信息技术在高职院校文书档案管理中的运用探讨

朱莹

摘  要：在信息时代背景下，档案资源的重要性日渐凸显，高职院校在开展文书档案管理的過程中也积极探索信息技术的应用，希望能构建信息化档案管理体系，促进综合管理效能得到显著的提升。本文结合信息技术的应用，针对高职院校文书档案管理工作的优化开展进行了探究，仅供参考。

关键词：信息技术;高职院校;文书档案管理

在有效组织开展文书档案管理工作的过程中，有效探索信息技术的合理化应用，能逐步构成信息化文书档案管理综合体系，文书档案管理水平和综合影响力会进一步增强，对于高职院校信息化档案管理体系的构建和档案管理综合发展效能的提升起到良好的促进作用，能优化档案管理效果，促进高职院校文书档案资源实现高效化利用的目标，真真更彰显文书档案管理价值，因此要重点针对信息技术在文书档案管理中的应用进行分析，为高职院校稳定发展创造条件。

一、信息技术应用于高职院校文书档案管理的优势

信息技术在高职院校文书档案管理工作中的实践应用能对文书档案管理工作的科学稳定开展产生积极的影响，从不同的角度促进文书档案资源的优化利用和管理效能的逐步提升。具体解读信息技术应用于高职院校文书档案管理工作中产生的优势作用，发现主要体现在以下方面：

其一，能增强高职院校文书档案管理工作的完整性。在信息化档案管理平台的作用下，能对高职院校文书档案管理工作中涉及到的相关内容进行整合，将管理流程向网络平台转移，在网络信息技术的支撑下对不同环节的管理工作进行严格的控制，促进多种档案资源的合理化应用，从而促进档案管理效能得到进一步提升[1]。

其二，能提高高职院校文书档案管理综合效率。在引入信息技术优化档案管理工作的情况下，能高效率针对文书档案进行归档和整理，有助于形成完善的、系统化的管理模式，促进各环节工作的高效率开展，从而保障文书档案管理效率和综合水平不断提升。

其三，有助于促进文书档案资源的优势共享。在信息技术的支撑下，高职院校文书档案资源在大范围内的共享成为可能，借助网络信息技术的应用，能多渠道促进档案管理资源的分享和传递，有助于提高管理水平，实现高职院校文书档案资源的高效化利用目标。

二、信息技术在高职院校文书档案管理中的有效应用措施

信息技术在高职院校文书档案管理实践中的合理化应用，需要完善的措施作为支撑，只有能从多角度探索信息技术的科学合理应用，才能促进文书档案管理体系的构建，突出文书档案管理综合发展效能。

（一）全面推进文书档案管理自动化建设

在实际组织开展文书档案管理工作的过程中，有效的管理制度和信息技术支持能促进文书档案管理工作自动化和智能化发展。因此在文书档案管理工作实践中，有关部门应该加强信息技术应用的重视，并对信息化、自动化文书档案管理工作涉及到的法律法规和规章制度进行完善，选取合适的技术与文书档案管理工作进行有机结合，保障管理工作的开展能突出高职院校文书档案管理的特色，能在文书档案材料归档、使用、调用等方面实现自动化和智能化管理，确保促进文书档案管理水平进一步提升，为档案管理工作的科学稳定推进创造良好的条件。

（二）优化文书档案管理信息化工作模式

在实际组织开展文书档案管理工作的过程中，探索信息化工作模式的有效应用简单的说就是要健全档案管理机制，引入信息化管理工作，可以尝试综合分析高校文书档案管理工作的现实需求，构建信息化文书档案管理系统，能具体按照不同的管理需求设置相应的信息化管理模块，形成信息化文书档案管理工作机制，降低传统管理的不良影响，提升文书档案管理的现代化发展水平[2]。

如高校在探索文书档案管理信息化模式建设和实施的过程中，针对文书档案加工工作，可以引入传真机、数据库等，对文书档案进行数字化转化，并开展文书档案数字化管理服务，对资源实施数字化存储和共享，促进文书档案管理工作的优化开展，保障管理效率和效能得到进一步提升。

（三）构建文书档案管理信息安全保障机制

在深入推进文书档案管理信息化建设的过程中，必须明确认识到信息安全的重要性，只有能结合信息技术的应用构建完善的信息化管理体系，重点针对文书档案管理中涉及到的问题进行优化，保证档案数据库安全、档案存储环境安全、档案共享传输安全，在登陆身份验证、密匙管理、数据证书等多种安全管理模式的作用下，在计算机网络系统安全监控和杀毒软件安全监控的作用下，提升文书档案信息化建设安全保障水平，为资源的高效化管理和利用创造便利，切实彰显高校文书档案管理工作的价值，为高职院校在文书档案管理工作中资源的高效化利用创造便利[3]。

（四）培养高素质文书档案管理队伍

高职院校文书档案管理队伍的信息素养关系到档案管理信息化建设的优化开展，因此在信息时代背景下，为了更好的将信息技术融入到高职院校文书档案管理实践中，就要通过强化文书档案管理人员的信息素养、专业能力、业务能力等，构建能与信息化文书档案管理需求相适应的人才队伍，结合信息技术的应用对高职院校文书档案管理工作进行系统的优化，如此才能提高文书档案管理工作的整体水平，促进信息化管理工作的科学稳定开展。在高素质文书档案管理人才队伍的建设方面，有条件的高职院校可以尝试聘请专家学者对本校档案管理人员实施教育培训，使他们能借助先进的管理理念优化管理工作，加快高职院校文书档案管理的信息化和现代化发展进程，促进文书档案资源在高职院校人才培养工作中得到良好的应用[4]。

结语

综上所述，在信息时代背景下，高职院校开展文书档案管理工作的过程中，将信息技术融入到具体的档案管理实践中，能显著提升文书档案管理综合效果，促进资源的合理化和高效化利用，对于高校教学和研究工作的优化发展也产生着相应的积极影响。

参考文献

[1] 吕伟.信息技术在高职院校档案管理中的应用[J].兰台内外，2020（20）：19-21.

[2] 黄宁.计算机信息技术在高职院校档案管理中的应用[J].湖北工业职业技术学院学报，2019，32（03）：32-34.

[3] 秦凤萍.信息化时代文书档案管理创新策略研究[J].城建档案，2018（01）：81-82.

[4] 秦凤萍.信息技术在高职院校文书档案管理中的应用[J].城建档案，2017（12）：74-75.