推进和完成档案数字化的难度较高。所以，通过政府与社会企业合作的档案数字化外包模式逐渐成为各地区政府档案部门数字化的主要方式之一。在该模式下，将由社会企业提供档案数据化过程中数据库建设、软件开发、专用网络平台搭建、信息安全管理等方面的技术支持，同时还可以提供数字化档案系统的维护、升级服务。总体来讲，档案数字化建设的外包模式，可以提高档案部门数字化效率，降低成本，并有利于促进档案工作机制的顺利转型。不过，目前这种模式在我国相关领域当中还处于探索阶段，需要相关政府单位与社会企业积极探讨，寻求更符合社会发展要求的合作模式。

五、结束语

综上所述，在如今计算机、信息化技术全面发展的情况下，档案管理工作面临着传统档案管理模式容量低、效率低、应用价值不高等问题，无论是从档案工作的发展，还是从社会发展趋势角度来讲，进行档案数字化建设都是大势所趋。为此，各单位企业都应当深入认识到档案数字化建设的必要性和意义，从硬软件配置，到工作模式、管理机制改革等角度，逐步促进档案资料的数字转化，并实现相关工作的数字化处理与管理。只有这样，才能促进档案工作的改革创新，为相关单位乃至整个社会的发展奠定可靠的基础。

参考文献

[1] 牛莉侠. 档案数字化建设对提高高职院校档案管理工作的意义和方法[J]. 中外企业家， 2020.

[2] 杨萍. 大数据时代商标档案数据化趋势探析与思考[J]. 中华商标， 2020（4）.

[3] 黎鹍. 大数据云时代医院档案信息化建设面临的挑战[J]. 办公室业务， 2020.

[4] 刘岚萍， 旷文俊. 档案数据深度挖掘与精细化管理：大数据时代档案信息化建设策略[J]. 知识经济， 2020.