SWOT分析视角下实物档案管理和利用探析

邵亚伟 张寅曦 姜璐

摘 要：苏北人民医院（以下简称“医院”）前身是美国浸礼会于1900年创办的扬州浸会医院，至今有近120年的历史，可以说是扬州近现代医药卫生事业发展的一面镜子。正值中华人民共和国成立70周年、医院建院120周年，医院综合档案室成立口述史项目（以下简称“项目”）小组，对退休领导、职工进行专题访谈，力求抢救医院珍贵的历史。本文基于该项目，对项目中实物档案的管理和利用进行SWOT分析，以期提高该项目的质量，更好地抢救医院历史，宣传医院文化。

关键词：苏北人民医院;口述史;实物档案;SWOT分析

一、引言

近年来，随着人们文化消费水平的增长，口述史作为记忆的载体，其在补充历史文献的不足、抢救社会记忆、传承历史文化中的价值和作用日益凸显，对其进行合理的开发应用显得越发重要。然而，囿于受访者记忆混乱等原因，口述史料的真实性、权威性亟待考证。

实物档案因特有的属性，能结合相关展览、史料，发挥其固有的纪念、宣传、凭证等作用。因而在口述史访谈项目中，若能征集到相关实物档案并进行科学合理地管理和利用，则在能有效提高口述史料的真实性、权威性，重构“立体”的历史细节。

苏北人民医院口述史访谈项目以中华人民共和国成立70周年、建院120周年为背景，对退休的领导、职工进行专题访谈，旨在从“亲历者”处获取医院发展过程中的点点滴滴，以便更好地传播医院文化，促进医院取得更好地发展。截至2019年9月1日，项目小组从12位受访者处收集到工作证、药方、证书、奖杯、字画等实物档案60余件。基于此，笔者对口述史访谈项目中实物档案管理和利用展开文献研究，并基于苏北人民医院口述史访谈项目对其进行SWOT分析，以期促进口述史访谈项目中实物档案得到科学地管理和利用，打破“口说无凭”的困境，让口述史有据可循。

二、文献回顾

随着口述史访谈项目的兴起，实物档案的形象性、生动性、真实性已成为口述史价值和文化的传播推手，起着不可或缺的作用[1]。笔者通过阅读文献发现，国内外关于口述史访谈项目中实物档案的管理和利用的研究多是围绕实物档案的收集原则、凭证价值以及保护技术展开。首先，关于收集，学界确立了主要的收集方法及范围，实现了对实物档案的系统及完整性保存。如郇志奎提出实物档案的基本收集方法有捐赠、收购、代管和就近保护等形式[2]。其次，关于凭证价值研究，侧重将实物档案与口述史料结合，以作相互印证，确定口述史的真实性。例如，林林认为可以通过实物资料来验证、补充或修正口述校史档案的内容，从而更充分地印证受访人讲述内容的真实性[3]。最后，关于保护技术研究，注重将物理技术与数字化保护技术相结合，以提高实物档案的完整性。杨明初提出可以借助物理维修技术、数字化生成技术和编辑技术等以防止实物档案的自然老化与人为损坏[4]。综上所述，当前对于口述史访谈项目中实物档案的相关研究多与社会实际工作相关联，通过研究相关理论，以达到对社会实践工作的指导。

三、医院项目中实物档案管理和利用的SWOT分析

（一）优势分析（S）

1.资源优势

据《苏北人民医院大事记》记载，医院历史最早可追溯至1900年。清光绪年间，美国在华基督教浸信会西差会派医师菲利普·塞弗特·伊文思到扬州创办扬州浸会医院。至20世纪40年代末，扬州浸会医院已经成为华东地区一所具有一定规模和重要影响力的西医综合医院。1946年，江苏省政府在扬州市打铜巷3号创立江苏省立扬州医院。1948年底（民国37年），奉省政府调令撤至宜兴和桥镇。1949年（民国38年）4月，宜兴解放，医院移交至泰州，成立苏北人民医院。1950年，苏北人民医院随苏北行政公署移驻扬州原江苏省立扬州医院旧址。1951年7月，苏北人民行政公署接管扬州浸会医院后，在扬州浸会医院旧址上接受苏北人民医院迁入合并，院名仍为苏北人民医院。由此可见，医院已有近120周年历史。在这120年的发展历程中，医院留存了大量的实物档案。它们见证了医院的发展与变迁，具有重要价值，亟需进行妥善地收集与保管。

2.征收优势

实物档案一般通过档案所有者捐赠、相关档案部门收购和代管等方式來收集。以医院综合档案室在2018年举办的“档案见证改革开放40年——苏北最美档案”征集活动为例，档案室共收集到了113件珍贵的“老物件”。这些实物档案再现了改革开放40年来医院发展的许多珍贵记忆，也丰富了医院的档案资料。在活动中，广大职工们逐渐了解到捐赠实物档案的意义，也愿意捐赠出自己珍藏多年的老物件交给档案室，或者通过与档案室签订代管协议的方式，在所有权仍属于自己的前提下将实物档案交由档案室保管。

3.硬件环境优势

根据实物档案保管的有关标准，医院院史馆配备有各种先进设备，确保温湿度、光照等适合实物档案的保管。例如对于一些可以公开的实物档案，医院院史馆采用玻璃柜进行展示的同时，还配备了空调、除湿机等温湿度调节设备，来保证实物档案的长期保存。院史馆还设立开放日，在校学生和社会各界人士可以在规定时间内来参观。此外，医院综合档案室还专门设有特藏室，用以存放较为珍贵的实物档案。

（二）弱势分析（W）

1.受访者保管意识淡薄

由于实物档案的现行价值并不大，受访者往往将其随意处置，导致大部分实物档案在现实中未能得到妥善保管，甚至会产生损坏、丢失等问题。而这些珍贵的老物件，往往都承载着一段记忆，凝聚着一份情感，应当得到科学的管理和利用。例如在采访某位中医专家时，老人将自己的证书用塑料绳捆起来放在柜子上，长年积灰，导致纸质脆化，亟待修复。

2.缺乏合理的管理制度

在实物档案管理的各个环节，综合档案室尚未制定出具体的管理制度。一是缺乏合理的分类制度。一方面在项目中收集到的实物档案是按照来源（所属者）来划分的，但结合档案室整体接收情况来看，这样分类是很不合理的。另一方面，在该项目结束后，对于所有的实物档案是按照它们的载体形式（奖杯、证书、印章等）来划分，还是按照它们的年代（实物档案所属的具体时间）来划分，没有制定出统一的标准，管理相对混乱。二是缺乏合理的编目制度。在口述史项目中，实物档案的编目工作也应参照相关标准做出合理的规定。例如广东省中山市大涌医院就曾要求实物档案目录应包括归档编号、颁发机构、日期、数量、管理年限等[5]。三是缺乏合理的利用制度。对可供借用的实物档案及相关记载材料，都应制定严格的登记制度。档案管理者需告知用户办理借阅（用）手续，履行相关规定，以防发生信息泄露及实物档案损坏的情况。

3.开发利用手段单一

当前实物档案的利用多为在院史馆进行陈列、展览，手段单一，范围局限，效果欠佳。在此基础上，可以通过实物拍摄，视频讲解等形成电子档，建立网络数字化展室。所谓数字化展室，就是指利用现有的网络技术，开辟出一个新媒体平台或窗口（微信公众号、网页等），由相关部门进行协作，建立一个虚拟世界中的“实物展览室”[6]。实物档案的数字化无疑会使实物档案的利用更加便捷，利用者可以足不出户地查看所需实物档案信息。另外，对于实物档案的数字化管理制度，也仍需进一步明确与规范，确保管理活动的规划化、科学化。

（三）机遇分析（O）

1.时代发展的机遇

2019年是中华人民共和国成立70周年。为纪念祖国母亲的七十华诞，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于隆重庆祝中华人民共和国成立70周年广泛组织开展“我和我的祖国”群众性主题宣传教育活动的通知》。该通知强调要以爱国主义为核心，在全国城乡广泛开展形式多样、内容丰富的群众性主题宣传教育活动，充分宣传展示新中国成立70年来特别是改革开放以来的光辉历程、伟大成就和宝贵经验。医院有近120年的历史，许多年岁已高的老医生、老领导对中华人民共和国成立以来国家的发展颇有感触，他们一方面通过口述的方式讲述了医院和祖国的故事，另一方面也通过捐赠实物档案呈现了生动的历史面貌，符合时代要求。

2.团队合作的保障

苏北人民医院口述史访谈项目是医院综合档案室与扬州大学社会发展学院合作研究、开发的项目。在扬州大学社会发展学院档案学专业张江珊副教授和徐品坚副教授的指导下，由档案室工作人员与档案学专业本科生共同推进项目，使得访谈项目中实物档案管理和利用更加科学和规范。

3.技术进步的支持

可以结合高新技术来创新实物档案管理和利用的方式。例如3D打印技术，它是一种快速成型技术，可以通过各种粘合材料，逐层打印来构造物体。随着3D打印等先进技术的成熟，复原一些损坏严重的实物档案已经不再是遥不可及的梦想。例如“3D打印技术在实物档案抢救和档案展览工作中的应用研究”项目就曾制定了《实物档案的三维信息在档案抢救、展览工作中的应用方法与要求》等规定，在实物档案的管理、修复、展览等方面具有重要的实践和指导价值[7]。

4.社会媒体的关注

自项目实施以来，《健康报》《中国档案报》《扬州晚报》《扬州日报》等传统媒体先后进行了报道。不仅如此，国家档案局网站，国际档案理事会ICA公众号，苏北人民医院公众号，扬州云诊堂等新媒体平台也进行了相关的报道。目前，该项目的社会反响较好，使得越来越多的人了解实物档案，并愿意捐赠自己的老物件，拓展了实物档案的征集渠道，有利于口述史访谈项目的长期可持续发展和社会影响力的提升。

（四）挑战分析（T）

目前，该项目的社会影响力仍局限在扬州地区，甚至是医院内部。而口述史作为记忆的载体，应该是面向社会大众的。因此，如何提高社会各界捐赠实物档案的意愿仍是亟待考虑的问题。不仅如此，在新媒体技术、AR、人工智能等高科技迅猛发展的时代背景下，传统的口述史开发应用手段显然已不能跟上时代的步伐。因此，只有对口述史访谈项目中征集到的实物档案进行合理的管理和利用并导入创新性思维，才能让口述史在新时代背景下熠熠闪光，实现其自身价值。

四、组合战略分析

（一）S-O策略

第一，要把握好医院得天独厚的历史优势和院史馆丰富馆藏的有利条件，拓宽收集渠道，如可以开展有奖征集实物档案等活动，进一步开展实物档案的全面收集工作。与此同时，要积极利用已有馆藏资源开展宣传教育活动，让人们意识到实物档案的重要性并积极主动地参与口述史访谈项目和实物档案的捐赠，做好预约登记和捐赠登记。第二，扩充项目小组成员，引进其他专业，如汉语言文学、社会学、新闻学等专业人才，对项目的各项具体环节进行专业指导，加强视频拍摄、文稿转录等工作的专业性，并进一步规范实物档案的管理和利用工作。第三，积极探索相关领域的最新科学技术，如利用3D打印等技术让受到损害的实物档案“复活”。第四，利用新媒体等渠道进行宣传报道，扩大活动影响力。例如根据当代人们精神文化需求的特性，可以在抖音、微博、公众号等社交媒体平台上推出“改革开放初期的苏北人民医院”“苏北人民医院历任院长风采”等系列文章、纪录片，从“点”入手，一步步地向用户展现医院的文化精髓。

（二）W-O战略

第一，在每次访谈开始前，应当就访谈内容和访谈目的与受访者进行沟通交流，并恳求受访者尽量能提供相关的实物档案来佐证所述内容，让受访者从心理上主动接受，增强其文化归属感和认同感。第二，参观实物档案管理经验丰富的单位，学习有关实物档案管理和利用的方法及先进技术，争取形成《医院实物档案管理办法》《医院实物档案数字化管理标准》等规范性文件，建立适用于口述史项目中实物档案的收集、分类、编目、利用等工作的制度体系。第三，积极利用微信公众号、网页等新媒体平臺或窗口，建立网络数字化展室，把院史馆搬到屏幕上来，让用户足不出户就能参观。

（三）S-T战略

第一，抓住中华人民共和国成立70周年和建院120周年等时代契机，开发符合社会主义核心价值观等时代主题的相关成果，突出医院的进步，历史的变迁，时代的发展。例如可以延请档案编研专家编纂《苏北人民医院名医访谈录》《硝烟中的苏北人民医院》等成果，献礼祖国母亲。第二，坚持并完善院史馆开放活动，设立院史馆开放日，定期向社会公众开放，打造有医院特色的实物档案展览。如可以在医师节、护士节、国庆节等节日组织医院职工参观院史馆，加强职工的文化归属感，从前辈身上汲取精神食粮，更好地传承医院文化。

（四）W-T战略

在项目结束后，继续与受访者保持密切的沟通，积极开展回访工作，以人文关怀打动受访者。例如，可以将视频刻录成光盘赠送给受访者，邀请受访者为医院职工开展主题讲座，做好医院文化的传承工作。此外，要时刻关注与口述史、实物档案相关的最新动态，以口述史传承社会记忆，用实物档案展现历史细节。

五、结语

精诚所至，金石为开。实物档案具有较强的直观性，这也使得它的凭证作用不容置疑。因此，在口述史访谈项目中若能对实物档案进行合理地管理和利用，例如可以建立实物档案数据库，利用实物档案进行宣传教育，为撰写大事记、年鉴、院史等编研材料提供依据和凭证等[8]，便能最大程度发挥其特性，和口述实录、声像档案等形成内在的逻辑联系，从而提高口述史料的权威性、真实性，让项目成效更上一层楼。（本文通讯作者：苏北人民医院综合档案室主任 王前）

参考文献：

[1]范桂红.“互联网+”时代实物档案研究的审视与反思[J].山西档案，2018（2）：85-87.

[2]郇志奎.浅谈实物档案的收集与管理[A].甘肃省档案学会.2017-2018年甘肃省档案学会年会暨学术研讨会论文集[C].甘肃省档案学会：甘肃省档案学会，2018：4.

[3]林林.高校口述校史档案的价值及其征集策略研究[J].档案学研究，2015（1）：76-79.

[4]杨明初.实物档案技术保护的实践与探索[A].2007年浙江省高等学校档案优秀论文集[C]：浙江省高等学校档案学会，2007：4.

[5]梁华甜.浅谈医院实物档案的收集及整理措施[J].黑龙江史志，2015（2）：58.

[6]高继莲.浅析实物档案的管理[J].山西档案，2013（S1）：39-40.

[7]黄静涛.3D打印技术在实物档案抢救和档案展览工作中的应用研究[J].中国档案，2018（1）：64-65.

[8]章洁，史维新.浅论医院实物档案的管理[J].江苏卫生事业管理，2010（6）：108.