基于信息化的财政档案管理创新研究

朱海仙

摘   要：现今每一项社会活动都需要财政的支持与管理，财政局需要发挥下属科室的工作能力，结合科技与信息的发展，更高质量地完成档案管理任务。鉴于此，本文主要介绍了财政档案管理在信息化逐渐成熟环境中的创新途径， 财政是社会运行的基础，信息是社会价值的体现，在电子信息时代，数据和信息的价值暴增，许多行业的工作方式也由此发生了改变，财政部门掌握着社会发展的命脉，也要遵循信息化发展要求，积极对档案管理进行创新调整，从而使工作内容和工作方法更符合信息时代的特点。

关键词：档案管理  财政档案  信息化管理

中图分类号：F27                                    文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2020）06（b）-0161-02

1  推行财政局档案管理信息化创新发展的意义

社会的快速进步，意味着需要更多的财政经济支持才能维持稳定的社会状态。但面对需求巨大的财政问题，以往的财政档案管理方法逐渐显得力不从心。当前，社会经济结构发生了变化，更多中小企业和个体户的出现增大了财政局的档案信息内容，故而财政档案管理工作的效率也开始变得缓慢。故而，档案管理的信息化创新是必要的工作任务，其不仅可以优化政府机关的工作模式，还能为国民提供更完善的服务，带领更多企业实现技术和管理上的突破。在信息化和大数据等技术的作用下，档案管理部门可以收集和保管更多的信息和数据，并能够利用软件计算、深度挖掘这些信息的内在价值。

2  财政档案管理信息化创新需要解决的问题

2.1 人员技术水平不足的问题

信息化发展主要是基于计算机、编程、数据库等高新技术，而这些技术偏重于专业化和高智能化，与现阶段财政局的大龄化人员组成形成一定矛盾。以往的档案管理工作并不需要高深的技术，并且部门中的资深员工都已经在传统体系中工作很久，对新知识新技术的学习能力和接纳能力比较薄弱，很难有效掌握信息化技术。此外，部分财政档案管理部门会聘请一些临时工或其他部门兼职者做一些较为简单的档案整理工作，但如此就可能导致工作质量难以保证，进而为档案管理的创新改革带来了阻碍。

2.2 设施和硬件落后

工具是执行档案管理信息化的必要依靠，如果缺少设施或硬件，则会对财政局的信息化推进和科学化部署造成阻碍。现有的档案管理科室由于资金不足和管理滞后，依然使用大量落后的、普通的配套设施，而将档案从纸质载体转移到电子硬盘也成为一项极为庞大而困难的工程。很多档案只能靠有限的、运算速度较低的计算机进行人为输入，这明显不利于财政部门工作的快速转型。

3  财政局档案管理的创新途径分析

3.1 针对档案管理各项工作内容重新进行统筹规划

信息化革新意味着工作方式和管理理念也必须做出改变，财政局高层管理者必须要认识到统筹规划的重要性，并对档案管理工作进行推陈出新，全面优化财政档案管理的相关细节。

（1）对管理职能、工作任务和资金流动等进行科学设计，启动资金和工作职能是实现工作创新的基础，前期需要将重点转移到管理规范制订和基础建设拨款等方面，以此减少职能的重复和资金的浪费。在办公室内准备好计算机、扫描仪、档案素材、办公软件、信息系统等。

（2）对档案管理科室的责任制分配，使员工能通过纵向管理和横向合作形成更为完整和谐的整体，并为员工委派具体任务模块，使人们在主观意愿和客观激励的共同作用下更出色地完成档案的分类管理、快速录入和合理保存等职能。

（3）对员工进行指导培训。能力是决定结果的主要因素，针对信息化的档案管理操作自然要经过学习—熟悉—应用的流程。财政局可以发挥内部高等级人才的知识能力，帮助员工学习更精深的技术能力，或是聘请专家对档案管理软件和其他操作进行讲解，以此保证知识与能力的不落后。

3.2 规范日常档案管理信息化工作内容

财政局档案主要以票据、账目、会计核算、合同文书、纸质材料、音频录像等类型为主，并且不同机构的档案管理室的工作方式也是不同的。而在信息化背景下，财政局应重新对档案内容进行划分，讲求细致、系统，并为相关管理人员制定分类、扫描、录入、保管等流程，并结合操作要求在尽量保证原件完整的情况下保证工作质量，提高工作效率。

在日常计算机信息录入环节，需要保持工作空间的洁净，保证每位工作者拥有对应的档案柜、工位和带密码的计算机，以此避免人为因素对档案管理的破坏。此外，要积极推进系统软件和数据库的建成，这既是档案信息化建設的最终归属，也是对当前档案查缺补漏、科学整理、信息共享的主要工具，在模拟化的数据库中查阅档案和分析数据，可以方便财政信息管理和原始资料的保存。

3.3 提高档案保管和保密质量

财政档案管理多与相关利益人和责任人关系极大，故而必须要提高基层管理人员的专业素养，在档案信息化建设过程中要严格履行档案保管和保密的职责，遵循国家、行业与财政部的各种规定和要求。

首先，应该建立原件保管室和电子扫描录入办公室，实现工作职责的分化和管理职能的细分。其次，为进一步发挥人员的力量，保证档案管理创新的顺利进行，财政部需要阅读和钻研《档案学》《管理学》等专业学科，也要遵守《中华人民共和国档案法》《档案行政许可规定》等法律章程，以此由财政部和档案局制订出《会计档案管理办法》《档案保密制度》等明文规定，使下属人员在体制约束下落实档案的信息化工作，发挥管理制度的科学作用。