数智化背景下高校学生管理工作信息化的应用研究<br/>——以邯郸学院为例

数智化背景下高校学生管理工作信息化的应用研究
——以邯郸学院为例

2020-08-15王超乔德军陈超蔡燕伟

教育现代化 2020年101期

王超，乔德军，陈超，蔡燕伟

（邯郸学院电子信息工程实验与实训中心，河北邯郸）

“数智化”这一概念最早是由阿里巴巴集团提出，是对原有数字化的升级。具体到教育领域，数智化指的是通过打通教务管理、学生管理、教育评价等学生发展中的各个环节，实现在教学的全环节中业务数据的一体化，最终实现智慧化教育。邯郸学院作为地方本科院校，在学生管理工作上已经形成了相对成熟的体系，诸多信息化手段也应用到了学生管理的各个环节当中，但现实中存在的诸多问题促使邯郸学院于2019年尝试开展数智化改革，来促进学生管理效率的提升[1]。

一高校学生管理工作现状

我国高校学生工作已形成了较为成熟的体系。以邯郸学院为例，从人员配备角度上，邯郸学院设有专门的学生管理校级机构学生工作部，专门负责统筹组织管理全校的学生工作，各个二级学院党总支书记作为二级学院学生工作的第一责任人负责全面管理本二级学院的学生工作，同时各二级学院均设有党总支副书记、团委书记、学工办主任、辅导员，各个人员分工明确，管理范围清晰；从管理制度上，邯郸学院有学生学习管理办法、学生注册管理办法、学业考核管理办法等，这些相关办法和规定明确了在校大学生的行为规范，能够有效地对学生进行监管。但在现实管理当中，学生管理工作却面临着诸多困难。

（一）现阶段学生管理无法满足学生个性化管理

高校辅导员面对众多的学生，难以实现个性化管理。现阶段按照《普通高等学校辅导员队伍建设规定》，高校专职辅导员总体上按照师生比不低于1:200的比例设置专职辅导员，即每名辅导员要负责不少于200名学生的指导工作。在日常工作中，辅导员为了有效地管理学生往往采取的是“管两头带中间”的策略，即重点关注学习较好和学习较差的学生，针对学习排名中间的学生则往往关注不够。但现阶段，随着社会的发展，学生个性化管理的诉求越来越多，辅导员越来越难于满足个性化管理的需要[2]。

（二）繁多的事务性工作使得高校学生工作人员分身乏术

高校学生工作的中心是学生，在日常管理中关于学生的诸多事务性工作完全的归于高校学生工作人员，诸多事务性工作使得高校学生工作人员分身乏术。高校学生工作日常内容主要包括思想政治教育、班级管理和辅导资讯，其中思想政治教育是首要任务、班级管理是主要内容、辅导资讯是个性化内容，而在实际工作当中，高校学生工作人员尤其是辅导员要同时对接学校教务处、学工部、保卫处、财务处等诸多部门，各种材料的收集整理、学生相关事务的咨询办理都需要由辅导员亲力亲为，同时当辅导员无法解决时往往是学生直接要与学生工作相关部门进行直接资讯，如如何办理体育免修、如何进行学分置换、学生社团活动场地申请等各种事务也造成各个部门疲于应对。

（三）现有的数字化管理平台存在诸多弊端

各高校在学生管理当中很少专门投入资金来建设专门的学生数字化管理平台，往往使用QQ或微信作为学生管理工具，而随着数字化校园建设的不断推进，QQ和微信越来越难于满足需求。各高校学生工作均建有各类群，如资助工作群、招生群、就业群、学工秘书群、班级群等等工作群，数不胜数，利用诸多群开展工作往往会碰到信息无法长时间保留；在需要提交相关资料的时候，材料只能逐级汇总上报难以实现直接上；利用QQ和微信发布的信息无法确保信息已经被接收；现有的资助管理工作系统、学生社团管理系统、学生第二课堂管理系统、学生活动管理系统等诸多系统相互割裂，形成了信息孤岛。

二邯郸学院数智化学生管理系统的应用

邯郸学院数智化学生管理系统的基础平台选用的是阿里巴巴旗下的智慧化办公平台——钉钉。在具体建设当中，邯郸学院利用钉钉已有功能+自主开发的模式建立了学生管理工作平台的四个系统，即学生信息管理系统、学生思想政治教育系统、学生事务管理系统、学生咨询系统[3]。

（一）利用钉钉建立学生信息管理平台

1.建立学生管理在线组织。利用钉钉的通讯录，可以快速将真实的学生管理架构搭建在平台上。在传统的学生组织管理当中，教师只能通过逐层通知或开班会的形式对学生各级组织进行管理，当教师学要管理多个班级时往往要耗费大量的时间去进行组织和安排。而在钉钉通讯录中，以二级学院、系部、班级为三级分类依据，将学校的学生管理架构搭建起来，钉钉各种应用的功能将能够根据实际需要按照二级学院、系部、班级为单位开展管理，如通知公告的发放、请销假的审批、资料的收集汇总。钉钉以组织为管理对象的特点使得在实际的学生管理工作更加的高效、准确，同时已组织为单位的管理也便于在智慧化学生管理中对学生进行统筹管理[4]。

2.建立学生在线信息库。利用钉钉的智能人事，可以快速将真实的学生信息汇总到平台上。在传统的学生信息管理当中，各个高校往往有自己的多个系统，如招生系统、就业系统、教务系统、资助系统等，各个系统中的数据均存在交叉，由于系统功能的不同使得学生在一个系统上进行的数据修改和提交难以同步到其他系统当中。而利用钉钉智能人事，可以将学生真实的信息批量导入到钉钉当中，包括学生的所属班级、个人电话、学号、学生家庭等信息均可批量导入。通过将学生的数据汇总到统一平台上，辅导员将能够利用钉钉智能人事直接查看学生电话、照片、家庭情况等信息。同时学校其他部门的系统需要相关学生数据时，利用接口可以从钉钉调取学生的相关数据。利用钉钉建立学生在线信息库，将能够有效地打通学校学生管理的各个系统，为数智化的学生管理提供基础数据保障。

3.建立安全保密的学生信息管理平台。利用钉钉的安全设置，可以有效地保障学生信息的安全性。在通讯录下的安全中心，使用者可以通过设置“通讯录信息显示水印”以及“手机号码查看设置”来管控学生信息库查看情况。高校学生信息管理最注重的就是学生信息的安全性，现今学生信息泄露事件频发给高校学生信息管理带来了巨大的压力，在学生信息高效管理和学生信息严格管理之间如何取舍，很多高校面临抉择。钉钉为高校提供的方案是在信息查阅端进行技术管控，通过水印防止截屏外传，而通过限制查看手机号次数来防止手机号泄露。钉钉的安全策略不但方便了学生信息的查询，同时能够有效地保障信息安全。

（二）利用钉钉建立学生思想政治教育平台

1.建立师生交流平台。利用钉钉的消息，可以根据需要搭建个性化的师生交流平台。与传统的即时通讯工具类似，钉钉的信息交流主要利用“消息”来实现，主要包括单聊和群聊。在高校学生工作中，为了更高效的与学生进行交流，微信、QQ往往是通常的选择，但是因为这两款软件定位的不同，其不能保证消息的有效传达，在发送消息过程中教师往往需要加上一句“收到请回复”，面对不断刷屏的“收到”教师很难确定具体哪些人收到了哪些人没收到。钉钉的消息已读/未读显示为我们提供了更为便捷和可靠的方案，通过已读/未读教师能够直观看到有哪些人读了信息哪些人没有读信息，同时通过“DING一下”教师能够有针对性地提醒未读消息的接收人。在高校中因为一些特殊情况，学生羞于和教师面对面交流，而又担心使用即时聊天工具导致的信息泄露，这使得教师错失了很多对学生进行思想教育的时机，在钉钉中通过“密聊”可以有效地解决该问题。在“密聊”中，任何人发送的信息阅读后自动删除、信息不能转发、聊天中的双方头像名字自动打马赛克。“密聊”的这些功能可以极大地缓解学生的压力，使得这些特殊学生能够打开心扉与教师进行交流。

2.建立在线主题教育平台。利用钉钉的公告和云课堂，可以有针对性地对学生开展在线主题教育。高校学生工作者针对学生开展在线主题教育往往采用QQ群消息转发、微信群消息转发、微信公众号信息发布的方式。利用QQ群和微信群发送主题教育材料无法确认所有学生都查看了相关材料，而利用微信公众号，则面临着每天只能发送一次消息的限制。通过使用钉钉的公告功能，高校学生工作教师可以针对不同的学生有针对性地发送各类资料，包括直接的文字、图片和其他资料，主题教育的附件材料将直接保存在所在机构的钉盘目录当中，同时教师可以查看信息阅读情况，如果有学生长时间没有阅读，教师可以通过“DING”的功能提醒学生阅读相关资料。钉钉的公告功能将极大地提升主题教育的效率，能够有效地解决当前主题教育中面临的问题。在云课堂当中，教师可以结合主题教育的内容，建立专门的课程组织学生进行学习，同时可以开展相关的测试来督促学生进行专门的学习[5]。

（三）利用钉钉建立学生事务管理平台

1.建立学生在线资助平台。利用钉钉的公告、日志、钉盘和群机器人功能，可以搭建功能完善的学生在线资助平台。在传统的大学生资助管理当中，往往是使用QQ或微信进行资助相关通知和文件的发放，然后进行资料的逐级汇总和上报，这个过程中还包括两级的审定。在评审过程中往往存在着通知和文件下达不及时，资料收集繁琐的问题。利用钉钉构建学生在线资助平台，首先利用公告针对贫困生发送相关通知，然后要求学生首先利用日志进行认定或评审的申请书内容的提交，评议小组可以在线审核申请人资料，然后进行直观的比较和评议，形成的评议结果利用公告进行班级内部的公示，通过公示后利用钉盘进行申请资料电子版的收集，而汇总材料则通过日志进行直接汇总。利用钉钉建立的资助平台能够确保信息发送的精确性，同时节省了大量的数据收集汇总的时间，同时利用钉钉平台的日志汇总功能，可以将贫困生数据库进行精准的管理[6]。

2.建立学生在线考勤管理平台。利用钉钉的考勤打卡，搭建考勤管理平台。在传统的大学考勤管理当中，针对学生的考勤往往采用多级记录的方式，即课上教师点名以及辅导员或班干部的随机清点人数，当学生需要请假需要找教师进行请假，这种传统的考勤管理方式不但点名耗时还不利于信息的统计。采用钉钉的考勤打卡设置固定班次，将学生每周具体的上课时间作为固定班次录入到钉钉考勤打卡当中，学生课前需要使用手机进行考勤，这极大地节省了课前时间。同时当需要请假时，学生利用钉钉的审批，首先向班长发起请假，班长结合实际情况进行审批，之后由辅导员进行最终的审批。在线的考勤管理提升了考勤的效率，同时通过数字化考勤管理将能够帮助高校学生管理人员实现学生个性化的管理。

3.建立学生在线班费管理平台。利用钉钉的审批，搭建班费管理平台。在传统的班费管理当中，学生使用班费往往只是单纯的向辅导员提起申请，然后审批，再由专门的班委进行记录，每学期末或学期初对班费使用情况进行公示。采用钉钉的审批功能，需要使用班费首先向班长提起申请，然后由辅导员进行最终审批，审批通过后抄送相关班委。采用在线的审批方式，能够极大地节省审批时间，采用数字化的审批方式，数据将更容易进行汇总。

4.建立学生考核管理平台。利用钉钉的开放接口，搭建学生考核管理平台。在传统的学生考核管理当中，学生往往需要通过大量的手工操作才能完成当年度的综合测评考核、社团活动考核等一系列的考核工作，这耗费了大量的时间和精力，同时因为数据往往只是沉淀在Excel等电子文档中，很难成为智慧化教学的助力[7]。利用钉钉的开放接口，遵循RESTful开发架构，利用ThinkPHP框架开发邯郸学院学生考核管理系统，学生在钉钉审批中提交自己申报考核成绩的材料，将通过接口直接将数据传递到自行开发的学生考核管理系统当中，该系统能够自动对大量学生提交的考核数据进行自动化管理，最关键的是该系统能够按照需求通过开发API接口的形式，使得学生的考核数据能够被其他系统调用，从而为智慧化学生管理提供基础数据支撑[8]。

（四）利用钉钉建立学生辅导咨询平台

利用钉钉的小蜜客服，搭建学生自动化资讯服务平台。在传统的高校学生咨询服务中，辅导员和学生工作部等相关部门的工作人员是学生相关事务咨询的主要对象，在工作当中经常会碰到学生问题过于简单解答繁琐或学生问题过于复杂一个部门难以说明的情况，这不但耗费了高校学生工作人员大量的时间，同时往往还无法使学生得到满意的答复。钉钉平台的小蜜客服能够很好的解决这一问题，通过小蜜客服创建群聊机器人，将学生相关问题的知识预先录入到机器人当中，当学生需要资讯相关问题时只需要在群里输入相关问题就可以得到对应的解答。当机器人难以解决相关问题时，可以直接通过在线客服咨询相关教师。通过钉钉搭建的自动化咨询平台，不但能够全天24小时为学生解答，同时能够大大减少学生跑多个部门的情况。