智能会议管理系统的设计与应用

於维禄

摘 要 为了提高智能会议管理系统设计的科学性和有效性，全面促进会议的管理效率，本文对智能会议管理系统的设计与应用进行研究，首先阐述智能会议管理系统的优势和功能，继而分析其设计原则和设计思路，力图通过对智能会议管理系统的研究，优化管理系统，简化会议流程，提高会议组织效率和管理效率。

关键词 智能会议系统;会议管理;互联网;应用

长期以来，传统会议模式在企业会议中占据主要地位，传统会议模式以纸质会议文件为主要工具，会议管理复杂且效率低。当前互联网与信息技术的快速发展为智能会议管理提供了良好的发展与实施环境，智能会议能有效化解传统会议模式的弊端与不足，切实提高会议管理效率。因此，如何设计与优化智能会议管理系统，利用智能系统的优势，高效管理会议全程成为当前面临的重要问题。

1 智能会议管理系统的功能设计与优势

1.1 智能会议管理系统的功能设计

首先，通过应用智能会议系统，可实现精准统计参与人员的功能。智能识别参会人员的出勤率、准时率，智能计算参会人数与缺席人数，识别与统计过程简单，统计准确。其次，通过应用智能会议系统，可实现信息共享功能。互联网可轻松实现数据与信息的共享，如腾讯会议系统的会议模式，一方通过共享屏幕则全部参会人员即可看到会议资料，实现信息共享。同时，会议参与者可结合自身实际需求，重新编辑调整数据信息，以满足自身需求。再次，通过应用智能会议系统，可打破时空的限制，通过互联网连接技术，实现远程会议，且提供稳定的会议环境，有助于参会人员充分交流讨论，使会议条件更加便捷，摆脱地点和时间的束缚。同时，通过应用智能会议系统，可实现会议纪要功能。不同类型的会议需要形成准确详细的会议纪要，全面反映会议过程、会议内容、会议决议等。传统模式下，会议要点及会议资料均需要人工后期处理，不但费时费力，还容易出现会议信息失真的问题，不利于会议管理。智能会议管理系统则可实现会议文件和会议要点的准确记录，长期保存，有效避免会议重要信息的遗漏。

1.2 智能会议管理系统的优势

智能会议管理系统的优势主要体现在三个方面：一是兼容性好。系统接口兼容，智能会议系统的基础结构可与多种类的数据通信接口进行充分整合，使用环境稳定，且支持多种类型的设备和机型。二是操作简单性。智能会议系统的优势之一是操作简单，容易维护。虽然系统内部构造复杂，零部件繁多，但使用操作简单明了，充分考虑了人性化要素，具有极为简洁优化的人机交流界面，且日常维护简单，不需要复杂的计算机及编程技术，只需按照系统提示逐步操作即可，畫面清晰，指令明确。三是灵活性。智能会议管理系统具有灵活性，主要在系统功能、模块设计等方面具有灵活性，可适用于不同的网络环境，还可根据会议用户的特点和需求实现即时调整，调整方式简单快捷，能够最大限度满足会议参与者个性化需求。

2 智能会议管理系统设计原则与设计思路

在设计原则上，智能会议系统的总体设计应遵循可靠性原则、灵活性原则、可扩展性原则等。首先要确保智能会议系统有强大的技术和设备性能支撑连续性、高强度的会议负荷，优化系统性能和稳定性，保证其支持多种环境下连续使用，避免出现损坏和无法使用的现象。其次，在灵活性原则方面，要从以下三个方面保证系统使用的灵活性，一是确保智能会议系统使用者在不同环境下可稳定进入会议，参与会议;二是可根据会议具体类型，合理调整会议的形式和相关细节，满足多种形式的会议需求;三是满足不同设备型号和软件硬件的使用，如不同系统的手机和电脑。

在设计思路上，智能会议系统的主要组成部分包括客户端、服务器、手持移动终端、影像设备等。客户端的主要服务对象是参会各主体人员，参会各主体通过客户端接受会议邀请，进入会议，参与会议研讨，并实现会议信息的记录、查阅。服务器处于智能会议系统的中心位置，在数据收集、处理、分析等方面进行高效运转，为会议的正常有序进行提供强大的后台保障。手持移动终端则是指手机电脑等可移动便携式服务终端。影像设备在智能会议系统中十分必要，会议视频，屏幕共享和一些会议文件、资料的展示均需要影像设备的辅助来实现。

3 智能会议管理系统设计实践

基于智能会议管理系统的优势、功能及设计思路，本文从会议规划、会前准备、会中控制、会后归档等会议过程出发设计了以信息管理平台为核心的智能会议管理系统，并对其基本组成和构架设计进行分析说明。

首先，建立统一智能会议信息管理平台。平台以信息技术和计算机软件设备为依托，还有多个子系统可供拓展访问，并实现统一的安全访问方式，为参与者提供优质的信息访问服务。

其次，建立两个体系，即信息安全体系和质量服务体系。其中信息安全体系全方位保护会议、数据及参会者信息安全，防止信息泄露或被恶意窃取。质量服务体系则实现开发全流程的标准化，以满足参会者对质量管理和参会体验的要求。

再者智能会议管理系统中应包括基础设施层、数据存储层、业务支撑层、业务处理层、客户端应用层等五个管理层模块以实现会议各个流程阶段的顺利进行。

在会议规划阶段，参会者和主会者可通过智能会议管理系统申请会议，上传会议主题和各种会议资料，规划会议时间安排，确定会议形式，并合理设置调整智能系统的功能。在会议准备阶段，则通过系统向各位参会者发送会议通知，并设置会议提醒。在会中管理阶段，则组织人员电子签到，确认参会人员，上传会议资料，开展会议讨论，做好会议记录。在会后归档阶段则通过系统自动记录功能，对系统中的会议资料进行整理、统计和分析，然后上传至系统，方便参会人员会后及时查阅。

4 结语

综上所述，智能会议管理系统在现代会议管理中具有非常重要的作用，其在提高会议管理效率，促进会议过程科学化、规范化、信息化、便捷化方面具有独特的优势，与传统会议模式相比，智能会议管理系统无疑是互联网与会议管理相结合的优秀产物，具有无可比拟的优势。因此要科学设计智能会议管理系统，并不断优化系统性能，推广智能会议管理系统在企业会议中的应用。

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