高校学籍档案管理信息化建设研究

摘 要：现今高校在发展的过程中对学籍档案管理工作提出了更高的要求，而这也在一定程度上推动了档案管理工作的改革及创新。目前在学籍档案管理中通过对其管理技术、管理模式、管理方法等的革新来推动管理工作的信息化建设，以此来实现对档案资源进行高效管理及利用的目的。为此在实际中需要充分的了解到高校学籍档案管理信息化建设的需求及发展形势，以此来对现有的档案管理体系进行调整，为学籍档案良好的发展提供基础条件。

关键词：高校;学籍档案;信息化;档案管理

在信息时代的背景下高校档案资源呈现出高速增长的趋势，同时高校学生的学籍档案也在进一步的完善，这种情况在一定程度上增加了档案管理工作的开展难度。针对此种情况需要通过学籍档案管理信息化建设来对管理工作的质量及效率进行提高，从而在实际中针对学籍档案资源的类型、特征来进行科学化的收集、分析、保管、利用，在保证学籍档案资源安全性的同时对其价值进行进一步的开发，使高校学籍档案管理工作可以体现出信息化、现代化的特征。

一、高校学籍档案管理信息化建设的要求分析

（一）保证学籍档案资料的真实性

保证学籍档案的真实性是高校学籍档案管理信息化建设所需遵循的基础性原则之一，在信息化建设的过程中许多档案管理工作需要在网络环境下开展，而这也容易使得学籍档案资料受到外部攻击。针对此种情况在高校学籍档案管理信息化建设中需要对其现有的体系来进行进一步的优化及创新，并加强学籍档案管理信息化建设的安全防护水平，以此来为高校学籍档案的真实性提供基本保障。只有保证高校学籍档案的真实性才能够对学生的学籍信息进行真实、准确的反映，从而进一步的提高档案资料的利用价值。

（二）保证学籍档案资料的完整性

高校学籍档案会对学生在校的各项信息进行记录，其也可以对学生的综合情况进行体现，并且学籍档案在实际中具有一定的权威性，可以为用人单位对提供参考依据，从而了解学生在不同阶段学习情况，并通过政治审查来了解学生的在校表现。由此可以看出保证学籍档案资料的完整性对学生有着十分重要的作用，因此在学籍档案管理信息化建设中需要科学的运用信息技术来对学籍档案信息进行全面的收集、处理及保管，合理的运用档案信息管理系统来加强对学籍档案的保护，以此来保证学籍档案的完整性，防止学籍档案出现泄漏、损坏、丢失等问题。

二、高校学籍档案管理信息化建设中存有的问题分析

（一）在档案数据管理中遇到的问题

在日常的数据管理中，我们不得不说仍存在着很多的问题，这里进行一定的总结和分析。首先，在进行管理中，由于数字化水平无法达到目标要求。当今数字化档案管理，已经被高校编入了管理行列之中，而各高校也相当的重视这一个管理模式，但是我国数字化时代开始的比较晚，所以相对的数字技术还不是十分的发达，在进行管理中，很多问题都不能有效的解决。与此同时在进行这项管理中，也存在着一定的风险。面对数据库崩溃、黑客等问题，都可能会出现一定的危机。

（二）档案管理信息化建设不够充分

即便很多的高校已开始有了建设信息化的档案管理机构，可是在进行实施的过程中，仍旧由于没有经验，无从开始进行，这就导致了现在的高校学籍档案管理系统不能够很快的架设完成。并且从人才的角度来看目前在高校学籍档案管理中许多管理人员对信息技术及现代化管理技术的了解及掌握程度不足，使其在管理工作中依据以往的知识储备及经验来开展，这种情况也使得部分管理人员无法良好的适应现今学籍档案管理信息化建设的要求，影响管理工作的实行效率。

三、高校学籍档案管理信息化建设的措施分析

（一）强化信息化管理意识

首先，高校领导要认识到学籍档案信息化建设的重要性，要把学籍档案信息化建设放到一个战略的高度来看，充分挖掘其潜在的内容与意义。其次，学籍档案管理人员也要转变传统观念，树立新的学籍档案管理的意识，建设学籍档案管理信息化，与时俱进，努力提高工作水平，工作效率和服务质量。再次，高校要加大对学籍档案信息化管理的宣传力度，强化全校师生的学籍档案信息化意识，为推行学籍档案信息化建设打好基础。

（二）信息管理系统的开发

开发高校学籍档案管理系统应按照系统化、网络化的思路进行。系统化是指学籍档案管理系统除应是一套具备学籍录入、学籍变更、学籍查询、学籍管理等完备功能的独立系统外，还应作为一个功能模块嵌入到全校整体信息管理系统中，并与教职工管理、教学管理、成绩管理、考试管理、课程管理、毕业管理等模块之间建立信息传输机制，实现信息共享，将学籍档案管理系统纳入到整個校园信息化建设的大环境中。网络化是指基于互联网、教育网建设分布式的大型学籍档案管理系统。为确保高校各校区学籍管理的一致性，应建设统一的学籍档案管理系统并通过互联网、教育网将各校区连接起来，建成网络化系统。同时，应按照要求积极将学籍信息连入学信网，利用官方平台提高学籍档案的管理和使用效率。

（三）建设学籍档案数据库

在高校学籍档案管理信息化建设中需要建立起对应的数据库来对学籍档案资源进行分类及保管，以此来方便后续学籍档案的查找及应用。在学籍档案数据库的建设中需要根据信息管理系统的应用情况及应用要求来建立起明确的数据库框架，对学籍档案进行科学的分类、处理、归档，并对高校学生的学籍信息进行全面的收集，包括学号、姓名、专业、入学时间、学历等，根据学籍信息来建立起关系型的数据库，使学生的学籍信息能够建立起关联关系，其不仅可以方便对学籍信息的查阅及调取，还有利于后续对学生学籍信息的收集及管理，在一定程度上保证了学籍档案的完整性、真实性。并且在学籍档案数据库的建设中应加强安全防护技术的应用，避免高校学籍档案数据库在信息环境下受到安全威胁，使学籍档案信息在受保护的情况下进行高效利用。

（四）加强档案管理安全防护

共享性、开放性的特征使得高校学籍档案信息化建设在实际中会受到网络安全风险的威胁，针对此种情况需要科学的运用安全防护技术来加强对学籍档案资源的保护，尤其是在信息管理系统的应用中应对其可能存有的安全风险隐患进行规避及防控，以此来保证学籍档案的安全、完整、原始。

首先，利用防火墻技术及杀毒软件来加强对计算机的安全防护，防火墙在实际中可以抵御外部攻击及计算机病毒对计算机系统的侵入，降低网络安全问题对学籍档案数据库的影响及威胁，在实际中应注意及时对相关技术进行更新，以此来保证安全防护的效果。

其次，在学籍档案管理信息管理系统的应用中加强身份验证，目前在高校学籍档案管理中主要是采用基础的用户及密码进行信息管理系统的登录，此种基础的身份认证技术在实际中可以避免非授权用户登录信息管理系统的情况出现，从而保证学籍档案的安全性，同时在身份认证中还可以针对高校的实际条件来对现有的身份认证技术进行优化，如指纹技术、虹膜技术等的应用都可以有效的防止密码被盗取，使学籍档案管理的安全防护等级得到进一步提高。

最后，对信息加密技术进行科学运用，在学籍档案管理信息化建设的过程中，档案信息资源的共享性、流通性也在不断提升，而在网络环境中对学籍档案进行应用及传递可能会导致档案资料受到攻击出现损坏、篡改、泄漏等问题，针对此种情况可以通过加密技术的应用来对重要的学籍档案资料进行保护，并且加密技术的使用还可以防止非公开的学籍档案被访问及获取，为学籍档案的安全性提供保障。

（五）科学运用现代化技术

高校在发展的过程中学籍档案资源数量也在不断增多，而通过信息化建设能够有效的对传统纸质档案进行电子化处理，从而对学籍档案管理流程进行优化。以现今高校发展情况来看，在实际中受传统管理技术、管理方法、管理模式等因素的影响，使得学籍档案管理工作仍然存有一定的不足，尤其是在面对量档案信息资源时，管理工作存有的局限性逐渐显露出来，为此可以通过对现代化技术进行运用来推动档案管理信息化建设的进一步发展。如目前在学籍档案管理中可以利用大数据技术、云计算技术来对学籍档案信息进行处理，大数据技术及云计算技术所具备的海量数据信息收集、分析、处理等功能可以高效的对档案信息数据进行筛查及分类，并且大数据技术及云计算技术的高速数据处理功能能够及时的对学籍档案信息资源的价值进行判断，从而将不具备保存价值的档案进行筛除，为学籍档案管理工作的高效执行提供技术支持。

（六）提高人才专业素质能力

目前高校学籍档案管理信息化建设对管理人员的专业素质能力提出了更高的要求，管理人员需要具备丰富的基础知识、优秀的管理技能，并掌握现代信息技术，这样才能有效的对档案管理信息化建设过程中的各项问题进行处理及应对。而在对专业人才培养的过程中需要分析其个人能力及发展需求来确认具体的培养方向，使管理人员在档案知识、信息技术、学籍管理等方面都具备优秀的能力，通过适当的培训来建立起高素质的学籍档案管理复合型人才队伍，使高校学籍档案管理信息化建设能够更为顺利地推行。

四、结语

从以上分析可以看出在高校学籍档案管理信息化建设中，其可以进一步的拓展档案信息的交流渠道，并且在信息技术的支持下使档案资源的收集、处理、存储等工作的开展更为便捷、高效，为此需要以学籍档案管理信息化建设的需求来对其管理内容、管理方法、管理技术等进行创新，以此来推动学籍档案管理向着信息化的方向转型发展，这样可以有效的改进在传统档案管理形式中存有的不足，使档案管理工作的价值得到充分的体现，并且在实际中也可以进一步的对学籍档案资源进行开发及利用。

参考文献

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作者简介：黄林（1974- ），女，苗族，湖南花垣人，馆员，研究方向：高校档案管理。